Chatten, videobellen en online samenwerken aan documenten met Microsoft Teams is de afgelopen twee jaar onderdeel geworden van alledaags gebruik. Maar veel zorgorganisaties merken dat ze niet alle functionaliteiten van Teams gebruiken en vastlopen in de samenwerking. Medewerkers e-mailen in plaats van chatten, versturen bestanden als bijlagen of gebruiken schaduw-IT om samen te werken. Tijdens het rondetafelgesprek op 17 maart hebben we met Amsterdam UMC, ZorgSaam, Zuyderland en andere zorgorganisaties gesproken over hoe zij de samenwerking met Teams stimuleren en wat hun uitdagingen zijn. Hieronder vind je de 12 key take aways.  

1. Alle deelnemende zorgorganisaties vinden het een uitdaging om iedereen in de organisatie te bereiken en te enthousiasmeren.

2. Medewerkers hebben verschillende niveaus van digitale vaardigheid. Daarom moet je beginnen met de basis. Goede e-learning (gebaseerd op Microsoft Leertrajecten) is belangrijk.

3. Bij het uitrollen van Teams is het prettig om dit per afdeling te doen in plaats van iedereen tegelijk. Zo kun je goed aansluiten op de werkprocessen per afdeling en echt slimmer werken.

4. Om echt goed te kunnen werken heb je een goede technische basis nodig. Denk aan Windows 10 in plaats van Windows 7. En dat Teams werkt binnen een Citrix of andere VDI-omgeving.

5. Om echt goede adoptie te bereiken, hoef je niet 2 systemen naast elkaar te gebruiken, zoals fileshares en Teams. Voor grote organisaties is dit lastig omdat zij vaak in een tussenfase zitten waarin beide systemen vrij lang naast elkaar bestaan.

6. Mobile Application Management (MAM) is een goede oplossing voor het beveiligen van gegevens op privé-apparaten. Zorg dat je medewerkers ervan overtuigt dat je echt niets anders kunt zien dan bedrijfsgegevens.

7. De toegevoegde waarde van Teams voor zorgorganisaties is veiligheid. Je kunt veilig chatten via Teams in plaats van whatsappen en ook veilig documenten uitwisselen.

8. Een ander groot voordeel van Teams voor zorgorganisaties is dat je overal je werk kunt doen. Dit is ideaal voor rondtrekkende werknemers.

9. Een van de uitdagingen bij het werken met Teams is dat medewerkers nog niet genoeg digitale vaardigheden hebben.

10. De meeste deelnemers aan de rondetafel zijn van mening dat ook andere tools gebruikt kunnen worden, mits veilig. Ondanks dat het beheer van meerdere programma's naast elkaar niet prettig werkt.

11. Tools van derden blijven een risico wanneer werknemers het bedrijf verlaten omdat er nog gegevens in zitten.

12. Het is belangrijk om af te spreken wanneer je welke tooling gebruikt en hier samen met je collega's een planning van te maken.

Over het laatste punt praten we tijdens de volgende rondetafel op dinsdag 14 Juni van 14.30 – 16.30 uur. Wilt u hierover in gesprek gaan met andere zorgorganisaties? Meer informatie vind je via onderstaande knop.