Casestudy - 16 juni 2022

ZorgSaam is een zorggroep met meerdere vestigingen verspreid over Zeeland in Nederland. Fysiek contact met patiënten bleek een uitdaging tijdens de coronaviruspandemie. Daarnaast bevinden veel patiënten zich ver van hun lokale ziekenhuizen in Zeeland. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, realiseerde het ziekenhuis samen met Rapid Circle de mogelijkheid van videoconsulten.

In de loop van drie maanden hebben we een veilig platform ontwikkeld, telehealth genaamd, dat het Elektronisch Patiëntendossier, Microsoft Teams en het patiëntenportaal combineerde. Door telezorg te creëren, konden gezondheidswerkers veilig zorg op afstand verlenen.

Net als de meeste zorgverleners stelde het begin van de coronapandemie in Nederland ZorgSaam voor nieuwe uitdagingen. Hoe blijf je in contact met je patiënten en minimaliseer je tegelijkertijd het risico op een corona-uitbraak? Aanvankelijk vond een deel van de consultaties van de zorggroep telefonisch plaats, maar behandelaars liepen al snel tegen beperkingen aan.

Robin Martens, Adviseur Innovatiebeleid van ZorgSaam, legt de beperkingen van deze telefonische consulten uit: “Persoonlijk contact geeft een holistische kijk op de patiënt en is een belangrijk onderdeel van de zorg. Het is een combinatie van klinische evaluatie en het verhaal van de patiënt die artsen in staat stelt een beslissing te nemen.

Het duurde niet lang voordat het ziekenhuis besloot over te stappen op videoconsulten. Martens legt uit dat implementatie, in plaats van het genereren van ideeën, de echte uitdaging was: “De technologie voor geavanceerd videobellen bestond al, maar hoe zorg je ervoor dat je snel in contact komt met de patiënt? Hoe richt je dit zo in dat er een koppeling is met de patiëntgegevens en hoe zorg je voor een succesvolle medewerkeradoptie?”

INBELLEN VANAF PATIËNTPORTAAL

ZorgSaam schakelde Microsoft partner Rapid Circle in om antwoorden op deze vragen te helpen vinden. Voor de implementatie van videobellen binnen ZorgSaam is een team van vier specialisten samengesteld. Voor het ziekenhuispersoneel werd een koppeling gemaakt tussen het HiX elektronisch patiëntendossier en Microsoft Teams. Voor patiënten is er een koppeling gemaakt tussen het patiëntenportaal van ZorgSaam en Teams. De patiënt logt in op het patiëntenportaal, en kan vervolgens via het aankomende afsprakenoverzicht de video-afspraak aanklikken. Hierna komt de patiënt de virtuele wachtkamer binnen en wordt op de achtergrond Teams opgeroepen, waarna het videoconsult kan plaatsvinden.

Aan de hardwarekant werd een grondige inventarisatie gemaakt van de situatie op de deelnemende afdelingen. Verouderde clients werden vervangen en waar nodig werden webcams geïnstalleerd om videobellen mogelijk te maken. Tegelijkertijd legde het ziekenhuis een voorraad webcams aan, zodat nieuwe deelnemers snel konden worden aangesloten.

EERDERE ERVARING MET VERANDERINGSPROCES CRUCIAAL

Binnen drie maanden na de start van het project was de koppeling klaar voor gebruik. Vervolgens is een pilot gestart waarbij verschillende afdelingen en specialismen betrokken waren.

Martens: “De pilot was verhelderend en liet ons zien dat sommige patiënten mogelijk aanvullende instructies nodig hebben voor de videoconsulten. Wat bijvoorbeeld gebruikelijk was, zoals toegang tot DigiD of een computer met camera en microfoon, is dat – zeker voor oudere patiënten – niet. Om de patiënten daarbij te ondersteunen, hebben we ze vooraf instructies op papier gegeven, zodat ze beter voorbereid waren op een videoconsult.”

Tijdens de pilot hebben we gebruikers geholpen door personeel beschikbaar te hebben voor alle vragen over de videoconsultaties.

Martens: “Hier was de rol van Rapid Circle, die ruime ervaring hebben met dit soort projecten in de zorg, cruciaal. Naast de technische kennis hebben ze ons als organisatie ook begeleid bij de uitrol en ons voorbereid op eventuele vragen. Daardoor verliep het hele adoptieproces heel soepel.”

GOED BEELD EN GELUID BLIJVEN AANDACHTSPUNTEN

Na de pilotfase is de laatste hand gelegd en zijn er honderden videoconsultaties uitgevoerd. 

Martens: “Het hangt van het medisch specialisme af in hoeverre de consulten op grote schaal worden ingezet. In de kindergeneeskunde worden bijvoorbeeld gewicht, lengte en bloeddruk standaard gemeten, dus een fysiek bezoek heeft de voorkeur. Maar in de medische psychologie is dit minder een probleem, waar videoconsulten waarschijnlijker zijn. Beeld en geluid zijn nog steeds belangrijke aandachtspunten. Als die van goede kwaliteit zijn zien we vaak dat het overleg ook door beide partijen als prettig en nuttig wordt ervaren. Zodra dat minder wordt, merken we dat dit ook direct een knelpunt is. Helemaal voorkomen kunnen we het niet, omdat we geen invloed hebben op de apparatuur en internetverbinding van de patiënten, maar we hebben ervoor gezorgd dat de infrastructuur aan onze kant geen beperkende factor meer is.”

Door de versoepeling van de coronamaatregelen is het aantal videoconsulten licht gedaald, waarmee het ziekenhuis rekening heeft gehouden.

“Dit geeft aan dat zowel de specialisten als de patiënten het videoconsult als een waardevolle aanvulling blijven zien. In het dunbevolkte gebied waarin wij actief zijn, moeten sommige patiënten ver reizen voor een afspraak. Een videoconsult kan uitkomst bieden. Daarnaast eisen zorgverzekeraars dat 25 procent van onze consulten de komende jaren telefonisch of videoconsulten zijn. ZorgSaam heeft een solide basis en als de vraag van patiënten, zorgverleners of zorgverzekeraars toeneemt, kunnen we die eenvoudig opschalen.”