Tijdens de 3de roundtable Enterprise Social Media deelden Achmea en Microsoft de ervaringen van het gebruik van interne sociale media. Max Weijers van Microsoft legde uit wat de rol van interne social media is binnen hun Nieuwe Werken beleid. Coos de Groot van Achmea toonde het huidige intranet portal, vertelde wat de uitdagingen zijn en gaf een weergave van de governance structuur binnen de organisatie met betrekking tot het intranet.

Max gaf tevens een demonstratie van de mogelijkheden en onmogelijkheden van SharePoint 2010 en Office Talk (microblogging, een soort Twitter, dat (ook) werkt vanuit Outlook).

Centrale conclusies en observaties:

• Het Nieuwe Werken kan impact hebben op de binding van medewerkers met de organisatie, voornamelijk in geval van nieuwe medewerkers
• Introductie van Enterprise Social Media kan deze binding met de organisatie en met andere werknemers, hoever ook verwijderd van elkaar binnen de organisatie, verbeteren
• Interne Social Media kun je introduceren door middel van een aparte tool. Het implementeren op een organisatie breed platform kost meer tijd, maar dan is het wel gelijk correct gepositioneerd, tussen andere communicatiemiddelen en kennisbronnen.
• Achmea heeft hiervoor een indrukwekkende governance structuur, waarbij het platform centraal wordt geregisseerd, maar waar iedere business unit de vrijheid heeft om eigen zaken door te laten voeren

Deelnemers aan de roundtable hadden een evenzo grote bijdrage aan de inhoud van de middag doordat er enkele levendige discussies ontstonden. Deelnemers waren erg open over hun uitdagingen op verschillende gebieden rondom interne social media.

17 juni Microsoft

Toen Microsoft in Nederland verkoos om "to practice what you preach", en Het Nieuwe Werken invoerde, werd de organisatie op zijn kop gezet. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken werd rigoreus doorgevoerd, met hele goede resultaten. Een keerzijde hiervan leek echter te zijn dat voornamelijk nieuwe medewerkers zich minder verbonden voelen aan de organisatie en aan de mensen. Dit – zo denkt Microsoft – valt op te lossen door Slimmer te Verbinden. De titel van de presentatie van Max Weijers, Information Worker Consultant bij Microsoft Nederland. Met slimmer verbinden probeert Microsoft weer mensen te verbinden, maar ook expertise gemakkelijk vindbaar te maken, delen van kennis effectiever en connecties tussen mensen en projectteams inzichtelijker te maken. Dit doen zij – hoe kan het ook anders – met SharePoint 2010. Ook hebben zij sinds kort Office Talk in gebruik. Van beide systemen deed Max een uitgebreide demonstratie, waarover de groep zichtbaar positief gestemd was. Office Talk, het twitteren intern van Microsoft, is geintegreerd binnen Outlook. Heel logisch als je bedenkt dat werknemers voor hun communicatie veel in Outlook zitten. Zoeken door mail is nu tevens ook zoeken door microblogposts/tweets. Ook zijn de connecties tussen werknemers inzichtelijk via Outlook. Zo kun je tijdens het behandelen van email ook de updates van anderen zien, maar ook zien tijdens het mailen wie met wie via interne social media verbonden is.

Bij start werd bij Microsoft gesproken over het reguleren van de communicatie op het social media platform. Snel werd dit allemaal overboord gegooid, omdat het teveel discussie gaf. Wat mij betreft zou je datzelfde vooral moeten concluderen door uit te gaan van de zuiverende werking van het publiek, namelijk je collega’s. Wanneer je dingen communiceert, waar niemand wat aan heeft, zul je minder gehoord worden, omdat iedereen zelf bepaalt wat zij volgen en wat niet.

17 juni Achmea

Coos de Groot is Manager Corporate Media bij Achmea en deelde zijn ervaringen rondom het intranet van Achmea, met speciale aandacht voor de governance en voor het nut vs hype van interne social media. Achmea heeft wellicht de langste en meest indrukwekkende weg belopen van alle participanten van de roundtables Enterprise Social Media. Zij hebben namelijk alle business units en brands op 1 platform gekregen. Daarmee een grote professionalisatieslag uitgevoerd, die ook een grote besparing heeft opgeleverd. Achmea loopt niet voorop met microblogging of met tools als video, maar heeft wel gekozen voor 1 platform waar alles op moet plaats vinden. En dan is het, zeker met alle business units die erop zitten niet gemakkelijk om even snel iets te pilotten. De governance structuur kan niet via deze samenvatting gedeeld worden, maar was indrukwekkend en leerzaam voor de groep. Achmea kan centraal bepalen wat er ontwikkeld wordt, hoewel iedereen mee kan denken, en wanneer een business unit een bepaalde functionaliteit op het systeem wil realiseren, dan kan dat, op eigen kosten.

Leuke zaken uit het platform waren verder dat widgets gemakkelijk in te zetten zijn. Een Twitter stream bijvoorbeeld is gemakkelijk in te passen. Daarnaast kan iedereen zelf bepalen welke functies en welke onderwerpen er op de eigen homepage aan bod komen.