Tegenwoordig zitten professionals meer dan ooit gevangen in een wervelwind van vergaderingen. Zo heeft de term back-to-back vergaderingen een nieuwe betekenis gekregen, omdat de volgende vergadering vaak al begint voordat de huidige voorbij is.

Terwijl sommigen beweren dat vergaderingen essentieel zijn voor samenwerking en besluitvorming, beweren anderen dat overmatig vergaderen kan leiden tot een burn-out en de productiviteit kan belemmeren. Nu rest de vraag: is een overkill aan vergaderen een mythe? Laten we dit onderwerp onderzoeken en kijken hoe Microsoft's Viva Glint en Insights waardevolle inzichten kunnen bieden om organisaties en individuen te helpen effectiever door het vergaderlandschap te navigeren.

Meeting overkill statistieken

Een veelgehoorde opvatting is dat werknemers aangeven dat ze zich overweldigd voelen op het werk. Hierbij hebben ze het vooral over het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen, waardoor ze hun 'echte werk' niet kunnen afmaken. Voor sommigen is dit waar, zoals blijkt uit onderzoek waaruit blijkt dat 70% van alle vergaderingen werknemers ervan weerhouden te werken en hun taken uit te voeren, en dat op zijn minst 37% van de werknemers onproductieve vergaderingen als de hoogste kostenpost beschouwen voor hun organisatie.

We weten wel dat het aantal vergaderingen met 13% is gestegen sinds de periode voor de pandemie, grotendeels vanwege de nieuwe hybride aard van het werk en werknemers hierdoor niet altijd in staat zijn om hun bureaustoel rond te draaien om even snel vijf minuten te kunnen kletsen met een collega.

Deze toename van het aantal vergaderingen kan een tastbare en dure impact hebben op het vermogen van een team om de productiviteit op peil te houden, omdat afleiding de werkopbrengst bedreigt. Volgens een onderzoek van de University of California Irvineduurt het bij professionals gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om weer aan de slag te gaan waarbij meetings dus wordt gezien als de ‘nummer één onderbreker op het gebied van kantoorproductiviteit’.

Maar is dat altijd zo?

"We hebben met verschillende klanten gewerkt die veronderstelden dat vergaderingen de hoofdoorzaak van overweldiging waren voor alle werknemers, maar toen we naar de gegevens keken ontdekten we dat het gemiddelde aantal uren dat werd besteed aan vergaderingen relatief laag was, tussen 5-10 uur per week. Er zijn ook grote uitschieters. Leidinggevenden en managers in wereldwijde functies besteden wel 30 uur per week aan vergaderingen, dus het zou per geval en per functie moeten worden bekeken."

Kat Olsen, Principal Consultant bij Rapid Circle Australië

Inzicht in samenwerking en vergaderdynamiek met Viva Insights

Microsoft Viva Insights is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om organisaties en individuen te voorzien van waardevolle datagestuurde inzichten in werkpatronen, productiviteit en het welzijn van werknemers. Leideringgevenden hebben toegang tot de gegevens via populaire samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams en via PowerBI-rapporten met geavanceerde analyses en aangepaste zoekopdrachten.

Viva Insights biedt een holistische kijk op gegevens over samenwerking en vergaderingen. Deze inzichten kunnen helpen bij het ontkrachten van de mythe van een "meeting overkill" door licht te werpen op de onderliggende factoren die bijdragen aan onproductieve vergaderingen. Viva Insights biedt analyses van vergaderuren, focustijd, samenwerking na sluitingstijd en andere belangrijke statistieken.

Organisaties kunnen bijvoorbeeld patronen identificeren van back-to-back vergaderingen die de individuele productiviteit en het welzijn belemmeren. Door de gegevens te visualiseren, kunnen individuen en teams beslissingen nemen over vergaderroosters, waardoor ze hun tijd effectiever kunnen beheren en vergadermoeheid kunnen verminderen.

Glint: Sentiment en betrokkenheid van medewerkers

Het verzamelen van werknemerssentimenten, ook wel perceptiegegevens genoemd, door middel van enquêtes is de afgelopen jaren steeds populairder geworden.

Naast de kwalitatieve gegevens van Viva Insights, kan Viva Glint organisaties onder andere helpen om het gevoel en de betrokkenheid van werknemers te meten met betrekking tot overweldigend werk en vergaderingen. Door gebruik te maken van functies zoals pulse-enquêtes en feedbackmechanismen, stelt Glint werknemers in staat om hun ervaringen en meningen te delen met betrekking tot de impact en effectiviteit van vergaderingen.

Met Glint kunnen organisaties waardevolle kwalitatieve inzichten verzamelen over wat bijdraagt aan gevoelens van overweldiging en vergaderpraktijken. De vragen die worden gesteld kunnen gericht zijn op het identificeren van pijnpunten en verbeterpunten. Door werknemers actief bij het gesprek te betrekken, kunnen organisaties een cultuur van open communicatie creëren, waarbij individuen hun zorgen en suggesties voor het optimaliseren van vergaderervaringen kunnen uiten.

Optimaliseer vergaderingen voor productiviteit

Door de kwantitatieve inzichten van Viva Insights te combineren met de kwalitatieve feedback die via Glint is verzameld, kunnen organisaties proactieve stappen ondernemen om werkoverlast tegen te gaan en de effectiviteit van vergaderingen te verhogen. Hier zijn een paar strategieën die kunnen worden toegepast:

1. Begrijp de oorzaak van overweldiging: Duik diep in de samenwerkings- en vergadergegevens die beschikbaar zijn in Viva Insights om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke tijd die wordt besteed aan vergaderingen voor verschillende teams en vergelijk dit met het werknemerssentiment rond vergaderingen en overweldiging. Dit geeft u een meer holistisch inzicht in wat het probleem eigenlijk is.
2. Begrijp de vergaderingen: Analyseer vergadergegevens met Viva Insights om terugkerende patronen van inefficiëntie te identificeren, zoals een te lange duur of onnodige deelnemers.
3. Bied richtlijnen voor vergaderetiquette en facilitatietraining: Door het opstellen van richtlijnen voor etiquette bij vergaderingen en het aanbieden van facilitatietrainingen aan managers en leiders van de vergaderingen, worden de gedragsveranderingen ondersteund die nodig zijn om ervoor te zorgen dat vergaderingen gefocust, goed gestructureerd en boeiend zijn en duidelijke doelstellingen hebben.
4. Geef je medewerkers keuzevrijheid: Geef werknemers waar mogelijk inspraak in hun vergaderroosters. Overweeg flexibele alternatieven zoals asynchrone communicatie of een toegewezen focusmomenten om diepgaand werk te bevorderen en afleiding te minimaliseren. Het is ook belangrijk om een cultuur van inclusiviteit en psychologische veiligheid te bevorderen om zinvolle bijdragen mogelijk te maken.
5. Bied oplossingen voor andere oorzaken van overweldiging: Verdiep je in de trends op het gebied van samenwerking en in de gegevens van personeelsenquêtes om te begrijpen wat de oorzaak is van de overweldiging van de werknemers die geen last hebben van de overbelasting door vergaderingen. Zorg voor effectieve strategieën om ook deze uitdagingen te verlichten.
6. Bevorder effectieve samenwerking: Maak gebruik van samenwerkingstools en -functies binnen Microsoft Teams en M365 om meer asynchrone communicatie en samenwerking aan te moedigen. Het is belangrijk om er niet van uit te gaan dat werknemers weten hoe ze op deze manier effectief kunnen werken en er moet voor training en ondersteuning worden gezorgd zodat ze de moderne manieren van werken kunnen omarmen. Effectiever samenwerken zal het overweldigende gevoel voor alle werknemers verminderen, ongeacht het aantal vergaderingen dat ze bijwonen.
7. Maak gebruik van beschikbare tools: Moedig je werknemers en managers aan om gebruik te maken van de functionaliteit die beschikbaar is in Viva Insights, Teams, Loop en andere M365-tools om werkwijzen en de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren.
8. Voortdurende feedback en iteratie: Vraag regelmatig om feedback van medewerkers via enquêtes of andere speciale kanalen. Gebruik deze inzichten in combinatie met samenwerkings- en vergadertrends van Viva Insights om vergaderpraktijken te verfijnen, problemen aan te pakken en te zorgen voor voortdurende verbetering.

Onze mening

Werk overweldigen is een uitdaging met vele facetten die de productiviteit en het welzijn van werknemers beïnvloedt. Met de juiste tools en strategieën kunnen organisaties echter effectief navigeren door het samenwerkings- en vergaderlandschap.

Microsoft Viva Insights en Glint bieden waardevolle datagestuurde inzichten en feedback van medewerkers, waardoor organisaties verbeterpunten kunnen identificeren, samenwerking, werk- en vergaderpraktijken kunnen optimaliseren en een cultuur van productiviteit en betrokkenheid kunnen bevorderen. Ben je geïnteresseerd in het verkennen van jouw Modern Work praktijken? Neem dan contact met ons op!

"Vergeet niet dat overweldigd worden door vergaderingen wel of niet een mythe is, afhankelijk van wie je het vraagt, maar met behulp van deze krachtige tools kan het een uitdaging worden die organisaties op de juiste manier kunnen aanpakken. Dit zal uiteindelijk leiden tot productievere en fijnere werkervaringen voor iedereen."

Kat Olsen, Principal Consultant bij Rapid Circle Australië

Neem contact op met Kat Olsen