Samenvatting van de casestudy

De laatste vernieuwing van het wagenpark van Essential Energy vond meer dan vier jaar geleden plaats en met 3100 medewerkers (kantoor en buitendienst) is dit een omvangrijk project voor hun IT-team. Omdat veel van hun werknemers op afstand werken, was het herhalen van de vorige persoonlijke, arbeidsintensieve vernieuwing geen haalbare optie.  

Het Essential Energy-team kwam met een vernieuwd fleet refresh-concept en schakelde Rapid Circle in om te helpen bij het bouwen van een Power Platform-product, gebruikmakend van hun bestaande stack en licenties. Dit stelde medewerkers in staat om zichzelf te bedienen.

Eenmaal uitgenodigd, kunnen medewerkers op basis van hun geïdentificeerde persona's hun nieuwe apparaat kiezen en thuis laten bezorgen. De app automatiseert vervolgens het wissen van gevoelige gegevens en helpt bij het organiseren van de terugkeer van hun oude apparaat, terwijl het IT-team tijdens het proces inzicht en actuele rapportage krijgt.

Klantenprofiel

Essential Energy is een staatsbedrijf in NSW dat verantwoordelijk is voor het bouwen, exploiteren en onderhouden van het grootste elektriciteitsnetwerk van Australië en het leveren van essentiële netwerkdiensten aan meer dan 885.000 huishoudens en bedrijven in New South Wales en delen van Zuid-Queensland.

We interviewden Chris Thompson, eTech en Customer Services Manager van Essential Energy, de eigenaar van dit project, om zijn ervaring te delen bij het maken van The Fleet Refresh App, voor deze casestudy.

Uitdaging

In 2022 identificeerde Essential Energy de noodzaak om te beginnen met het vervangen van 2.200 laptops in de hele organisatie. Hun IT-team heeft veel ervaring met het vernieuwen van het wagenpark en upgradet apparaten altijd proactief vóór het einde van hun levensduur om downtime te voorkomen, met een bestaand werkproces.  

Voorheen regelden IT-aannemers afspraken met individuen, soms op afgelegen locaties, waarvoor vaak reizen en accommodatie nodig waren. Of het personeelslid zou naar kantoor moeten reizen en de tijd nemen om hun apparaat te laten wissen en vervangen, wat door velen werd gezien als een verstoring van hun productiviteit.  

Terwijl dit proces werkte, waren er problemen zoals:    

• Vertragingen veroorzaakt door e-mails die niet zijn afgehandeld, verwarrend voor anderen die bij het proces helpen    
• Gebrek aan tracking-zichtbaarheid voor apparaten  
• Handmatige statusrapportage, en
• Vertrouwen op handmatige e-mailherinneringen en oproepopvolgingen  

Met het initiële concept en de vereisten in gedachten gingen Chris Thompson en Andrew Barrett (Customer Relationship Manager bij Rapid Circle) aan de slag om een A-team op te bouwen.

Het Rapid Circle-team is strategisch gevormd en de toegewezen specialisten zijn gekozen om het bestaande team van Essential Energy aan te vullen, waardoor beide teams tijdens het project hun sterke punten kunnen benutten. 

“Het voelde meteen als een goede match, om hier samen aan te werken. De ervaring en bandbreedte die wij misten, kon Rapid Circle met de kennis van M365, Power Automate en SharePoint Listings binnenhalen en op basis van ons concept met een oplossing komen”   

– Chris Thompson

Oplossing

De samenwerking kreeg kracht tijdens veel heen en weer tussen het Essential Energy-team en de Rapid Circle Microsoft-specialisten, waarbij het iOS-idee op de plank lag en een nieuw idee rond het gebruik van SharePoint en Power Automate ontwaakte. Een agnostische oplossing die op elk apparaat zou werken, die ook hun huidige Microsoft-licenties zou gebruiken, wat direct kosten bespaart.  
 
Naarmate het idee groeide en evolueerde, namen ook de vereisten toe, terwijl het Essential Energy-team feedback en begrip kreeg over verdere beperkingen en gebruikersfactoren waarmee ze rekening moesten houden, terwijl ze gebruik maakten van de technologie die ze in hun huidige stack hadden. 

“Agile is een sleutelwoord dat ik zou zeggen rond de opdracht. De vereisten evolueerden en tot eer van Rapid Circle evolueerden ze mee met de vereisten. Er was een sterk projectschema, maar het was flexibel, dus we hebben een paar dingen verschoven om mijlpalen te behalen, en er was flexibiliteit rond de levering, waardoor we uiteindelijk een geweldig product hebben gekregen.”   

– Chris Thompson

Hoe het werkt:  

1.  Medewerkers werden via een e-mail uitgenodigd voor de fleet refresh-app, waarmee de portal wordt geopend.   
2.  De app herkent hun werkpersoonlijkheid op basis van hun rol en geïdentificeerde behoeften en laat ze zien welke apparaten voor hen beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld 3-4 soorten Dell laptops in maten van 13'' – 15''.   
3. De werknemer kiest zijn toestel, geeft een afleveradres op en wacht op de aankomst. Overal kunnen ze tracking bekijken om te zien waar het is en wanneer het zal aankomen.
4.  Zodra het apparaat arriveert, leidt het portaal hen door de installatie en automatiseert het wissen van het oude apparaat, en helpt vervolgens bij het organiseren van de terugkeer van het oude. Dit proces kan op elk moment worden onderbroken, zodat het personeelslid kan werken, belangrijke vergaderingen kan houden en kan bellen terwijl het nieuwe apparaat wordt opgestart, waardoor de impact op hun dag wordt geminimaliseerd.     
5.  Dat is het. Het nieuwe apparaat is ingesteld en de medewerker kan met plezier werken vanaf zijn nieuwe apparaat. Het IT-team heeft op elk punt van het proces gegevens ontvangen, waardoor hun rapportage up-to-date blijft, waardoor ze de incidentele medewerker die mogelijk extra hulp nodig heeft, beter kunnen ondersteunen.

 
De apparaten worden opgehaald door hun apparaatpartner, wat een rendement op de investering oplevert, en het personeel kan hun favoriete apparaat terugkopen tegen een eerlijke prijs, onderhouden, in goede staat en onder garantie. 

"Het is je toevertrouwd om thuis te werken, en nu is het je toevertrouwd om je eigen apparaat te kiezen, het in te stellen op een tijdstip dat jou uitkomt en het ook op tijd terug te sturen."   

– Chris Thompson

Samen in een leerproces

Het team van Essential Energy en Rapid Circle is ongelooflijk trots op de resultaten van dit project. 

Deze ronde van de vlootvernieuwing is vlot verlopen, met slechts een paar drukbezette mensen die het proces nog moeten voltooien, en dankzij geweldige, up-to-date rapportage weet het IT-team precies wie ze zijn.   

"Het is goed nieuws voor ons team, we hebben geen negatieve feedback ontvangen over de app-ervaring en mensen vonden het heel gemakkelijk te gebruiken, wat onze belangrijkste focus was."   

– Chris Thompson

De vernieuwing van het wagenpark is nog niet voorbij, de volgende stap in de vernieuwing is het vervangen van alle veldapparaten en monitoren, dus er komt nog een klein project met Rapid Circle om de aanpassingen aan de app te maken voor het laatste deel van dit project. Gelukkig is de app oorspronkelijk met dit in gedachten gebouwd, waardoor hij flexibel blijft voor alle toekomstige vlootvernieuwingen, met veel potentieel om hem te ontwikkelen voor meer voordelen.    

"Al het werk dat we met Rapid Circle hebben gedaan, is gericht op toekomstige planning." 

– Chris Thompson

De efficiëntie die het nieuwe proces oplevert, is een voordeel voor de werknemers van Essential Energy en vooral voor hun klanten, en zorgt voor minimale uitvaltijd van werknemers en geen verspilling.

Belangrijkste verbeteringen:  

• Geplande apparaatvernieuwingen maken, distribueren en volgen voor groepen werknemers   
• Gegevensinvoer vindt plaats in de app, waarbij de status automatisch wordt bijgewerkt   
• Apparaten worden nu rechtstreeks van de leverancier naar de werknemer verzonden   
• Medewerkers kunnen het nieuwe apparaat instellen via prompts, checklists en instructiegidsen   
• De app zorgt ervoor dat alle stappen worden doorlopen en niets wordt gemist, zoals het wissen van een apparaat   
• Er zijn automatische herinneringsprompts voor de eindgebruiker om zijn apparaat te wissen   
• Gegevens over het einde van de levenscyclus van het apparaat, bijvoorbeeld de status van geretourneerde oude apparaten    
• Beheerders kunnen informatie over middelen, planningen, locaties en gebruikers zoeken en wijzigen    

Aanbeveling

Wat een overweldigend succes! De opnieuw ontworpen Fleet Refresh Portal-oplossing van Essential Energy heeft hen in staat gesteld het obstakel te overwinnen om apparaten zonder vertraging naar hun externe personeel te krijgen.

"Rapid Circle's kennis van de Microsoft-ruimte en hun specialisten maakten het mogelijk om onze visie te realiseren en moderne manieren van werken te bieden."

"Het is duidelijk dat Rapid Circle wilde dat dit project een succes zou worden, dat het product op tijd zou worden opgeleverd en dat het succesvol zou worden geïmplementeerd,"
"We hebben elk vakje aangevinkt, de kosten van een project verlaagd, de gebruikerservaring verbeterd, het project op tijd opgeleverd, automatisering, tijdsbesparing en een robuust proces in de toekomst." 

"Het is iets vereenvoudigd dat meestal een pijnlijk proces is waar niemand elke vier jaar naar uitkijkt, en het is herhaalbaar, kan gemakkelijk worden bijgewerkt en de gebruikerservaring was eenvoudig."    

- Chris Thompson