OVER JAGERWATER

Jager Water is een staatsbedrijf (SOC) dat drinkwater, afvalwater en gerecycled water levert aan een bevolking die nadert 600.000 mensen in huizen en bedrijven in de regio Lower Hunter.

De uitdaging

In maart 2020 sloot Hunter Water zich aan bij veel bedrijven die vanwege de uitbraak van COVID19 versneld van kantoor naar een externe werkomgeving gingen. Gezien de complexiteit en nieuwe uitdagingen van een thuiswerkcultuur voldeed hun huidige samenwerkingsprogramma, Cisco WebEx, niet langer aan hun zakelijke behoeften.

Onze oplossing

Om een soepele overgang en een hoge acceptatiegraad van gebruikers te garanderen 650 gebruikers, werkte Hunter Water samen met Rapid Circle om Microsoft Teams te implementeren en een effectief training- en verandermanagementplan die de succesvolle overgang naar thuiswerken ondersteunden.

STAP 1: BEPALEN VAN HET MEEST EFFECTIEVE TRAININGSMODEL

Microsoft Teams was het eerste Microsoft 365-product dat bij Hunter Water werd geïmplementeerd, wat betekende dat er een volledige kennisbasis in het hele bedrijf moest worden opgebouwd. Insync werkte samen met Hunter Water om een adoptieplan op maat te ontwikkelen, waarbij in de eerste fase a pilotgroep van 100 personen met de bedoeling om het geleidelijk uit te rollen in het hele bedrijf. De ICT-afdeling werd genomineerd als pilotgroep omdat zij over de vaardigheden beschikten om de technische capaciteiten van het programma te evalueren en interne kennis en capaciteit op te bouwen om het platform te ondersteunen.

Van daaruit werd het adoptieplan opnieuw geëvalueerd en werden focustesten uitgevoerd om de meest effectieve trainingsmethode en het vereiste vaardigheidsniveau in de hele organisatie te bepalen.

FASE 2: OPLEIDING EN BIJSCHOLING VAN WERKNEMERS

Als onderdeel van het adoptieproces is er een breed communicatiekanaal gecreëerd en gemonitord door Insync waar medewerkers al hun vragen over Teams konden stellen.

Naast het brede communicatiekanaal werden er 'drop-in'-trainingen gegeven door Insync, waar medewerkers de kans kregen om eventuele problemen aan te kaarten, of het nu ging om functionaliteit, bewustzijn of bruikbaarheid.

Deze aanpak dreef de inhoud van de sessie en hielp bij het ontwikkelen van vaardigheden in die probleemgebieden. Er werd ook aanvullend trainingsmateriaal verstrekt om deze scenario's voor toekomstig personeel aan te pakken. De trainingen waren zeer succesvol met ongeveer 50 deelnemers per sessie.

DE UITKOMST

De combinatie van flexibele ondersteuning en infuusinformatie hielp om de vaardigheden van Microsoft Teams te versterken en een constant kennisniveau door de hele organisatie.

Hunter Water is begonnen met het proces van terugkeer naar kantoor, met veel van de vergaderruimten die zijn geoptimaliseerd voor WebEx. De organisatie werkt samen met Insync aan hoe ze de resterende werknemers en vergaderruimten kunnen overzetten naar Teams. Er is ook aandacht voor voortdurende ondersteuning en ontwikkeling van vaardigheden, aangezien meer werknemers geïnteresseerd zijn in hoe ze andere Microsoft 365-tools kunnen gebruiken om meer efficiëntie binnen hun functie te creëren.

In december 2020 heeft Hunter Water zich geabonneerd op onze M365 Update-abonnementsservice waarmee organisaties informatie-overload kunnen bestrijden door maandelijks meer dan 500 Microsoft-updates te doorlopen om relevante en bruikbare updates voor elk bedrijf te leveren.

"Op de hoogte blijven van Microsoft-updates is een taak op zich - Insync - een Rapid Circle-bedrijf zoekt uit wat relevant is voor ons en de praktische toepassing voor Hunter Water en vervolgens implementeren we dit in ons wijzigingsplan"

– Amber Mitchell, leider digitale verandering, Hunter Water