Samenvatting

Met een snelle toename van de bevolking in de regio Gympie, erkent men de potentiële uitdagingen die zich in de toekomst kunnen voordoen. Om deze groeiende community effectief te bedienen, heeft de Gympie Regional Council besloten om proactief te investeren in zijn IT-infrastructuur.

Gympie Regional Council, een groot project van meer dan vier jaar, voerde in samenwerking met Rapid Circle het ambitieuze project uit, met als opmerkelijke mijlpalen de overstap van on-premise reliance, de overstap van hun identiteit naar de cloud, de overstap van Skype for Business naar Microsoft Teams en on-premise bestanden naar SharePoint.  

Dit grote project had gevolgen voor zo'n 550 werknemers en als onderdeel van deze upgrade van de technologische infrastructuur werd er ook een programma voor change management en training uitgevoerd voor alle afdelingen van de gemeente om elke werknemer te helpen de meeste productiviteitsvoordelen te halen uit hun investering in de M365-suite. 

Achtergrond

Gezegend met het beste wat Queensland te bieden heeft, strekt de regio Gympie zich uit van idyllische kustplaatsjes tot landelijke gebieden in het binnenland. Met minder dan twee uur rijden naar Brisbane, slechts 45 minuten naar Noosa en enkele van de meest betaalbare woningen in Queensland, is het geen verrassing dat de bevolking de afgelopen jaren aanzienlijk is gegroeid.  

Gympie Regional Council bestaat uit hardwerkende, toegewijde werknemers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de regio's, zoals: water- en afvalwaterinfrastructuur, meer dan honderd parken, bijna 3000 km wegen en klantenservice voor meer dan 50.000 inwoners. De gemeente heeft ongeveer 550 werknemers, waarvan er driehonderd een administratieve of bureaugebonden functie hebben, terwijl de rest buitenwerkers zijn die de openbare infrastructuur van het gebied ondersteunen.  

Als bewijs van de levensstijl van Gympie en de fantastische werkcultuur van de gemeente interviewden we twee belangrijke betrokkenen bij het project die een zeer indrukwekkende ambtstermijn hebben. Peter Bailey, coördinator ICT Operations, die al 27 jaar bij Gympie Regional Council werkt en Kristy Mitchell, medewerker organisatieverandering en communicatie, die al 16 jaar bij Gympie Regional Council werkt. 

Uitdaging

De IT-infrastructuur van Gympie werd, net als die van veel regionale gemeenteraden, geconfronteerd met uitdagingen als gevolg van verouderde technologie. Net als veel andere lokale overheidsinfrastructuur draaide Gympie Windows 10 en werd het beheerd via SCCM en traditioneel on-premises groepsbeleid.  

Dagelijkse technologische problemen leidden tot communicatieproblemen en afdelingssilo's. De administratieteams maakten bijvoorbeeld gebruik van Skype for Business, draaiden Windows 10 met 2016 Office en gebruikten voornamelijk nog desktopcomputers. Aan de andere kant stonden de buitendienstmedewerkers voor een andere uitdaging. Hoewel velen e-mail hadden ingesteld, gebruikten ze het niet, waardoor het moeilijk was om een teamlid te bereiken als ze op locatie waren, wat leidde tot de afhankelijkheid van het bellen naar persoonlijke apparaten.  

Hoewel een telefoontje gemakkelijk is, kan het tijdverspilling zijn, legt Kristy uit: "Iedereen bellen was tijdverspilling, want als je een bericht moet doorgeven aan een groep, moet je zes keer bellen om ze allemaal te bereiken." 

Er waren in het algemeen veel problemen, alleen al met het uitvoeren van de basisprincipes. Je dagelijkse taken waren moeilijker dan nodig. Communicatie was moeilijker. Je had sporen van gesprekken in e-mails die je niet kon terugvinden. Dit maakte het werken in verschillende programma's moeilijk, omdat je naar veel verschillende gebieden en stations moest gaan om de juiste informatie te vinden. We wisten dat we de ruimtes waarin we werkten opnieuw moesten indelen en iedereen weer bij elkaar moesten brengen.

Kristy Mitchell, Organisatieveranderings- en Communicatiefunctionaris, Gympie Regional Council 

Vanuit infrastructuurperspectief opereerde Gympie bijna 100% on-premises, inclusief hun identiteit, e-mail en hun actieve directory (AD), die slechts in beperkte mate werd gesynchroniseerd, en vanuit beveiligingsperspectief werkten ze zonder MFA of voorwaardelijke toegang. Het ICT-team van Gympie had al eerder auditrapporten opgesteld en zag in dat dit de belangrijkste punten waren die ze als eerste moesten aanpakken.  

Oplossing

De ambitieuze en innovatieve regionale raad, die klaar was voor verandering, wilde een aantal veranderingen doorvoeren om hen te helpen hun uitdagingen te overwinnen en schreef een Request for Quotation (RFQ) uit om te helpen bij de belangrijkste projecten die in hun auditrapport werden genoemd. Met ons niveau van betrokkenheid en streven naar uitmuntendheid wonnen we dat contract en daaropvolgende RFQ's en hielpen we hen met hun Modern Workplace-project gedurende meerdere opdrachten.  

Rapid Circle hielp de gemeente bij het bouwen van een solide basis en bood een stappenplan en governance-sessie om ervoor te zorgen dat ze volledig voorbereid waren op hun volgende doel: de overstap naar M365.  

"Onze SOE was verouderd en had veel werk nodig. Dus in plaats van gewoon te upgraden wat we hadden, maakten we gebruik van de gelegenheid om naar het volgende niveau te gaan. De grote drijfveer voor ons was de overstap naar M365, dus we wilden zo effectief mogelijk profiteren van dat ecosysteem en we wisten dat hoe meer apparaten je in dat ecosysteem hebt, hoe beter het presteert."

Peter Bailey, Coördinator ITC Operations, Gympie Regional Council 

Na de voltooiing van de eerste cloud- en beveiligingsprojecten (Exchange, Identity, AD en MFA om te voldoen aan het NISTSF-beveiligingsraamwerk), was het volgende project de overstap van on prem beheer van alle Windows-apparaten naar Intune beheer van Windows-apparaten.  

Dit werk maakte plaats voor het 'Modern Desktop-project', een gefaseerde uitrol van upgrades naar Windows 11 en de adoptie van M365. Ze gebruikten dit als een middel om alle M365-apps, inclusief Microsoft Teams, OneDrive en Microsoft Defender voor Endpoint, uit te rollen.  

Omdat Gympie naar een greenfield-omgeving verhuisde, konden we onze waarden op elkaar afstemmen en next gen-beveiligingen implementeren zonder het risico te lopen om legacy-applicaties of bestaande technische schuld te beïnvloeden. Gympie was ook de eerste klant die profiteerde van de nieuwe Defender for EndPoint Plan 1-licentie, die onlangs werd gebundeld met M365 E3, wat het een kosteneffectieve optie maakte om hun apparaten aan te sluiten en te beveiligen en hen de mogelijkheid gaf om naar behoefte te upgraden naar meer geavanceerde EDR-workloads.

Lee Stevenson, Senior Security Consultant, Rapid Circle

Als onderdeel van het 'Modern Desktop Project' voerde Gympie begin 2023 een vlootvernieuwing door voor hun werknemers, om iedereen klaar te stomen voor een succesvolle hybride manier van werken.

De uitdaging waren de legacy bedrijfsapplicaties, dus gingen ze voor een volledig beheerd Intune-model waarbij ze Microsoft Autopilot gebruikten voor de imaging van bestaande apparaten en Dell voor hun gloednieuwe vloot. "Dell levert het apparaat, sluit het aan en het begint zichzelf te configureren. Ze krijgen een out of box-ervaring zonder dat het ICT-team het apparaat op de traditionele manier hoeft te imagen", zegt Bailey.

Het grootste deel van de organisatie was erg enthousiast over de verhuizing. Dit project was heel makkelijk te promoten, omdat je Microsoft Teams krijgt. Daarnaast krijg je de nieuwste Word, Excel, enzovoort! Waar het een grotere uitdaging was, waren dingen als het veranderen van wachtwoorden naar wachtwoordzinnen.

Peter Bailey, Coördinator ITC Operations, Gympie Regional Council 

Om de risico's te beperken, creëerde de ICT-afdeling een 'testlab' waar ze medewerkers uit de hele gemeente naartoe brachten om al hun bedrijfsapplicaties te testen met Microsoft 365, om te controleren of ze nog steeds correct integreerden en brieven genereerden.  

Bailey merkt op: "Die mensen moesten vele uren van hun tijd opofferen om te komen testen en als die test mislukte, moesten we teruggaan om het probleem op te lossen en ze weer opnieuw te testen. Dit vereist een sterke relatie met het bedrijf. Het siert Rapid Circles dat ze hier heel flexibel mee omgingen. Toen een van de tests mislukte, moesten we het project omleiden naar een iets andere configuratie en dat was geen probleem voor Colin."  

Change management

Zoals bij elk grootschalig IT-project zullen er mensen zijn die het omarmen en anderen die verandering een grotere uitdaging vinden, dus het is van het grootste belang om mensen van buiten de IT-afdeling te betrekken om het project te helpen realiseren.  

Om de gemeente mee te krijgen en een gevoel van gedeeld eigenaarschap te creëren, riep Gympie 20 'Business Unit Champions' in het leven, schakelde de changemakers in de hele organisatie in en betrok de Adopt and Change consultants van Rapid Circle erbij, met name Jenni McNamara, die met haar demonstraties, training en evangelisatie van M365 de hele organisatie enthousiast maakte.  

"Aangezien dit project de overgang naar een moderne manier van werken inhoudt, is het van cruciaal belang dat onze meest waardevolle hulpbron, ons personeel, wordt meegenomen op deze reis. We hebben (Rapid Circle's) professionele veranderings- en adoptieconsultants in de arm genomen om ervoor te zorgen dat we niet alleen over de technische infrastructuur beschikten, maar ook over de change management en trainingsprocessen om ons allemaal samen op weg te helpen. Het Executive Leadership Team moedigde alle medewerkers aan om elke gelegenheid aan te grijpen om trainingen en coaching sessies bij te wonen om van ons een toekomstbestendige gemeente te maken."

David Lewis, CEO Gympie Regional Council

Tijdens de communicatie over het project en het begin van de training benadrukte het projectteam dat het niet gemakkelijk zou zijn. "Het zal voor sommige mensen geen eenvoudige verandering zijn en daar zijn we mee begonnen. We verwachten niet dat jullie vandaag alles weten of alles horen. We verwachten dat je gewoon probeert om vooruit te blijven gaan", zegt Mitchell.  

Resultaat

Gympie is klaar voor de toekomst en hun Modern Desktop project is bijna voltooid, met nieuwe apparaten, software en infrastructuur die hybride en flexibel werken kunnen ondersteunen.

Ons werk met Gympie Council dient als voorbeeld van hoe een regionale organisatie met succes haar IT-infrastructuur kan moderniseren en een moderne werkplek mogelijk kan maken met de juiste planning, strategie en uitvoering.  

"De samenwerking met Gympie Regional Council voor hun Intune-beheerproject was een fantastische ervaring. Ze hebben elke gelegenheid aangegrepen om cloudconcepten en -architectuur te omarmen tijdens het hele project, waardoor de organisatie naar een toekomst van modern management wordt gestuurd." 

Colin Nicholson, Client Technology Partner, Rapid Circle 

Gympie Council neemt het voortouw en stelt een nieuwe norm voor modern werk in regionaal Australië.  

"We krijgen wat feedback van andere gemeenteraden die zeggen: "Oh jee, hebben jullie dat al gedaan? Daar hebben wij nog helemaal niet aan gedacht!"

"We liepen misschien een beetje achter de feiten aan, maar daarna maakten we een sprong voorwaarts."

Peter Bailey, Coördinator ITC Operations, Gympie Regional Council

Het inwerken van werknemers is een belangrijk onderdeel van elke verandering en omdat we dit erkennen, waren adoptie en training een belangrijk aandachtspunt bij de modernisering van Gympie Regional Council.   

De hoeveelheid moeite en aandacht die Gympie en Rapid Circle staken in hun changemanagementstrategie was ongelooflijk belangrijk voor het succes van het project, beaamt Mitchell. Een dienstverband van meer dan twintig jaar is niet ongewoon bij Gympie Council, werknemers genieten van de vertrouwdheid van hun dagelijkse werkzaamheden en veel mensen wonen specifiek in regionaal Australië om een leven te leiden weg van de snelle drukte van de stad.  

De expertise van Rapid Circle op het gebied van change management was een enorme hulp bij het stimuleren van enthousiasme rond de updates:  

"Het was fantastisch om iemand te hebben met het aanpassingsvermogen, de vaardigheden en de kennis van de verscheidenheid aan mensen waarmee we gaan werken. Wat ik bij Jenny vond, was dat ze werkte met het publiek dat ze had. Ze stelde de juiste vragen en het was alsof ze al wist wat ze nodig hadden voordat ze het woord namen. Jenni is zo toegankelijk; we konden dezelfde vraag meerdere keren stellen en daardoor raakte veel personeel erg bevriend met haar. Met haar in de buurt was het net alsof we er nog een van ons bij hadden!"

Kristy Mitchell, Organisatieveranderings- en Communicatiefunctionaris, Gympie Regional Council 

Tegelijkertijd was de technische transformatie van Gympie ongelooflijk lonend en inspirerend voor het Rapid circle team.

"Wat ik zo leuk vond aan het werken met Gympie Regional Council was dat ze echt openstonden voor het leren over best practices. Ze waren sponzen in de trainingssessies en wilden duidelijk de meest innovatieve gemeenteraad in Australië zijn."

Jenni McNamara, Senior Adoptie Consultant, Rapid Circle

Hoewel er al veel werk is verzet, maakt Peter Bailey zich geen illusies dat het werk klaar is. Er zijn nog veel verbeteringen die ze willen doorvoeren in de implementatie van M365 en hun wens om volledig over te stappen op de cloud. Met nog meer werk voor de boeg is het goed dat ze er enthousiast over zijn. "Als je in de IT werkt en niet enthousiast bent over verandering, dan zit je waarschijnlijk in de verkeerde branche", zegt Bailey.  

Aanbeveling

In Gympie's eigen woorden:

"Het is een positieve ervaring geweest en ik denk dat we een aantal goede resultaten hebben geboekt. Het mooie van het werken met een partner als Rapid Circle is dat je echte experts in een heel specifiek deel van hun vakgebied kunt aantrekken. Je haalt ze binnen en ze krijgen het werk gedaan, en het team was supergemakkelijk om mee te werken."

Peter Bailey, Coördinator ITC Operations, Gympie Regional Council

"Uit de ervaring die ik met Jenni had, bleek dat ze zoveel ervaring en steun bood. Ze werkte echt samen met het individu en ik denk dat dat een groot deel van het succes was. Ik raad Rapid Circle zeker aan."

Kristy Mitchell, Organisatieveranderings- en Communicatiefunctionaris, Gympie Regional Council 

We vroegen Gympie Regional Council welk advies ze zouden geven aan een andere gemeenteraad die zich vier jaar geleden in dezelfde situatie bevond, en hun advies was simpel:

"Zoek een echt goede partner en werk met hen samen. Ik denk ook dat gemeenteraden met andere gemeenteraden moeten praten. Het is waardevol om te praten met andere raden die het al hebben meegemaakt. We zijn op geen enkele manier concurrerende entiteiten. Maar we vinden voortdurend de wielen opnieuw uit en we vechten allemaal dezelfde strijd! We praten graag met andere raden over onze transformatie."

Peter Bailey, Coördinator ITC Operations, Gympie Regional Council