18 februari 2020

Aanbieder voor geestelijke gezondheidszorg, Arkin, wilde een vermindering van de administratielast en betere interne samenwerking. Zodra het IT-team Microsoft Teams zag, waren ze direct enthousiast. Dit zou écht de organisaties met elkaar onderling verbinden. Inmiddels werkt het merendeel van de organisatie met Teams. Het resultaat is betere samenwerking tussen medewerkers en de verschillende teams, minder reistijd en administratie. Die tijdsbesparing leidt tot meer aandacht en zorg voor de cliënten. Hoe Teams bijdraagt aan minder regeldruk in de gezondheidszorg. Een klant case beschrijving.

WAAROM KIEST ARKIN VOOR TEAMS?

Om optimale zorg te kunnen leveren, is het belangrijk dat de projecten en back office efficiënt (samen)werken. Gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers was de belangrijkste vereiste voor het IT-team van Arkin ten aanzien van Teams. Simpelweg omdat medewerkers het anders niet gaan gebruiken. Dat Microsoft Teams gebruiksvriendelijk is, blijkt inmiddels wel uit het gebruik ervan in de praktijk. Medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen, vanaf elk device. Ze hebben direct toegang tot de benodigde documenten en kunnen onderling veel sneller en efficiënter communiceren via de chat.

Kortom, Teams fungeert als het centrale platform, waarop alle medewerkers werken. Precies zoals de directie het voor ogen had.

AANPAK VAN HET PROJECT

Voor een soepele overgang, kiest Arkin in samenwerking met Rapid Circle voor een migratie per (zorg)team. Een uitgebreid adoptieprogramma en persoonlijke begeleiding per team helpt medewerkers om snel te wennen aan het nieuwe systeem. Deze persoonlijke begeleiding is belangrijk, omdat dit ervoor zorgt dat Microsoft Teams écht helpt de medewerkers op een afdeling efficiënter te werken. Waardoor er meer tijd over blijft voor de primaire werkzaamheden.

BETROKKENHEID, WERKSCENARIO'S EN CONFIGURATIE

Als kick-off bezoekt daarom een IT-projectmedewerker van Arkin elk team om te vragen hoe het team werkt, wat zij nodig hebben en waar kansen liggen. Vervolgens wordt Teams ingericht aan de hand van dit werkscenario en de bijbehorende wensen en eisen. De nieuwe Teams-omgeving voelt hierdoor direct vertrouwd, ook omdat bijvoorbeeld de mappenstructuur gelijk. Medewerkers kunnen dus na de migratie direct aan de slag.

EVALUATIE

Een maand na de migratie komt het projectteam van Arkin nog een keer terug om te evalueren en om eventueel extra ondersteuning en praktische tips te geven. Uit de ervaring blijkt dat door deze terugkomsessie veel extra winst behaald wordt. Bijvoorbeeld door uit te leggen hoe het communiceren via de chat veel tijd bespaart. Of hoe je eenvoudig kan samenwerken in een document. Medewerkers ervaren op die manier al snel hoe Teams hen ondersteunt in hun dagelijks werk.

VANUIT TEAMS DIRECT BIJ BELANGRIJKE ZORGDOCUMENTEN

Zorgmedewerkers moeten heel snel specifieke vastgestelde zorgdocumenten kunnen raadplegen zoals zorgprotocollen, zorghandleidingen en formulieren. Omdat zorgmedewerker alles vanuit Teams kunnen en willen doen heeft Rapid Circle een Power App ontwikkeld die alle gestructureerde documenten vanuit SharePoint eenvoudig doorzoekbaar aanbiedt binnen Teams. Medewerkers kunnen op verschillende manieren zoeken, bijvoorbeeld op zoekwoord, thema of type document. Hierdoor zijn ze snel bij de juiste informatie. Omdat het vastgestelde documenten zijn, weten ze altijd zeker dat ze de juiste informatie voor zich hebben.

GRIP OP BEHEER

Om Teams behapbaar te maken voor het beheerteam en de organisatie, wordt Teams geautomatiseerd uitgerold, op basis van kostenplaats, zorgteam of project. Zo houden ze grip op de omgevingen en kunnen ze het beheer goed regelen. Rapid Circle heeft de uitrol zo ingericht dat medewerkers automatisch (en eenvoudig) toegevoegd worden aan het (zorg)team waar ze voor werken. Ook worden ze automatisch weer verwijderd als ze het team verlaten. Zelfs voor één dag is dit mogelijk en dit kost geen extra werk. Nieuwe medewerkers kunnen dus ook direct aan de slag, zonder ‘onboarding’ tijd. Zeker voor een organisatie met veel flexwerkers, scheelt dit veel tijd in beheerwerkzaamheden en administratie. Voor een zorginstelling als Arkin is het belangrijk dat ze erop kunnen vertrouwen dat de juiste mensen toegang hebben tot voor hen relevante informatie. Deze gekozen provisioning garandeert een veilig systeem met weinig administratie en dus wordt de kans op fouten enorm verminderd. Belangrijk voor een zorgorganisatie, die werkt met veel gevoelige informatie, en die moet voldoen aan de GDPR. Naast automatisch uitgerold en beheerde Teams-omgevingen, kunnen medewerkers ook zelf een Teams aanvragen. Deze wordt uitgerold op basis van een standaardtemplate, medewerkers mogen vervolgens zelf functionaliteiten toevoegen. Ook deze omgeving wordt eenvoudig beheerd door de ICT-afdeling, zonder extra werkzaamheden. Gemakkelijk en efficiënt.

RESULTAAT

De zorgmedewerkers van Arkin zijn enthousiast over Teams, vooral omdat het heel intuïtief werkt. En tevreden medewerkers zijn productieve medewerkers! De beheerorganisatie is enthousiast over Teams omdat ze eenvoudig meer grip en meer overzicht hebben. En tegelijk efficiënter kunnen werken omdat zoveel mogelijk is geautomatiseerd. Alles wordt beheerd vanuit een gedegen governance structuur.

Concrete resultaten na de implementatie zijn onder andere:

1. Centrale toegang tot documenten. Documenten zijn altijd en overal te benaderen, en gemakkelijk te delen. Met de op maat gebouwde Power Apps hebben medewerkers direct toegang tot relevante (zorg) protocollen, procedures en handleidingen, die ze kunnen zoeken op onderwerp of per instantie.
2. Snelle en eenvoudige communicatie. Zorgteams gebruiken de chat voor overleg, bijvoorbeeld het ruilen van diensten, maar ook voor dagelijkse overdracht die niet in het ECD kan.
3. Betere samenwerking. Medewerkers vinden dat ze door Teams veel gemakkelijker in contact komen met anderen en team overstijgend kunnen overleggen. Multidisciplinaire overleggen zijn eenvoudiger in te plannen omdat iedereen vanaf locatie kan inbellen. Het vinden en in contact komen met een collega met een bepaalde expertise is toegankelijker geworden met Teams. Kortom, het creëert meer verbinding binnen de gehele Arkin-organisatie.
4. Kortere reistijd. Arkin heeft veel verschillende vestigingen binnen en buiten de stad Amsterdam. Heen en weer fietsen tussen die locaties kost veel tijd. Dankzij Teams kan er meer online worden overlegd en is de reistijd zichtbaar afgenomen.
5. Werkwijze sluit aan bij de nieuwe generatie De jonge medewerkers zijn gewend om te communiceren via korte berichten. Omdat dit aansluit bij hun voorkeur, bindt Arkin met deze werkwijze de nieuwe generatie aan zich.
6. Minder administratielast. Arkin streeft actief naar minder administratielast. Teams zorgt ervoor dat medewerkers efficiënt, overal, op elk device bij alle documenten en informatie kunnen. Hierdoor is er minder administratie voor medewerkers, ervaren zij minder werkdruk en kunnen zij meer tijd besteden aan patiënten thuis.

TOEKOMST

Samen met Rapid Circle bouwt Arkin Microsoft Teams steeds verder uit. Zo is er een succesvolle pilot uitgevoerd met een door Rapic Circle ontwikkelde servicebot. Aan deze chatbot kunnen medewerkers een supportvraag stellen. Vanwege het succes zal deze servicebot binnenkort organisatiebreed beschikbaar komen.

Doordat Arkin steeds meer functionaliteit toevoegt, wordt Teams steeds rijker en krijgt het een centralere rol. Er wordt nu zelfs al nagedacht of het medewerkersportaal nog wel bestaansrecht heeft. Teams heeft alles namelijk al in zich, dus waarom zou Arkin nog een medewerkersportaal daarnaast nodig hebben?

MINDER ADMINISTRATIE, BETERE ZORG

Naast de eigen medewerkers, zijn het uiteindelijk de cliënten van Arkin die baat hebben bij de efficiëntere samenwerking en de verminderde lastendruk. Dankzij Microsoft Teams is er meer tijd en aandacht voor de zorg en overleg met het netwerk rondom de cliënt. Dit is goed nieuws, vond ook de NOS!