Executive Assistants (EA's) spelen een cruciale rol om organisaties soepel te laten draaien. Ze vormen de ruggengraat van de ondersteuning voor drukke leidinggevenden die geen tijd hebben om achter de oren te krabben en ervoor te zorgen dat de activiteiten naadloos verlopen.

Het spreekt voor zich, maar EA's hebben veel op hun bordje

Je zorgt ervoor dat vergaderingen op tijd beginnen met voorbereidend materiaal dat van tevoren is geleverd. Je maakt besluitvorming op afstand mogelijk. Je houdt projecten op schema. Je optimaliseert reisschema's. De lijst gaat maar door, maar het belangrijkste is dat je de tijd van jouw leidinggevende binnen de perken houdt. Je filtert de afleidingen die ervoor zorgen dat een executive geen reactief type is dat de hele dag bezig is met het beantwoorden van e-mail, zodat hij of zij zich kan concentreren op het leiden van de organisatie naar nieuwe hoogten.

Bij Rapid Circle bereiden we je voor op de toekomst, dus dit is wat je zal helpen om je impact en carrière naar een hoger niveau te tillen.

Dit is wat de professionele EA's van de amateurs onderscheidt

Uitstekende kennis van Microsoft 365 is de sleutel. Met de juiste kennis en vaardigheden van hun M635-omgeving kunnen EA's hun effectiviteit (en carrière) naar een hoger niveau tillen, waardoor ze in de top 10% van de EA-talentenpool blijven.

"De M365-suite biedt, samen met krachtige samenwerkingstools zoals Microsoft Teams, enorme mogelijkheden om de capaciteiten van EA's te versterken en hun leidinggevende productiever te maken, wat de hele organisatie ten goede komt."

Jenni McNamara

Gestroomlijnde communicatie en coördinatie

EA's zijn verantwoordelijk voor het beheren van agenda's, het plannen van afspraken en het coördineren van vergaderingen. De robuuste agenda- en e-mailmogelijkheden van de Microsoft 365 vereenvoudigen deze taken, waardoor EA's de communicatie en coördinatie-inspanningen kunnen stroomlijnen. Met functies zoals gedeelde agenda's en het in realtime bijhouden van beschikbaarheid, kunnen EA's eenvoudig vergaderingen plannen, anticiperen op conflicten en ervoor zorgen dat de tijd van leidinggevenden optimaal wordt gebruikt.

Microsoft Teams tilt communicatie naar een hoger niveau door een gecentraliseerd samenwerkingsplatform te bieden. EA's kunnen speciale Teams-kanalen aanmaken voor afdelingen, projecten of specifieke taken, waardoor naadloze communicatie en het delen van informatie mogelijk wordt. Dit maakt lange e-mail threads overbodig en versnelt besluitvormingsprocessen. EA's kunnen Teams gebruiken om teamleden te waarschuwen voor komende vergaderingen, taken toe te wijzen en direct bestanden te delen, waardoor samenwerking in realtime wordt bevorderd en workflows sneller verlopen.

Efficiënt documentbeheer en samenwerking

Documentbeheer is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheden van een EA. De toolsuite van Microsoft 365, zoals SharePoint en OneDrive, biedt mogelijkheden voor opslag, organisatie en versiebeheer van documenten. EA's kunnen deze tools gebruiken om een centrale opslagplaats van belangrijke documenten te beheren, zodat ze er gemakkelijk bij kunnen en de kans op zoekgeraakte of verouderde bestanden wordt verkleind.

Samenwerken gaat moeiteloos met Microsoft Teams. EA's kunnen realtime documenten maken en eraan meewerken met behulp van de ingebouwde Office Online-toepassingen. Dit stelt hen in staat om samen te werken met leidinggevenden en teamleden, verschillende perspectieven samen te brengen en hoogwaardige resultaten te genereren. EA's kunnen Teams ook gebruiken om taken toe te wijzen, de voortgang bij te houden en iedereen op de hoogte te houden van de status van lopende projecten.

Verbeterd beheer van virtuele vergaderingen

Omdat werken op afstand steeds populairder wordt, zijn virtuele vergaderingen niet meer weg te denken uit de bedrijfsvoering. EA's zijn verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van deze vergaderingen en Microsoft 365 en Teams bieden functies die deze taak naadloos laten verlopen. EA's kunnen Teams gebruiken om uitnodigingen voor virtuele vergaderingen te plannen en te versturen, waardoor ze geen aparte vergaderapplicaties meer nodig hebben. Integratie met Outlook zorgt ervoor dat vergaderdetails worden gesynchroniseerd op verschillende platforms, wat een gestroomlijnde gebruikerservaring oplevert.

Tijdens virtuele vergaderingen kunnen EA's de geavanceerde functies van Teams gebruiken, zoals aantekeningen bij vergaderingen en live ondertiteling, om belangrijke discussies vast te leggen en nauwkeurige documentatie te garanderen. Met de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen, kunnen EA's een waardevolle bron voor toekomstig gebruik of opnames verspreiden onder afwezige deelnemers. Deze functies verbeteren de samenwerking en stellen EA's in staat leidinggevenden te ondersteunen bij het nemen van weloverwogen beslissingen.

EA-vaardigheden en -mogelijkheden maximaliseren in Microsoft 365

Het is essentieel voor organisaties om EA's te voorzien van de vaardigheden en mogelijkheden om hun inspanningen in Microsoft 365 en Teams te maximaliseren. Door uitgebreide trainingsprogramma's aan te bieden, kunnen organisaties ervoor zorgen dat EA's de tools effectief kunnen gebruiken. Trainingssessies kunnen verschillende onderwerpen behandelen, zoals agendabeheer, samenwerking bij documenten, faciliteren van virtuele vergaderingen en geavanceerde functies zoals automatisering en analyse.

Doorlopende leermogelijkheden zijn ook cruciaal om EA's up-to-date te houden met het steeds evoluerende Microsoft 365-ecosysteem. Organisaties moeten EA's aanmoedigen om online bronnen te verkennen, webinars bij te wonen en deel te nemen aan de trainingsprogramma's van Microsoft, zoals Microsoft Learn en het Microsoft 365-trainingscentrum. Daarnaast kan het creëren van een cultuur van kennisdeling en het bieden van toegang tot ervaren EA's als mentoren de capaciteiten van EA's vergroten en innovatie binnen de organisatie bevorderen.

Door EA's de vaardigheden en mogelijkheden te geven om Microsoft 365 en Teams te gebruiken, profiteren organisaties van een verbeterde productiviteit en efficiëntie. EA's die met deze tools zijn uitgerust, kunnen de communicatie stroomlijnen, de samenwerking vergemakkelijken, het documentbeheer verbeteren en virtuele vergaderingen efficiënt beheren. Hierdoor kunnen leidinggevenden zich richten op strategische initiatieven terwijl EA's de operationele aspecten soepel afhandelen.

Onze mening:

EA's vormen de ruggengraat van organisaties. Met de ondersteuning van Microsoft 365 en samenwerkingstools zoals Teams, kunnen EA's hun volledige potentieel ontplooien en van onschatbare waarde worden. Door ervoor te zorgen dat EA's de vaardigheden en capaciteiten hebben om hun inspanningen in Microsoft 365 en Teams te maximaliseren, kunnen organisaties de vruchten plukken van een efficiënt en productief personeelsbestand, wat leidt tot algemeen succes en groei.

Jenni's top drie tips voor EA's

Hier is een lijst met 3 snelle, bruikbare tips die je kunt uitvoeren na het lezen van het artikel:

1. Stel een gedeeld OneNote-notitieblok in voor EA's en leidinggevenden om vergaderstukken, bruikbare e-mails en vergaderingen vast te leggen
2. Stel hun Outlook-categorieën in voor snelle en eenvoudige toegang om belangrijke items te groeperen
3. Gebruik Teams-chat/gesprekken om intern te communiceren en bewaar e-mail voor externe doeleinden

Maak contact met Jenni