Documentcontrolesysteem voor Porthos: hoe verbeterde samenwerking CO2-afvang dichterbij brengt
Af en toe komt er een project voorbij waar je bijzonder trots op bent. Het Document Management Systeem (DMS) voor Porthos is zo'n project. Door te adviseren over de opbouw van een systeem dat ervoor zorgt dat honderden mensen in een complex samenwerkingsnetwerk altijd de juiste versie hebben van de duizenden documenten die ze dagelijks gebruiken, helpen we Nederland bij het behalen van de klimaatdoelen.
Power Automate
Efficiëntie verbeterd, fouten geminimaliseerd
Azure Active Directory
Vertrouwelijkheid verzekerd: gescheiden toegang
7 oktober 2021 

Porthos, een samenwerking tussen Energie Beheer Nederland (EBN), Gasunie en het Havenbedrijf Rotterdam, wil vanaf 2024 starten met de opslag van kooldioxide, het belangrijkste broeikasgas, in lege gasvelden op ruim 3 km onder de Noordzeebodem. Dit is cruciaal om de Europese klimaatdoelstellingen te halen. We spreken met Margaretha Boxem, Document Controller bij Porthos, Myrna Fraters, Communications Officer bij Porthos, en onze consultant Just Spoor, die aan het project werkte.

Even wat achtergrondinformatie: “We zijn bij het project betrokken geraakt omdat EBN al jaren klant is bij Portiva en nu bij Rapid Circle. De samenwerking begon met de bouw van een eenvoudige SharePoint-site. Van daaruit groeide de vertrouwensrelatie, waardoor we voor Porthos konden adviseren over het systeem.”

Samenwerking puzzel

De samenwerking tussen veel verschillende partijen (naast de drie moederbedrijven zijn ook de bedrijven die de CO2 gaan leveren en veel onderaannemers betrokken) is de kracht, maar ook de uitdaging van Porthos. Myrna beschrijft de situatie: “Het hele team van Porthos bestaat uit zo'n 130 mensen. De kerngroep bestaat uit circa 40 mensen die fulltime op Porthos werken. Daarnaast zijn er veel collega's die parttime, tijdelijk of af en toe bij het project betrokken zijn.” Naast dit interne personeel zijn er ook veel externe partijen die bijdragen of specifieke technische taken uitvoeren.

Centraal en veilig

De belangrijkste documenten die binnen Porthos worden gedeeld, zijn technische tekeningen, waar het project zich in eerste instantie op richtte. Deze tekeningen moeten altijd in de juiste versie beschikbaar zijn, anders gaat er iets mis. Het is echter ook uiterst belangrijk dat ze alleen worden gezien door degenen die bevoegd zijn om ze te bekijken. Het gaat vaak om vertrouwelijke, concurrentiegevoelige materialen en onderaannemers en klanten stellen het niet op prijs als deze in verkeerde handen terechtkomen. Porthos hecht in ieder geval veel belang aan veiligheid en scheiding om te voorkomen dat informatie in verkeerde handen valt. Deze strenge beveiligingseisen waren in het bestaande systeem lastig te realiseren omdat de drie SharePoint-omgevingen van de moederbedrijven naast elkaar gebruikt werden. Er was behoefte aan een centraal, veilig documentbeheersysteem dat alle documenten kon beheren, de juiste metadata kon opslaan en een centrale plek kon zijn voor versiebeheer en publicatiebeheer. Een systeem dat naast technische documenten ook notulen, brieven, e-mailwisselingen en al het andere dat relevant is voor de bedrijfsvoering, vergunningaanvragen en andere processen beschikbaar en vindbaar maakte.

Rol van advies

Het team koos ervoor om de omgeving van EBN als basis te gebruiken. Verklaart deze keuze maar eens: “Er was al een veilige, volwassen SharePoint Online-implementatie waar in de jaren ervoor goed over nagedacht was.” Op basis hiervan heeft Porthos de metadatastructuur ingericht en alle workflows die horen bij de verschillende beheerprocessen. Veel foutgevoelig handmatig werk kan op deze manier worden geautomatiseerd, waardoor de kwaliteit van processen, metadata en documenten sterk verbetert.

Just zegt: “We waren vooral aanwezig in een adviserende rol en veel van de uitvoering lag dan ook bij Porthos zelf. Wel hebben we wekelijks voortgangsbesprekingen bijgewoond en de achterstand bekeken. Dankzij de korte communicatielijnen en goede sfeer konden we samen meestal snel tot een goede beslissing komen.”

“ER WAS AL EEN VEILIGE, VOLWASSEN SHAREPOINT ONLINE IMPLEMENTATIE DIE IN DE VOORGAANDE JAREN DOORDACHT WAS.”

Minder fouten, meer snelheid dankzij Power Automate

Als je processen en procedures goed hebt gedocumenteerd en alle metadata op orde hebt, kun je beginnen met het automatiseren van processen. Controleren, goedkeuren, onder versiebeheer brengen, archiveren: het is allemaal gekoppeld aan vaste workflows in het nieuwe systeem. Zo weten de documentbeheerders bij Porthos zeker dat elk document het juiste proces doorloopt en de gedeelde documenten worden goedgekeurd en de juiste versie hebben. Margaretha zegt: “We kunnen honderden documenten tegelijk verwerken. Dat was handmatig niet mogelijk. Bovendien is de foutgevoeligheid zo veel lager.”

Een andere functie die veel voordelen oplevert, is de Document Status List. Margaretha legt uit hoe dat werkt: “Als 20 aannemers allemaal 50 documenten moeten aanleveren, dan wil je van ze allemaal in één keer de status kunnen zien en welke versie je nodig hebt. Door automatisch statuslijsten te genereren, kunnen we dat doen en kunnen we aannemers ook een bericht sturen als we iets missen.”

Beveiliging, versiebeheer en de menselijke factor

Door de gekozen aanpak was de technische beveiliging van het systeem geen grote uitdaging. Just legt uit: “We werken binnen de EBN-omgeving, dus we rijden mee met hun beveiliging, die is uitstekend. Multi-Factor Authentication (MFA) is daar bijvoorbeeld standaard. Met Azure Active Directory hebben we alles zo afgeschermd dat klanten en leveranciers elkaars documenten niet kunnen zien.”

Een aanzienlijk deel van de beveiliging hangt echter ook af van verantwoord menselijk gedrag. In het begin gebeurde het verzenden van documenten via e-mail nog, dus werd er veel geïnvesteerd in training. Het bleek dat niet alleen beveiliging, maar ook het werken met versiebeheer grotendeels een bewustwordingskwestie was. Veel van de mensen die voor Porthos werkten, waren niet bekend met het strikte versiebeheer dat nodig is voor dit soort uiterst complexe technische projecten. “Ze denken dat het heel moeilijk is, maar dat is het helemaal niet. Daarom hebben we trainingen georganiseerd”, legt Margaretha uit.

Ook externe medewerkers kunnen aan de trainingen deelnemen omdat het essentieel is dat zij goed omgaan met het systeem en de procedures. Er zijn uitgebreide handleidingen voor onderaannemers over het aanleveren van documenten. Naast de trainingen zijn er instructievideo's en handleidingen in PowerPoint- en pdf-formaat. Het resultaat is dat iedereen nu weet waar het systeem voor dient, hoe het werkt en waar je met vragen terecht kunt.

“MET AZURE ACTIVE DIRECTORY HEBBEN WE ALLES ZO AFGESCHERMD DAT KLANTEN EN LEVERANCIERS ELKAARS DOCUMENTEN NIET KUNNEN ZIEN.”

Communicatie en een nieuw intranet

Het bouwen van een nieuw intranet was niet noodzakelijk een doel van dit project. Maar naarmate het werk aan het DMS vorderde, ontstond er steeds meer behoefte aan een intranet voor interne informatie en communicatie.

Myrna, verantwoordelijk voor de communicatie op dit gebied, legt uit: “We hadden al een SharePoint-pagina met intern projectnieuws en links naar nuttige projectinformatie. Maar naarmate het project en het team groeiden, werd die pagina rommeliger en minder gestructureerd. De behoefte aan een echt intranet werd ook aangewakkerd door werken op afstand tijdens de pandemie. Dus ook dat hebben we aangepakt. Het nieuwe intranet ziet er mooi en professioneel uit. We hebben de informatie beter geordend met een pagina per onderwerp, zodat je snel de juiste informatie kunt vinden. We zorgen voor meer verbinding, ook met mensen die op afstand werken of niet volledig toegewijd zijn aan Porthos.”

porthos
porthos2

Een echte toegewijde omgeving

Dat de Porthos-omgeving tot nu toe te gast is geweest bij de EBN SharePoint brengt ook beperkingen met zich mee. Er is geen aparte Porthos-tenant en nog niet iedereen heeft een “porthosco2.nl”-e-mailadres. Voor online samenwerking worden daarom meestal de omgevingen van de moederorganisaties gebruikt. Sommige teams hebben ook hun eigen samenwerkingsomgevingen ingericht. Margaretha: “Daar hebben we weinig zicht op en we zijn er nog niet echt mee bezig. Het belangrijkste voor mij is dat de documenten allemaal op de juiste plek staan en in één omgeving blijven.”

Voegt toe: “De ambitie is om een eigen huurder op te richten, zodat iedereen ook een Porthos-e-mailadres krijgt. Dit zal het veel gemakkelijker maken om Teams uiteindelijk uit te rollen. Als je een eigen omgeving hebt, wordt samenwerken nog makkelijker en kun je e-mail grotendeels elimineren. Op de Porthos-portal kan iedereen precies zien wat de status van documenten is en welke taken er openstaan.”

Vooruit kijken

Het project is succesvol en het systeem wordt intensief gebruikt. Hierdoor vragen gebruikers automatisch om meer functionaliteit en groeit het SharePoint-project. Maar ook de bestaande functies kunnen hier en daar worden verbeterd. Margaretha zegt: “De zoekfunctie van SharePoint is nogal, nou ja… weerbarstig. We zijn op zoek naar een manier om het zoeken te verbeteren, vooral tussen verschillende collecties.”

Een ander punt dat nog moet worden aangepakt, is het werken met commentaren. Ingenieursbureaus maken nog gebruik van zogenaamde “commentaarbladen”: dit zijn Excel-documenten waarin voor elk aangeleverd document commentaar en toelichting is opgenomen. Het is nog steeds een handmatig proces om te achterhalen welke opmerking bij welk document hoort. Dit maakt taken zoals het maken van voorbladen voor documenten, die nodig zijn om ze te archiveren, tijdrovend.

"Alle metadata die we wilden, zit erin", zegt Margaretha. “Maar om nog beter te kunnen sorteren en groeperen, hebben we meer metadata nodig: tot welk onderdeel van de organisatie behoort het? Om welke discipline en subdiscipline gaat het? Wat voor soort document is het? Dan slaan we alles op, zodat iedereen het altijd terug kan vinden.”

Naast Myrna, Margaretha en Just bestond het projectteam aan de kant van Porthos Documentenbeheer uit Madonice Queeley, Arian de Koning en Maria Furtado. Vanuit Rapid Circle waren naast Just ook Lucy de Boer en Edaine Bernadina betrokken.

Porthoscase IMG 0745
Porthoscase IMG 02.jpeg 2

Gerelateerde succesverhalen

Bijpassende content
Ben jij klaar voor de volgende stap?

Geïnspireerd?

Laten we samen kijken hoe we jouw organisatie kunnen transformeren

Plan nu een kennismakingsgesprek

Plan nu een kennismakingsgesprek

Door op "Verzenden" te klikken, ga je akkoord met ons Privacybeleid. Deze pagina wordt beschermd door reCAPTCHA en is gebaseerd op die van Google Servicevoorwaarden en Privacybeleid.