Samenvatting

Houston Utility, een dienstverlener aan de olie- en gasindustrie in Australië en in de Verenigde Staten, wilde de meeting experience in de directiekamer verbeteren. Om dit te bereiken, werkten ze samen met Rapid Circle. Met virtual reality-technologie werd hun vergaderruimte ontworpen en geoptimaliseerd.

Klantenprofiel

Hulpdienst Houston werd in mei 2013 opgericht en levert diensten aan de olie- en gassector. Ze bieden een scala aan apparatuuroplossingen voor de olie- en gasindustrie maar bieden ook oplossingen voor dagelijkse boor- en putonderhoudsactiviteiten.

Uitdaging

Met werknemers, werkzaamheden en klanten in heel Australië houdt het bedrijf regelmatig interne en externe vergaderingen. Ze realiseerden dat ze hun meeting experience moesten verbeteren, met name de videoconferenties. Alleen zo konden ze de samenwerking en communicatie tussen teams bevorderen. Houston Utility stond voor verschillende uitdagingen met hun bestaande apparatuur voor videoconferenties.

Vergaderingen ondervonden vaak vertragingen en verstoringen als gevolg van verkeerde instellingen en technische storingen, waardoor kostbare tijd van zowel deelnemers als ondersteunend personeel werd verspild. Dit kwam zelfs tot het punt dat veel vergaderingen terugvielen op een iPhone midden op de Board Room-tafel. De organisatie zocht een oplossing om de meetings in de vergaderruimte te vereenvoudigen, zodat gebruikers naar binnen lopen, moeiteloos vergaderen en alle essentiële informatie direct bij de hand hebben.

Oplossing

Rapid Circle bood een allesomvattende oplossing om de uitdagingen op het gebied van vergaderruimtes aan te pakken. We stelden een ultramoderne upgrade voor videoconferenties voor de bestuurskamer voor, waarin we gebruik maakten van onze expertise in meeting room design en virtual reality-technologie.

“Nadat Houston Utility onze 'Meeting Room Rapid Audit' had voltooid, ontdekten we dat de directiekamer zich in de buurt van een drukke weg bevindt. Dat kan een lawaaierige omgeving zijn, dus kozen we doelbewust voor apparatuur waarmee we microfoons afstemmen om achtergrondgeluid van het verkeer te verminderen.

Met behulp van onze VR design software creëerden we vervolgens een lay-out die de mogelijkheden van de ultramoderne apparatuur maximaliseerde. Er werd een vergaderruimte gecreëerd die de komende jaren een aanwinst voor het bedrijf zal zijn.”

Nick Showler, principal consultant, Rapid Circle Australië

De belangrijkste componenten van de oplossing omvatten:

1. Geautomatiseerde installatie: Rapid Circle integreerde de apparatuur voor de vergaderruimte (Shure MXA910 microfoonarray, plafondluidsprekers, Poly E70-camera, Logitech Tik, Lenovo Core PC en 65″ commercial display) met slimme automatisering, waardoor videoconferenties naadloos kunnen worden gestart. Deelnemers lopen de ruimte in en het systeem start automatisch alle benodigde apparaten op en toont het vergaderschema op het scherm.
2. Gebruiksvriendelijke interface: Om het startproces van de vergadering te vereenvoudigen, heeft Rapid Circle een intuïtieve gebruikersinterface geïmplementeerd. Met een enkele tik op het scherm konden deelnemers deelnemen aan de geplande vergadering, waardoor handmatige installatie of technische assistentie niet meer nodig was.
3. Virtual Reality-testen: Rapid Circle maakte gebruik van virtual reality-technologie om de lay-out van de apparatuur in de vergaderruimte te ontwerpen en te optimaliseren, en voerde geluids-, verlichtings- en ergonomische tests uit in de virtuele omgeving om de beste vergaderervaring in de fysieke ruimte te garanderen.
4. Snel ontwerp en installatie: Met expertise in het ontwerp van vergaderruimtes zorgde Rapid Circle voor een snel en efficiënt implementatieproces. Om de downtime tot een minimum te beperken, installeerden ze de nieuwe videoconferentieapparatuur snel in de bestaande infrastructuur van Houston Utility.
5. Blijvende support: Om een soepele werking te garanderen, is Rapid Circle beschikbaar voor ondersteuning, probleemoplossing en upgrades.

“We kozen voor de Poly E70-camera met dubbele lens met een breder gezichtsveld zodat alle deelnemers in de vergadering passen. Deze camera heeft Poly DirecteurAI wat de vergaderervaring voor deelnemers op afstand verbetert. We boden de zogenoemde slimme 'people framing', waardoor de vergadering visueel aantrekkelijker wordt.”

Nick Showler, principal consultant, Rapid Circle Australië

Resultaat

De samenwerking tussen Houston Utility en Rapid Circle leidde tot een uitzonderlijke transformatie in hun manier van vergaderen. De upgrade van de videoconferentieapparatuur heeft de efficiëntie en het gemak van hun vergaderingen enorm verbeterd.

De resultaten van de oplossing omvatten:

• Naadloze start van de vergadering: Deelnemers ervoeren een probleemloos startproces voor vergaderingen, waarbij alle apparatuur automatisch werd ingesteld en klaar voor gebruik bij het betreden van de ruimte.
• Verbeterde gebruikerstevredenheid: De medewerkers van Houston Utility spraken hun tevredenheid uit over de gebruiksvriendelijke interface, waardoor ze zich konden concentreren op de inhoud van de vergadering in plaats van zich bezig te houden met technische uitdagingen.
• Verbeterde samenwerking: Naadloos content delen tijdens vergaderingen, geen rapporten of lopende werken meer printen of e-mailen.
• Tijdwinst: De automatisering en gestroomlijnde opzet verkortten de starttijden van vergaderingen aanzienlijk, waardoor productieve vergaderingen werden bevorderd.
• Betrouwbare ondersteuning: Houston Utility was gerust gesteld omdat ze wisten dat technische problemen onmiddellijk zouden worden aangepakt, waardoor mogelijke verstoringen tijdens kritieke vergaderingen tot een minimum zouden worden beperkt.

"Het beste is, het werkt gewoon, je loopt de ruimte binnen, alles start vanzelf, het vergaderschema wordt weergegeven, tik op je vergadering en het is klaar."

Adam Day, CFO Houston Utility Services