20 juli 2021

OVER PRORAIL

ProRail is de entiteit die zorgt voor het onderhoud van de landelijke spoorweginfrastructuur, de verkeersleiding en de verdeling van spoorcapaciteit. In samenwerking met vervoerders en overheid ProRail zorgen voor een zorgeloos woon-werkverkeer en goederenvervoer door heel Nederland.

DE UITDAGING

ProRail-kantoormedewerkers moesten als gevolg van de COVID19-lockdown thuiswerken, wat een nieuwe uitdaging vormde voor samenwerking en verbindingen in een kantoorwerkplek. Ze ontwikkelden een team dat zich richtte op het verbeteren van het moreel van de werknemers, genaamd 'Moodbusters'.

Als een van de eerste 'Moodbusters'-projecten wilde ProRail een ruimte creëren waar collega's elkaar konden ontmoeten, dus benaderde Rapid Circle om een visuele digitale maquette te maken van "The Inkpot" - het hoofdkantoor van ProRail.

We waren enthousiast over de nieuwe uitdaging en gingen na of het technisch mogelijk was.

ONZE OPLOSSING

ProRail stapte gemakkelijk over naar thuiswerk, aangezien kantoormedewerkers werden ingesteld om op afstand te werken - werkend vanaf laptops en toegang tot de meeste systemen. Microsoft Teams werd al snel het nieuwe normaal voor zakelijke samenwerking.

"De overstap naar een thuiswerkmodel ging goed", zegt Richard. “Maar we misten de face-to-face verbinding. Mensen die bij ProRail werken zijn een familie – onze sociale band is heel sterk en we misten de dagelijkse informele interacties.”

BEPERKINGEN EN MOGELIJKHEDEN IDENTIFICEREN

Er zijn verschillende commerciële kant-en-klare oplossingen, maar ProRail wilde er een die was toegesneden op hun gemeenschap en bedrijfscultuur.

“We hebben allemaal een echte band met het gebouw, dus dat wilde ik terugbrengen. De Digitale Inktpot moest wat mij betreft echt uniek worden voor ProRail en met zo'n generiek platform dwaal je af van die visie.”

Richard werkt als gamedesigner bij ProRail, waar hij complexe problemen met gameformats simuleert om processen en samenwerking binnen het bedrijf te verbeteren. Hij bedacht het concept van De Digitale Inktpot, een digitale plattegrond of 3D-model van het gebouw waarin collega's als avatars konden 'rondlopen'. Zo was het voor iedereen meteen duidelijk wie er online was en konden we elkaar makkelijker ontmoeten.

Het product moest iets unieks zijn, maar snel en tegen lage kosten uitgerold worden. Het was immers een oplossing voor een zeer actueel probleem, waardoor er geen tijd was voor een lang ontwikkeltraject. Er werd besloten dat de app gebouwd moest worden binnen de Teams-omgeving.

“We hebben vier aandachtsgebieden gecreëerd om de functionaliteit te maximaliseren; gebruikersbeheer, beveiliging, hosting en implementatie.” zegt Richard. “Maar we ontdekten dat sommige dingen niet konden. Zo hebben we het idee van avatars al in een vroeg stadium laten vallen. Het maken van de plattegrond was iets dat nog nooit in Teams was gedaan en er waren beperkingen bij het ontwerpbureau waarmee we werkten. De mensen van Rapid Circle kwamen uiteindelijk bij Microsoft terecht met de vraag: kan dit eigenlijk wel?”

Hoewel ze nog nooit zoiets bij Microsoft hadden gezien – het antwoord was ja – hoewel er een paar beperkingen waren!

“We hebben een groot deel van het oorspronkelijke idee kunnen realiseren. Wat technisch onmogelijk was of moeilijk werd, hebben we aangepast of laten staan zodra we mensen de app lieten gebruiken.”

HET UITKOMST: DE TECHNOLOGIE ACHTER 'DE DIGITALE INKPOT'

“De Digitale Inktpot brengt mensen samen en zorgt voor sociale cohesie. Dat vind ik een mooi resultaat.”

Twee Rapid Circle-ontwikkelaars hebben The Digital Inkpot gemaakt. Het zit binnen de Teams-omgeving, als een app. Gebruikers klikken op een icoontje, en komen binnen via de 'receptie' van hieruit kun je contact opnemen met andere collega's die online zijn en, in de app, verder het digitale gebouw inlopen waar je een gang vindt met meerdere kamers.

Elke kamer heeft een eigen thema en vertegenwoordigt een uniek Teams-kanaal dat de functionaliteit voor de kamers, gesprekken etc. stuurt. Zo zijn er kamers waar je de nieuwste gadgets kunt bespreken, recepten kunt uitwisselen of spelletjes kunt spelen.

De grafische weergaven van de Digitale Inktpot maakten gebruik van een kader binnen Teams. Dit zorgde ervoor dat de app volledig binnen Teams draaide, en alle voordelen benutte die daarbij horen, bit werd gepersonaliseerd naar ProRail en voldeed aan de oorspronkelijke opdracht.

Met een doorlooptijd van drie maanden, waarvan in totaal circa 6 weken daadwerkelijke bouwtijd, is het project in recordtijd gerealiseerd.

“Rapid Circle was meteen 100% aan boord met het idee en boekte heel snel resultaten – de samenwerking verliep gewoon heel goed. De ontwikkelaars zelf waren ook erg enthousiast omdat het een ander project was dan ze gewend waren. Dat hielp echt om het snel voor elkaar te krijgen.”

OVERWEGINGEN BIJ HET MAKEN VAN UW EIGEN DIGITALE INKPOT

Doe een beroep op flexibiliteit

De snelle uitrol van de Digitale Inktpot was mogelijk door de flexibiliteit van mensen binnen de organisatie en van het senior management. Het projectteam kreeg de vrijheid om het concept agile uit te werken, zonder de overhead van projectplannen en voortgangsrapportages.

Voorlopig testen

Voorlopige tests van de apps werden uitgevoerd door het IT-team op 750 medewerkers door het hele bedrijf.

“Dankzij een gefaseerde uitrol hadden we alles onder controle.”

Vervolgens werd de Digital Inkpot bedrijfsbreed gelanceerd en heeft de app nu 6000 gebruikers. Gebruikers waren direct betrokken bij de app: ze ontmoeten elkaar in de app maar gebruiken de app ook om andere afspraken te maken om te gaan wandelen of spelletjes te spelen.

Iedereen onboarden, ook externen

Om succesvol te zijn moest de Digitale Inktpot voor iedereen bij ProRail toegankelijk zijn. ProRail werkt nauw samen met veel externe aanbieders en aannemers, en doordat het in de Teams-omgeving zit, hebben ze toegang tot de app.

Hoe ken je een KPI toe aan welzijn?

Het succes van een project dat zich richt op de 'zachte' kant van het vak is moeilijk te kwantificeren.

Hoe verbeteren de resultaten van ProRail doordat mensen beter met elkaar in contact staan? Wat hebben de partners van ProRail hieraan? – Moeilijke vragen, maar voor ProRail was dit niet belangrijk.

“De directie van ProRail voelt zich verantwoordelijk voor het welzijn van haar medewerkers en de zorg was verbondenheid met het bedrijf en met elkaar. Die teamverbinding verlies je als je thuis, achter je laptop, in Teams zit, je voelt het niet meer. We wilden die verbinding terug, terwijl we de mogelijkheid hebben om te meten hoeveel mensen de app actief gebruiken. De focus lag op het ondersteunen van onze medewerkers.

Als de app collega’s uit hun isolement haalt, heeft hij zijn waarde bewezen.” zegt Richard en dit project is een voorbeeld van hoe innovatie goed kan worden gedaan met echte flexibiliteit en behendigheid.

De erfenis van het Digital Inkpot-project is veel groter dan alleen een online ontmoetingsplek waar collega's elkaar kunnen vinden. ProRail is een organisatie waar veel 'volgens het boekje' gaat, en dit project is een voorbeeld van hoe innovatie goed kan worden gedaan met echte flexibiliteit en wendbaarheid.

Richard stelt: “Het loont om mensen de vrijheid en mogelijkheden te geven om aan een goed idee te werken. We kregen veel vrijheid van het management bij dit project – en het was een echt succes. Het toonde aan dat het mogelijk is om op een niet-hiërarchische manier van aansturen snel iets moois neer te zetten dat veel waarde toevoegt.”

Terwijl medewerkers weer naar kantoor verhuizen, bepaalt ProRail hoe hun nieuwe hybride werkplek eruit komt te zien. De 'fysieke' Inkpot - het kantoorgebouw - wordt gerenoveerd om nieuwe samenwerkingstools toe te voegen en werknemers hebben meer vrijheid om thuis te werken.

Microsoft Teams en de Digitale Inktpot blijven een sleutelrol spelen in hun digitale samenwerking. Met de agile aanpak en Teams als basis zijn er veel meer mogelijkheden om samenwerking en sociale interactie te verbeteren.