Samenvatting

Als je Cloud aan het werk wilt zien, hoef je niet ver te reizen. In de Amsterdamse en Rotterdamse havens heeft de recente cloudmigratie namelijk bijzonder goed uitgepakt.

Initiatiefnemer: logistiek havenpartner Portbase. Hetzelfde bedrijf dat 17 jaar geleden alle communicatie tussen havenpartijen digitaliseerde in hun Port Community System (PCS).

Kartrekker: programmamanager Robert Jan. Begin 2017 kreeg hij de taak om Portbase voor te gaan in een verbeterslag en Cloud bleek het logische breekijzer. Robert Jan stelde een team samen van interne en externe professionals die de migratie zó goed voorbereidden dat de overstap in een zaterdag gedaan was. Het succesrecept? Een tigerteam, containers en een flinke zet van hulptroep Rapid Circle (voorheen Weolcan). Weolcan). 

Klantenprofiel

Portbase is in 2009 opgericht door Haven Rotterdam en Haven van Amsterdam Portbase faciliteert datadeling tussen bedrijven en informatie-uitwisseling met overheden om sneller, efficiënter en tegen lagere kosten te kunnen werken. Samen met onze groeiende community maakt Portbase het delen van data steeds waardevoller. Met als doel de Nederlandse havencommunity en daarmee de havens, de slimste van Europa te maken.

Portbase faciliteert datadeling tussen bedrijven en informatie-uitwisseling met overheden om sneller, efficiënter en tegen lagere kosten te werken. Met een groeiende community maakt Portbase het delen van data steeds waardevoller, met als doel de Nederlandse havengemeenschap en daarmee de havens, de slimste van Europa te maken.

Uitdaging

Op advies van vakgenoten kwam Rapid Circle (voorheen Weolcan) in beeld.Zij hielpen bij het opstellen van een

Portbase maakte zo’n twintig jaar geleden een enorme verbeterslag door deze papierwinkel te digitaliseren in het web-based Port Community System (PCS). Een transformatie die nu behoefte heeft aan een upgrade. Robert Jan legt uit:

“Juist omdat we alles digitaal regelen, moeten we bijblijven op technisch vlak. De communicatie met een grotendeels onbemande terminal mag bijvoorbeeld nooit falen, simpelweg omdat er niemand aanwezig is.” De stap naar Cloud was een logische. Niet alleen om de computerkracht, maar ook omdat software development en operations zo kon worden samengebracht in endto- end verantwoordelijke DevOpsteams. Robert Jan: “Als IT-ers “infra- en operations aware” software schrijven en ontwikkelen, maar ook testen en verbeteren, levert dat sneller betere diensten op.” “Natuurlijk wil je vooral dat de migratie slaagt, maar je moet het ook allemaal uit kunnen leggen aan de Raad van Commissarissen en je grote klanten.” 

Rob Jan

Het plan was helder Cloud- en DevOps-teams inzetten voor een snellere en betere dienstverlening aan Portbaseklanten. Maar toen kwamen de vragen. Want met welke Cloud Service Provider ga je in zee? Hoe pak je de migratie aan? Wat is de impact van Cloud op het dagelijkse werk van je klanten? En hoe zorg je ervoor dat je plan wordt uitgevoerd zoals je van tevoren hebt bedacht?

“Het succes van je cloudstrategie hangt echt af van je voorbereiding. Natuurlijk wil je vooral dat de migratie slaagt, maar je moet het ook allemaal uit kunnen leggen aan de Raad van Commissarissen en je grote klanten. Wij waren geen cloudexperts en zijn dan ook niet zelf gaan experimenteren.”

Rob Jan

Op aanraden van collega's kwam Rapid Circle in beeld. Ze hielpen bij het opstellen van een cloudstrategie die voor de verschillende stakeholders (waaronder het Management Team en de Raad van Commissarissen) te begrijpen was. Op basis van die strategie kreeg Portbase uiteindelijk een “go”.  

Portbase biedt zo’n 45 services aan verschillende soorten klanten. Zo is er bijvoorbeeld het Inspectieportaal voor de douane en douaneklanten, Melding Schip 3.0 voor scheepsmeldingen en een roadplanning tool voor transporteurs. Alles bij elkaar genomen is dat een flink applicatielandschap dat je niet zomaar even verplaatst. De adviseurs van Rapid Circle (voorheen Weolcan) brachten daarom eerst het landschap in kaart en hielpen bij het berekenen van de huidige en toekomstige kosten. Hiermee wisten Robert Jan en zijn team een solide business case en voorstel voor een aanpak te maken.

Ook dacht Rapid Circle (voorheen Weolcan) mee over de impact van Cloud op mensen en processen. Het IT Operations team moest bijvoorbeeld opeens veranderen in een Cloud operations team. Rollen en taken van individuele medewerkers werden écht anders.

"Hier hebben we veel aan Rapid Circle (voorheen Weolcan) gehad,” vertelt Robert Jan. “Ze zijn praktisch en nemen alle scenario’s met je door. Zo weet je wat je aan het doen bent en los je obstakels op voor ze gebeuren. Het was echt samen optrekken." “SaaS-producten besparen onze mensen tijd die ze veel beter kunnen besteden. Aan training en Cloud meet ups bijvoorbeeld.” 

Rob Jan

Oplossing

Door de kennis die Robert Jan en zijn team met Rapid Circle (voorheen Weolcan) het bedrijf in haalden, konden ze de keuze voor een Cloud Service Provider uiteindelijk zelfstandig maken. Het werd Amazon Web Services, vanwege de vele services die AWS biedt aan bedrijven waar softwareontwikkeling core business is en binnenshuis wordt uitgevoerd. In de tussentijd werden er immers DevOps-teams samengesteld die zelf volledig verantwoordelijk werden voor zowel de verdere ontwikkeling als het goed functioneren van de diensten van Portbase.

Tegelijkertijd werd ook meteen een “tiger team” gevormd, dat zich in ging lezen in AWS en aan de slag ging met uitwerken en voorbereiden van de cloudstrategie. Op basis van een beslisboom werden ondersteunende applicaties die niet missie-kritisch waren uitbesteed en bij voorkeur vervangen door SaaS-producten. Denk aan applicaties voor Identity and Access Management.

“Dat bespaart onze mensen tijd die ze veel beter kunnen besteden. Aan training en leren van vakgenoten zoals bij Cloud meet ups bijvoorbeeld.” 

Rob Jan

Omdat een cloudmigratie voor behoorlijk wat stress op de werkvloer zorgt, kozen Robert Jan en zijn team om de daadwerkelijke overgang van applicaties te versimpelen. Applicaties werden niet cloud-ready gemaakt, maar met Docker in containers geplaatst en vervolgens zoveel mogelijk “as is” naar de AWS Cloud gemigreerd. Daarmee maakte Portbase direct gebruik van de voordelen van cloudtechnologie, maar kregen de DevOps-teams tegelijkertijd de rust om in een passend tempo alle applicaties cloud-native te maken.

“We begonnen op zaterdagochtend en zaterdagnacht waren we klaar. In een klein bedrijf zijn beslissingen sneller gemaakt. En Rapid Circle (voorheen Weolcan) heeft het ons mogelijk gemaakt om zowel goede plannen als goede voorspellingen te maken, waardoor de transitie zelf erg meeviel.” 

Rob Jan

Eén dag dus. Een prestatie van formaat, zeker voor een klein bedrijf. Robert Jan denkt zelf dat het kleine team waar ze mee werkten juist geholpen heeft.

Samen in een leerproces

Robert Jan is nu bezig met de volgende fase.

"Inmiddels hebben we met cloudtechnologie een informatieplatform ontwikkeld waarop we interne en externe datastromen kunnen samenbrengen. Met behulp van data science technologie maken we hiermee de dienstverlening nog slimmer. Denk aan het beter kunnen voorspellen van het tijdstip waarop een schip vertrekt, zodat loodsen niet onnodig ‘op de bank’ zitten te wachten.”

Rob Jan

Ook gaat Portbase het PCS-platform uit elkaar trekken in lijn met de drie havendomeinen (bezoek van het schip, lading en achterland) met ieder hun eigen set aan cloud-native microservices. Vrij vertaald betekent dit dat de afzonderlijke teams veel soepeler kunnen werken, maar tegelijkertijd samen nog steeds één geheel vormen. “Van een schip naar een vloot dus”, vat Robert Jan treffend samen. Rapid Circle (voorheen Weolcan) schuift hiervoor niet meer aan. En dat was precies de bedoeling.

Aanbeveling

“Ze hebben ons op zo’n manier ondersteund dat we nu zelfstandig door kunnen. Binnen Portbase weten we nu exact wat ons te doen staat en hoe we dat voor elkaar kunnen krijgen.” 

Rob Jan