Invercargill is koud, zelfs naar Nieuw-Zeelandse maatstaven, met gemiddelde temperaturen van rond de 15°C. Het is een van de meest zuidelijke steden ter wereld en is de toegangspoort tot Stewart Island, grote beschermde natuurgebieden en zeereservaten. Maar waarom begin ik deze IT-blog, over Invercargill? Daar kom ik op terug.

Bedenk hoe je je zou voelen als je per ongeluk in Invercargill zou belanden terwijl je eigenlijk in Auckland moest zijn. De wereld van IT is de afgelopen tien jaar veranderd. Met steeds meer cloudgebaseerde SaaS-oplossingen zijn technologische implementaties eenvoudiger geworden. Microsoft 365 is een goed voorbeeld van hoe voorheen complexe technologie gemeengoed is geworden en nu relatief eenvoudig te implementeren is. U hoeft niet langer een ontwikkelingsteam in te huren om widgets en ingewikkelde paginasjablonen voor een SharePoint-intranet te coderen. Evenzo heb je geen team van infrastructuuringenieurs en Exchange-specialisten meer nodig om Exchange Online te implementeren.   

ONDANKS DAT DE TECHNOLOGIE GEMAKKELIJKER TE INSTALLEREN IS, HEBBEN ORGANISATIES NOG MOEILIJK OM ERVOOR TE ZORGEN DAT DE CONFIGURATIE CORRECT IS VOOR HUN GENUANCEERDE BEHOEFTEN EN, HET BELANGRIJKSTE, DAT DE TOEPASSING EN DE GEWENSTE BEDRIJFSRESULTATEN WORDEN GEREALISEERD. 

Microsoft 365 is nu een groot platform met veel geïntegreerde onderdelen. Beslissingen die in een deel worden genomen, kunnen vaak onvoorziene gevolgen hebben voor de manier waarop een ander deel zal werken. Bij het implementeren van alles wat Microsoft 365 te bieden heeft, zelfs als een stapsgewijze benadering in de loop van de tijd wordt gevolgd, kunnen zaken als volgordebepaling, informatiearchitectuur, regelgevende/wettelijke verplichtingen, governance en verandermanagement doorgaans obstakels voor succes vormen. Dit komt omdat de aggregatie van al deze componenten voor een behoorlijk complexe situatie zorgt.   

Wanneer we met complexiteit worden geconfronteerd, is het normaal om dingen te vereenvoudigen – de complexe situatie op te splitsen in zijn samenstellende delen. We hebben allemaal de uitdrukking "don't cook the ocean" gehoord, en dat is logisch. Maar als het je uiteindelijke doel is om de waterwaarde van een oceaan 100˚c te laten bereiken, zul je niet veel vooruitgang boeken door een paar ketels te koken. Het eerste dat u moet doen, is een stap terug doen en ervoor zorgen dat u de situatie, uw gewenste eindsituatie, vrijheden en beperkingen en de belangen van belanghebbenden volledig begrijpt. Hoeveel water is er eigenlijk in die oceaan? 

Met wie moet je praten over de langsvarende schepen? We moeten erkennen dat er bij complexe projecten meerdere manieren zijn om het gewenste resultaat te bereiken, met vaak overlappende gezichtspunten, ze zijn onvoorspelbaar en dubbelzinnig en het is moeilijk om de resultaten te herhalen. In de bovenstaande afbeelding hebben we het beroemde da Vinci-schilderij van de Mona Lisa opgesplitst in zijn hoogwaardige componenten. Het is gemakkelijk in te zien dat het schilderen van deze componenten niet zal leiden tot een zeer goede replicatie van het eigenlijke schilderij. 

 Een andere handige analogie, waar ik vaak met klanten over praat, is om je voor te stellen dat je een mooi glanzend voertuig hebt gekocht. Dit voertuig vertegenwoordigt Microsoft 365 (of een ander complex technologieplatform). De eerste typische misstap is het verwarren van het voertuig met de bestemming. Microsoft 365 kan helpen om uw organisatie mee op reis te nemen, ja, maar waar u probeert te komen (dwz het zakelijke resultaat dat u zoekt) moet worden gedefinieerd voordat u op pad gaat. Veel organisaties hebben geïnvesteerd in dure licenties en hebben, misschien als eerste stap, hun on-premises Exchange Servers gemigreerd naar Exchange Online en Azure AD-synchronisatie geconfigureerd. 

Laten we ter wille van onze analogie zeggen dat dit het equivalent is van het tanken van brandstof en olie in ons voertuig; dit zijn voorbereidende stappen, maar we zijn nog nergens heen. In dit stadium kijkt de CIO goed naar de kilometerteller en vraagt zich af waarom deze niet is verhoogd. De druk begint op te bouwen om het rendement op de investering aan te tonen. In dit stadium besluiten organisaties om te gaan rijden en gaan ze op pad. Welke weg? Degene die er op het eerste gezicht het beste uitziet? De weg die iedereen lijkt te gaan? Misschien zou deze eerste fase een Microsoft Teams-implementatie of een SharePoint-intranet zijn, omdat deze eenvoudig zijn, toch? Om bij onze analogie te blijven, stel je voor dat je voertuig een touringcar is (of een reeks touringcars) met daarin het personeel van je organisatie. 

Aangezien ik in Nieuw-Zeeland ben, laten we ons voorstellen dat onze organisatie zich in Wellington bevindt. 

We hebben besloten, zonder rekening te houden met onze uiteindelijke bestemming, dat we naar het zuiden gaan rijden. 

Om ten zuiden van Wellington te komen, in ieder geval in een bus, moet je de Interislander-veerboot nemen naar Picton. 

Dit is een zeer mooie reis die een paar uur duurt. Het is vrij duur, maar het is echt adembenemend als de veerboot langzaam door de Marlborough Sounds slingert. 

Zodra we in Picton op de veerboot stappen, besluiten we de schilderachtige route langs de oostkust richting Christchurch te nemen. 

Onze passagiers zijn enthousiast over de reis en hebben een geweldige tijd om het landschap in zich op te nemen. 

We horen vaak dat de eerste implementaties van Microsoft Teams zo zijn. Iedereen is blij met de nieuwe technologie en gaat snel aan de slag met het opzetten van nieuwe Teams. Maar als de organisatie niet heeft nagedacht over governance of informatiearchitectuur, kunnen dergelijke implementaties vaak meer kwaad dan goed doen. Laten we doorgaan met onze analogie om het punt te illustreren. Als je vanuit Christchurch naar het zuiden (nou ja, zuidwesten) blijft rijden, kom je uiteindelijk uit in Invercargill. Hoewel Invercargill een geweldige plek is, met veel geschiedenis, heeft het een kleine bevolking en draait de economie grotendeels rond primaire industrieën, zoals landbouw, visserij en bosbouw. Ik wil zeker niet zeggen dat Invercargill geen leuke plek is om te eindigen. Het punt is dat als je daar terechtkomt, je er maar beter zeker van kunt zijn dat het is waar je wilt zijn. In ons geval waren we natuurlijk niet van plan om naar Invercargill te gaan - het is gewoon waar de reis ons naartoe bracht. 

In onze analogie zijn de medewerkers van uw organisatie nu uit de bus gestapt en staan ze langs de kant van de weg hun hoofd te krabben. Ja, ze genoten van de reis, maar weten nu niet zeker waar je ze naartoe hebt gebracht en wat ze hier moeten doen. U kijkt terug op de ervaring tot dusver en begint na te denken over de langetermijnresultaten die u voor uw organisatie probeerde te bereiken. 

Je realiseert je dat je op een plek moest zijn met een bruisend CBD, hoogbouw kantoorgebouwen, met een internationale luchthaven en hightech industrie - je moest in Auckland zijn. Je bent niet alleen niet in Auckland, je bent er zelfs verder weg dan voordat je vanuit Wellington vertrok. 

Je moet nu de organisatie overtuigen om weer in de bus te stappen, zodat je terug kunt keren naar Wellington. Dat zal niet alleen duur zijn, het zal ook de goodwill van de organisatie aantasten en het een stuk moeilijker maken om hen te overtuigen om de reis naar Auckland opnieuw te beginnen. 

We zeggen niet dat u uw voertuig geparkeerd moet houden totdat u alle ins en outs kent van alle factoren die bij de reis betrokken zijn. De expertise van Rapid Circle is comfortabel werken met klanten in de complexe ruimte. We proberen dingen niet op te splitsen in onderdelen en hopen de Mona Lisa te repliceren. 

We werken samen met onze klanten om complexiteit te conceptualiseren, de verschillende factoren te synthetiseren, sleutelprincipes vast te stellen en hypothesen te gebruiken om ons denken te testen en tot de juiste conclusies te komen. We gebruiken tools zoals Dialogue Mapping, Emergent Design Practice en itereren vervolgens om ambiguïteit weg te nemen. We helpen u snel de reisrichting en routeopties op hoog niveau vast te stellen, zodat zelfs als de uiteindelijke bestemming niet perfect is gedefinieerd, u in ieder geval weet dat u ernaartoe rijdt. Dit bespaart tijd, geld en frustratie. Uiteindelijk helpt het u om het meeste uit uw investering te halen en de bedrijfsresultaten te bereiken waar uw organisatie naar op zoek is. Wij fungeren dan als uw satellietnavigatiesysteem en leiden u veilig naar uw bestemming, rekening houdend met eventuele wegversperringen, nieuwe weglay-outs (cloudplatforms veranderen voortdurend) en kunnen gemakkelijk rekening houden met de nodige tussenstops langs de route. 

OM ER ZEKER VAN TE ZIJN DAT JE ORGANISATIE OP DE JUISTE BESTEMMING EINDIGT, ZIJN HIER DE DRIE OVERWEGINGEN DIE JE MOET REGELEN IN JE PLANNING: 

1. Denk na over het langetermijndoel dat u probeert te bereiken: waar moet uw reis u uiteindelijk naartoe brengen? Hoe ziet die plek eruit en hoe gaat je organisatie anders werken als je daar bent? 
2. Bepaal de interne en externe beperkingen die u hebt en daag aanvankelijke aannames uit. Overweeg hoe deze uw reis kunnen beïnvloeden. Interne beperkingen kunnen chauffeursuren opleggen die de hoeveelheid vooruitgang die u elke dag kunt boeken beperken - dit kan te maken hebben met het omgaan met veranderingsmoeheid door niet te veel, te snel te doen. Externe beperkingen kunnen snelheidslimieten zijn - in Microsoft 365 kunnen dit throttling van de opnamesnelheid zijn voor de migratie van gegevens. 
3. Grote technologieplatforms hebben veel onderling verbonden componenten. Identificeer afhankelijkheden en onderlinge afhankelijkheden om ervoor te zorgen dat vroege beslissingen later uw opties niet beperken. U wilt niet dat u een splitsing in de weg neemt die naar een tolhuisje leidt en dan merkt dat u het geld niet heeft om de tol te betalen. Overweeg voordat u op reis gaat de routeopties op hoog niveau en de belangrijkste alternatieven als u een wegversperring tegenkomt. 

Als Client Technology Partner werk ik samen met organisaties om de juiste strategieën voor de middellange tot lange termijn vast te stellen voor succesvolle technologie en bedrijfsresultaten.  Neem contact met mij op vandaag als ik uw organisatie kan helpen om de toekomst van uw reis met de Microsoft-cloud te bereiken. 

Geschreven door Ady Voet.

Client Technology Partner, gevestigd in Wellington, Nieuw-Zeeland.