Samenvatting van de casestudy

Waipapa Taumata Rau University of Auckland begon aan een driejarig traject om de digitale capaciteiten en mentaliteit van meer dan 300 leiders in hun academische en professionele personeelsbestand te verbeteren. Het Digital Capability and Culture-programma van de University of Auckland, dat werd uitgevoerd in samenwerking met Rapid Circle, begeleidde leiders van het 140 jaar oude instituut om een sprong voorwaarts te maken in de manier waarop ze lesgeven en werken door meer digitale praktijken te omarmen.

Met meer dan 40.000 studenten en 7.000 medewerkers aan de universiteit had het programma de potentie om transformerend te werken. De sleutel tot succes was het leiderschap van de Chief People Officer, de Chief Digital Officer en hun teams. Het geheim? Hun gezamenlijke overtuiging is dat digitale transformatie meer is dan alleen het inzetten van moderne technologie.

Het resultaat? Digitaal bewuste leiders die technologie gebruiken om de impact van hun teams op de ontwikkeling van de volgende generatie universitair opgeleiden te vergroten.

Het Digital Capability and Culture-programma van de Universiteit van Auckland is zowel lokaal als wereldwijd erkend:

• De New Zealand HR Awards erkennen de Universiteit van Auckland voor het opbouwen van sterke leer- en ontwikkelingsmogelijkheden in de digitale ruimte.
• Microsoft's Worldwide Partner Awards erkent Rapid Circle voor haar rol in het mogelijk maken van de University of Auckland om een meer digitaal georiënteerde Employee Experience te leveren.
• Laten we eens kijken naar de uitdagingen, de positieve resultaten en de vooruitzichten voor de academische wereld in de digitale toekomst.

Uitdagingen

De onderwijssector bevindt zich op een kritiek punt. De concurrentie tussen universiteiten om onderzoeksinkomsten, om de beste studenten en om hooggekwalificeerd personeel aan te trekken, wordt nog verergerd door de beperkte overheidsfinanciering en de toenemende verwachtingen van studenten. De verstoring van de COVID-19 pandemie heeft dit vuur alleen maar aangewakkerd.

De Universiteit van Auckland erkende de dringende noodzaak om nieuwe onderwijsmethoden en innovatieve manieren van werken te omarmen om te voldoen aan de eisen van een snel veranderend onderwijslandschap. Verschillende niveaus van digitale competentie onder senior leiders werden echter een grote uitdaging, waardoor effectieve samenwerking binnen teams belemmerde en de realisatie van Taumata Teitei - de visie van de universiteit voor 2030 en het strategisch plan voor 2025 - werd belemmerd. "Wij interpreteren Taumata Teitei als het nastreven van uitmuntendheid, ondanks onzekerheid."

Het overwinnen van deze hindernis vereiste een gezamenlijke inspanning om het vertrouwen en de capaciteiten van leiders te vergroten om technologie te gebruiken voor effectieve betrikkenheid op afstand en naadloos teamwerk.

“Bovendien was het ontwrichtende karakter van technologie in onderzoek en onderwijs een belangrijke overweging. De universiteit probeerde zich snel aan te passen, maar werd toen geconfronteerd met de onvoorziene komst van de COVID-19-pandemie. Deze wereldwijde crisis versnelde de vraag naar connectiviteit op afstand en maakte het nog belangrijker om digitale uitdagingen proactief aan te pakken.
"Wat dit in het verleden heeft belemmerd, is de overvloed aan platforms die in gebruik zijn en de grote variatie in digitale geletterdheid binnen de academische en professionele staf."

Professor John Hosking, decaan Wetenschappen

In deze context is het programma Digital Capability and Culture opgezet ter ondersteuning van de wens van de universiteit om mensen en cultuur mogelijk te maken en een personeelsbestand te ontwikkelen dat klaar is voor de toekomst.

Het programma was gericht op drie zaken:

1. De tekorten in digitale vaardigheden en capaciteiten meten en effectieve leerervaringen ontwerpen om ze aan te pakken
2. Een klimaat van individuele digitale vaardigheid bevorderen
3. Personeel voorbereiden op de toekomst van werk

De universiteit wilde met name het zelfverzekerde en competente gebruik van digitale technologieën vergroten doortoekomstgerichte vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van digitaal faciliteren, samenwerken, informatiebeheer, creativiteit, kritische analyse en adaptief denken.

De universiteit benaderde Rapid Circle voor begeleiding en expertise bij het leveren van de belangrijkste onderdelen van het programma. De ervaring van Rapid Circle in het hoger onderwijs en met name de omgang met leidinggevenden en leiders in universitaire omgevingen werd gewaardeerd, evenals de eigentijdse benadering van Rapid Circle om na te denken over het vergroten van digitale mogelijkheden.

Het programma zelf was ontworpen om gelaagd te zijn, de uitdaging van digitale geletterdheid en vloeiendheid vanuit meerdere invalshoeken te benaderen. Daarnaast was het gebaseerd op bewijs uit zowel de academische literatuur als praktische ervaring van universiteiten en andere organisaties die proberen sterk digitaal leiderschap op te bouwen. De verschillende benaderingen werden door de deelnemers in groepen ervaren naarmate hun cohort vorderde door de verschillende activiteiten.

De methode:

• Vroege reflectieve oefeningen met behulp van de JISC Digital Capability Discovery Tool en het University of Auckland Digital Leader Profile, ontwikkeld als onderdeel van het Digital Capabilities and Culture programma, hielpen individuen om inzicht te krijgen in hun bestaande sterke punten en kansen voor verbetering op het gebied van belangrijke digitale leiderschapskwaliteiten te begrijpen.
• Digital Foundations-workshops boden deelnemers de belangrijkste basiskennis van veelgebruikte communicatie- en samenwerkingstools binnen de universiteit - waaronder Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive - waardoor ze meer vertrouwen kregen in hun dagelijkse werk en in vergader- of samenwerkingsscenario's onder hoge druk.
• De workshops Toegepast Digitaal Leiderschap helpen deelnemers hun reeds sterke leiderschapsvaardigheden te versterken door meer digitale denkwijzen voor besluitvorming, en betrokkenheid te omarmen.
• Groepscoaching leidde de deelnemers naar een gedeeld begrip van oplossingen voor de belangrijkste problemen waarmee veel mensen te maken krijgen bij interdisciplinaire samenwerking - bijvoorbeeld het faciliteren van hybride vergaderingen, informatiebeheerpraktijken, het bouwen van sterke online communities van belanghebbenden en het ontwerpen van geweldige samenwerkingsruimten in Microsoft Teams (met behulp van Rapid Circle's 10P's of Microsoft Teams Design framework).
• 1:1 coaching om specifieke uitdagingen of obstakels te overwinnen waarmee leiders worden geconfronteerd naarmate ze meer digitale manieren van werken omarmen, en om reflectie op hun praktijk te begeleiden.

Positieve resultaten en impact op academici:

Door dit transformatieve project heeft de universiteit resultaten bereikt die een positieve invloed hadden op academici en de instelling. Door het initiatief voor het verbeteren van de digitale capaciteit af te stemmen op haar strategische doelen, kreeg de universiteit grip op hun Taumata Teitei-visie. Deze strategische focus maakte succesvolle partnerschappen mogelijk met belangrijke belanghebbenden in traditioneel niet-digitale functies en bevorderde de samenwerking tussen het directieteam en leiders in de hele organisatie.

“De toename van digitale mogelijkheden had een grote impact op leiders binnen de universiteit. Ze ontwikkelden een beter begrip van het belang van digitale geletterdheid en de directe invloed ervan op hun rollen en prestaties.
"We zien dat het gebruik van de productiviteitssuite van tools een versnelde stijging kende tijdens het initiële veranderingsprogramma, met een aanhoudende opwaartse trend. We zien ook een groeiend gebruik in andere domeinen van de universiteit, wat ook sterk wijst op de groei in digitale mogelijkheden."

Jason Mangan, Chief Digital Officer

Bovendien zorgde het project voor een cultuur van continu leren onder de deelnemers, waardoor ze zich snel konden aanpassen aan evoluerende technologieën en veranderende prioriteiten.

Toekomstperspectief:

Vooruitkijkend ziet de universiteit een toekomst waarin digitaal vermogen en digitaal leiderschap diep in het DNA van de universiteit verankerd zijn. De Universiteit van Auckland erkent de diversiteit van de instelling en haar rol in de samenleving en begrijpt dat digitale expressie zal verschillen per discipline, afdeling en expertisegebied. Dit wordt afgewogen tegen de uitdagingen van digitale toegang en gelijkheid waar veel studenten en medewerkers mee worstelen buiten de traditionele campusomgeving.

De Universiteit van Auckland streeft naar voortdurende verbetering en anticipeert op het steeds veranderende digitale landschap. Naarmate technologieën zich ontwikkelen en nieuwe digitale uitdagingen ontstaan, wil de universiteit voorop lopen en ervoor zorgen dat ze innovatief onderwijs en onderzoek levert dat studenten en docenten voorbereidt op succes in een digitaal gedreven wereld.

Voor andere universiteiten of grote organisaties die hun digitale leiderschapscapaciteit willen ontwikkelen, geeft Renetta Alexander (Practice Lead Strategic Capabilities) dit advies:
"Plaats alles binnen je strategische doelstellingen. Ik denk dat het heel belangrijk is om een duidelijke visie te hebben over hoe je digitale capaciteitsprogramma die doelstellingen ondersteunt. Dat helpt om te informeren. Door dit te gebruiken bij het betrekken van je leiderschapsteams, geef je de dwingende reden waarom je dit werk opzettelijk moet doen. Vervolgens gaat het erom hen de ruimte en de juiste ondersteuning te geven om hun eigen vertrouwen als digitaal ingestelde leiders te boosten."

Conclusie:

Deze casestudy illustreert de transformerende kracht van het vergroten van de digitale mogelijkheden binnen het hoger onderwijs. Door de uitdagingen direct aan te pakken, heeft de Universiteit van Auckland leiders in het professionele en academische personeel in staat gesteld om te groeien in het digitale tijdperk.

Met een duidelijke visie, strategische afstemming en een toewijding aan continue verbetering, staat de instelling klaar om het voortouw te nemen bij het vormgeven van de toekomst van het onderwijs door middel van innovatie met behulp van technologie. Door digitale mogelijkheden te verbeteren, verbetert de universiteit niet alleen de academische ervaring, maar bereidt ze studenten en docenten ook voor om met vertrouwen door het digitale landschap te navigeren, zich aan te passen en een diepgaand begrip te hebben van de mogelijkheden die technologie biedt voor hun voortdurende succes.