Microsoft Teams is onmisbaar in ons werk. Dat was 1,5 jaar geleden wel anders. Veel zorgorganisaties rolden Teams sneller uit zodat de online communicatie en samenwerking doorging. Door de snelheid is er vaak weinig tot geen aandacht besteed aan de inrichting en adoptie van Teams. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat Teams niet alleen wordt gebruikt voor chatten en vergaderen, maar ook voor het samenwerken aan documenten? En dat medewerkers niet meer gaan mailen?

Kortom: hoe zorg je ervoor dat iedereen Teams nog beter gebruikt? Tijdens de week digitale vaardigheden hebben we met zorgorganisaties gesproken over hoe zij het gebruik van Teams stimuleren en wat hun uitdagingen zijn. Hieronder staan de 11 afhaalrestaurants:

1. Alle deelnemende organisaties geven aan (nog) onvoldoende aandacht te besteden aan digitale vaardigheden.

2. Het werken met primaire systemen, zoals het EPD/ECD, krijgt veel meer aandacht vanuit andere hoeken van de organisaties. Denk aan HR of een Leerhuis, maar ook aan communicatie. De focus ligt niet op vaardigheden op het gebied van 'kantoorautomatisering'.

3. Videoconsulten via Teams gekoppeld aan HiX is nu de eerste stap waarin 'kantoorautomatisering' ook het primaire proces raakt.

4. De complexiteit van continu veranderende ICT neemt toe, maar digitale vaardigheden groeien niet mee. Hierdoor ontstaat een kloof.

5. Ziekenhuizen/zorginstellingen worden steeds vaker geconfronteerd met platformen die continu veranderen (gebaseerd op SaaS). Dit gebeurt nu voor het eerst in dit soort organisaties. Dat is niet alleen wennen voor de medewerkers, maar ook voor de organisatie zelf.

6. Het besef moet groeien dat iedereen, niet alleen ICT, een (deels) eigen verantwoordelijkheid heeft in digitale transformatie. De organisatie zou hier meer in moeten doen, zowel management als medewerkers. Dit vraagt om een heel andere mindset!

7. Tijdens de Coronacrisis was duidelijk dat online vergaderen via Teams een meerwaarde had. De grote uitdaging is nu om het platform uit te breiden. Vooral aan de zorgkant. Hoe maak je de meerwaarde hiervan voor iedereen tastbaar?

8. Nu de eerste crisisuitrol is gelukt, is er nu ook tijd om na te denken over zaken als privacy, die in een crisis geen prioriteit 1 krijgen.

9. Fundamenten voor een succesvolle werkplek zijn:

A. Technologie – het moet werken.

B. Processen – deze moeten op orde en aangepast zijn (dus niet meer zoals tijdens de crisis, maar nu goed) denk ook aan het management.

C. Beleid – bijvoorbeeld beveiliging, wat wel en niet mag.

D. Digitale vaardigheid – een basis hiervan is nodig voordat u er echt het maximale uit kunt halen.

10. Organisaties willen echt iedereen helpen, maar uiteindelijk moet je als organisatie. Ook medewerkers moeten mee. Die komt nog vaak uit ICT (en nog niet bijvoorbeeld uit HR).

11. Er is een groot verschil in vereiste vaardigheden tussen 'gebruiken (=Je gaat over)' en 'goed gebruiken (=toegevoegde waarde). Om goed gebruik te stimuleren is het belangrijk om per doelgroep gedetailleerde 'werkpatronen' aan te bieden.

Ook in gesprek met andere zorgorganisaties? Schrijf je dan in voor de volgende rondetafel. Deze vindt plaats op donderdag 17 maart van 14.30 tot 16.30 uur.