OVER PORTHOS

Af en toe komt er een project voorbij waar je enorm trots op bent - het leveren van een modern samenwerkingsplatform voor een leider op milieugebied. Porthos is een gecombineerde samenwerking tussen het Havenbedrijf Rotterdam, EBN en Gasunie en is gespecialiseerd in het opkomende gebied van koolstofvastlegging en -opslag. Porthos heeft als doel kooldioxide op te slaan in lege gasvelden 3 km onder de Noordzee, waarmee Nederland, Europa en de wereld worden geholpen om de klimaatdoelstellingen te halen.  

DE OPLOSSING

Rapid Circle ontwikkelde een moderne samenwerkingsomgeving & documentbeheersysteem dat ervoor zorgt dat honderden mensen in een complex samenwerkingsverband altijd de juiste versie hebben van de duizend documenten die ze dagelijks gebruiken. Zo helpen we Nederland bij het behalen van hun klimaatdoelen! 

Dit is van cruciaal belang om de bredere Europese klimaatdoelstelling te helpen halen. We spraken hierover met Margaretha Boxem, document control bij Porthos, en Myrna Fraters, communicatieondersteuner bij Porthos. 

Portiva werkte al vele jaren met EBN (een belanghebbende in Porthos) en toen ze op zoek waren naar een Microsoft-partner om hen te helpen een effectief samenwerkings- en documentbeheersysteem te realiseren, wendden ze zich tot Rapid Circle om deze relatie voort te zetten. Rapid Circle liet Porthos zien wat er allemaal mogelijk is met een moderne SharePoint & Teams oplossing. 

DE SAMENWERKINGSPUZZEL

Samenwerking tussen veel verschillende partijen (naast de drie belangrijkste stakeholders zijn ook de bedrijven betrokken die CO2 gaan leveren, net als vele andere onderaannemers) is de kracht van Porthos maar ook een grote uitdaging.  

Myrna Fraters, Medewerker Communicatie bij Porthos legt uit: 

“Het hele Porthos-team heeft 130 medewerkers – het kernteam bestaat uit 40 fulltime medewerkers, daarnaast zijn er nog een aantal parttime medewerkers, tijdelijk of op contractbasis. Daarnaast maken we gebruik van externe partijen die technisch specifieke projecten en opdrachten uitvoeren.” 

VEILIG BEVEILIGD

De belangrijkste documenten die binnen Porthos worden gedeeld zijn technische tekeningen. Dit is voornamelijk een infrastructuurzwaar project – het ontwerpen en bouwen van de infrastructuur om CO2 veilig op te vangen en op te slaan onder de zee die vanuit de haven van Rotterdam wordt opgepompt. Het is belangrijk dat de meest recente versie van de tekeningen toegankelijk is, naast veiligheidsmaatregelen om de toegang tot de juiste mensen te beperken, aangezien dit vaak vertrouwelijk, concurrentiegevoelig materiaal is en dit moet worden gerespecteerd en nageleefd door de verschillende aannemers en partijen . 

Binnen Porthos ligt de nadruk op beveiliging en scheiding om ervoor te zorgen dat de informatie in veilige handen blijft. Deze strenge beveiligingsmaatregelen waren moeilijk te realiseren in het bestaande systeem omdat de drie SharePoint-omgevingen van de belangrijkste bedrijven naast elkaar gebruikt moesten worden. Er moest een centraal, veilig documentbeheersysteem komen dat alle documenten kon beheren, de juiste metadata kon opslaan, moest beschikken over fijnmazig versiebeheer en publicatiebeheer.  
Het systeem moest de opslag van aantekeningen, brieven, e-mails, vergunningen en andere gegevens ondersteunen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsvoering controleerbaar en traceerbaar was. 

ADVIES

Het team van Porthos & Rapid Circle heeft ervoor gekozen om de EBN-omgeving als basis voor het platform te gebruiken. 

EBN had al een veilige en volwassen SharePoint Online-implementatie die jaren geleden goed doordacht en gestructureerd was. Op basis daarvan heeft Porthos hun metadatastructuur ingericht en alle workflows die horen bij de verschillende beheerprocessen. Veel foutgevoelig handmatig werk kon op deze manier worden geautomatiseerd, wat de proceskwaliteit aanzienlijk verbeterde en de menselijke tussenkomst verminderde. 

Rapid Circle opereerde in een adviserende rol voor alle belanghebbenden, begeleidde en assisteerde bij de implementatie van de Porthos-vereisten binnen de EBN SharePoint-omgeving, en begreep ook de handmatige processen die Porthos uitvoerde.

MINDER FOUTEN, MEER SNELHEID DANKZIJ POWER AUTOMATE

Nadat de handmatige processen en procedures in kaart waren gebracht, kon Rapid Circle deze automatiseren. Functies zoals; Reviewen, goedkeuren, versiebeheer en archiveren zijn allemaal gekoppeld in het nieuwe platform als onderdeel van de workflow. Dit is om ervoor te zorgen dat elk document het juiste proces doorloopt en dat de gedeelde documenten de juiste versie zijn en worden goedgekeurd.  

“Met Power Automate kunnen we honderden documenten tegelijk verwerken, wat voorheen niet handmatig kon. Ook is de foutgevoeligheid bij automatisering veel lager.”

– Margaretha Boxem

Margaretha legt uit hoe het werkt:

“Als 20 aannemers GWW allemaal 50 documenten moeten inleveren, wil je in één keer kunnen zien wat de status van het document is en welke versie je nodig hebt. Omdat we nu automatisch een statuslijst kunnen genereren, kunnen we dit direct zien en kunnen we ook contact opnemen met aannemers als we documenten missen. Dit is van cruciaal belang voor onze infrastructuurtijdlijn die documenteert en wordt ontvangen, gecontroleerd en geaccepteerd door het Porthos-team.”

VEILIGHEID, VERSIECONTROLE EN DE MENSELIJKE FACTOR

Omdat Rapid Circle de EBN-omgeving als uitgangspunt gebruikt, hebben we een veilige en goed beheerde omgeving geërfd. De Porthos-gegevens werden gescheiden gehouden, met afzonderlijke rechten en eigendom, maar zouden een deel van de investeringen en mogelijkheden overnemen die EBN had geïmplementeerd, zoals ervoor zorgen dat aannemers en personeel meervoudige authenticatie en veilige apparaten gebruikten. 

Bovendien zijn de meeste beveiligings- of gegevensbeschermingsmaatregelen menselijke verantwoordelijkheden. Porthos-medewerkers stuurden van oudsher grote documenten via e-mail, wat resulteerde in onbeheerde distributie en gebrek aan beveiliging (evenals een gebrek aan versiebeheer). De overstap naar een nieuw platform om dit te beheren, zou de beveiliging verhogen en relevante versiebeheer en documentcontrole bieden aan Porthos-medewerkers.  

Veel medewerkers van Porthos waren niet bekend met het strenge versiebeheer dat nodig was voor deze complexe en technische projecten.

''In eerste instantie denken ze dat het moeilijk is, terwijl dat helemaal niet het geval is - dus hebben we ervoor gezorgd dat onze interne medewerkers zijn opgeleid om het nieuwe platform het beste te bedienen en te gebruiken'', zegt Margaretha. 

Externe medewerkers kunnen ook deelnemen aan deze trainingssessies, omdat het erg belangrijk is dat ze ook weten hoe ze met de systemen en procedures moeten omgaan, zodat Porthos de gegevens veilig en compliant houdt. Voor onderaannemers heeft Porthos uitgebreide handleidingen gemaakt over het indienen van documenten binnen het platform om naleving te waarborgen. 

IEDEREEN OP DE HOOGTE HOUDEN

Het bouwen van een nieuw intranet was niet het hoofddoel van dit project, maar naarmate het werk aan het Document Management Platform vorderde, groeide de behoefte aan een intranet voor interne informatie- en communicatie-uitwisseling. 

Mirna legt uit: 

“We hadden al een eenvoudige SharePoint-omgeving waar projectnieuws en links naar nuttige projectinformatie werden opgeslagen, maar naarmate het project en het team groeiden, werden deze pagina's drukker en minder gestructureerd. Ook door thuiswerken was er behoefte aan een echt intranet om ervoor te zorgen dat we relevante en tijdige updates aan onze medewerkers en partners konden communiceren. 

Het nieuwe intranet ziet er mooi, professioneel en overzichtelijk uit. We zijn erin geslaagd de informatie te ordenen door elk onderwerp een eigen pagina te geven, zodat je sneller de informatie kunt vinden die je nodig hebt. De pagina zorgt voor meer verbinding voor de werknemers die vanuit huis werken en degenen die niet fulltime bij Porthos werken om bij te praten en te begrijpen waar we aan hebben gewerkt.”

PRIVÉ BLIJVEN

Ook het feit dat de Porthos-omgeving te gast is geweest bij EBN's SharePoint bracht beperkingen met zich mee. Niet iedereen heeft een e-mailadres van Porthos en de online vergaderomgeving was onderhevig aan het gebruik en de configuratie van Microsoft Teams door EBN. Aangezien Porthos blijft groeien, is het plan voor de middellange termijn om te migreren naar hun eigen privéhuurder, maar het documentbeheersysteem en de samenwerkingsruimte te behouden. 

“Daar hebben we beperkt zicht op en we zijn er nog niet mee aan de slag gegaan. Het belangrijkste is dat alle documenten op de juiste plek staan en dat ze zich in één omgeving bevinden voor totale samenwerking om het Porthos-project vooruit te helpen.'' zegt Margaretha. 

UITKOMST: VOORUITKIJKEN

De implementatie van een Document Management Platform was een succes, het platform werd bedrijfsbreed gebruikt. Met een toenemend gebruik is de volgende fase het voldoen aan de vraag naar meer functionaliteit van gebruikers.  

Margaretha legt uit: “De zoekfunctie van SharePoint is nogal uhm... eigenwijs. We zoeken naar manieren om de zoekfunctie te verbeteren, vooral in verschillende collecties. Een ander punt dat nog moet worden aangepakt, is het werken met commentaren. Ingenieursbureaus werken nog met zogenaamde 'commentaarbladen' (dit zijn Excel-documenten waarin voor elk document commentaar en uitleg is opgenomen). Het vinden van welke opmerking bij welk document hoort, is nog steeds handwerk. Bijvoorbeeld; dit maakt het maken van voorbladen voor documenten (die nodig zijn om ze te archiveren) tijdrovender dan nodig is” 

"Het bevat alle metadata die we wilden", zegt Margeretha. “Maar om ze beter te kunnen sorteren en groeperen, hebben we meer metadata nodig: bij welke afdeling van de organisatie hoort dit? Over welke discipline en subdiscipline hebben we het? Wat voor document is het? Dan kunnen we alles opbergen op een manier en plek waar iedereen het altijd kan vinden.” 

Porthos blijft werken met Rapid Circle om het Document Management Platform te verfijnen en te verbeteren, met nieuwe aanbiedingen zoals SharePoint Syntex en Viva Topics om het verwerken van grote hoeveelheden beschikbare, waarneembare en toewijsbare informatie een fluitje van een cent te maken.