Een ziekenhuis dat besluit zijn EPD in de cloud te plaatsen, neemt de beslissing niet van de ene op de andere dag. “De beslissing om deze stap te zetten is al lang geleden genomen”, zegt Han van der Zee, CIO en manager digitale transitie van het ziekenhuis. “We staan bekend als een modern ziekenhuis, ook qua digitalisering, dat was een van de redenen. De tweede is schaalbaarheid, die te maken heeft met kosten. We wilden niet werken met een grote installed base in het ziekenhuis, we hebben de ruimte nodig om zorg te verlenen. Ten derde is het voor ons als ziekenhuis lastig om de ontwikkelingen op dit gebied bij te houden, het is niet onze core business.”

Het gehele traject is begeleid door dienstverlener Rapid Circle. Chief Strategy Officer Wilco Turnhout: “Het is een stap die ook past bij de ontwikkelingen in de zorg. De zorgvraag neemt toe, de zorgkosten stijgen ook, maar het budget niet. Het is dus nodig om de zorg anders te organiseren, meer samenwerking te zoeken. Daar is technologie voor nodig: data beschikbaar en deelbaar maken.”

EPD in de cloud

De ziekenhuizen zijn nog steeds erg EPD-centrisch georganiseerd, maar ze moeten meer platform-centrisch werken om applicaties en data te kunnen delen. Ziekenhuizen realiseren zich dat zij hiervoor het fundament van hun EPD-voorziening moeten vernieuwen. Dit is een enorm belangrijke eerste stap om met nieuwe technologie meer te kunnen doen met data en deze veilig en efficiënt uit te wisselen. Bij al deze overwegingen past de beweging naar de cloud.”

Het was een bijzondere stap die Gelre Ziekenhuizen nam, omdat er geen ziekenhuis was dat als voorbeeld kon dienen. “We zouden kunnen kijken wat er in andere sectoren al gebeurt op dit gebied”, zegt Van der Zee. Na zorgvuldig marktonderzoek in samenwerking met KPMG viel de keuze op Azure van Microsoft. "Deze provider is toonaangevend op het gebied van clouddiensten en infrastructuur", zegt hij. “Veiligheid en een hoge mate van continuïteit waren essentiële elementen in onze besluitvorming. Downtime betekent dat operatiekamers en klinieken stil komen te liggen en de ambulancedienst niet kan functioneren.”

Die overwegingen gaven de doorslag, bevestigt Turnhout: “Microsoft is echt een enterprise provider en heeft de meeste mensen bezig met security.” Van der Zee: “We voorzagen het risico van cybercrime al. Essentieel om rekening mee te houden natuurlijk, zeker in de zorg waar met patiëntgegevens wordt gewerkt.”

Goed voorbereide go-live

Er was zeker ook angst voor het onbekende, geeft Van der Zee toe. “Tot het moment van live gaan”, zegt hij. “Niet alleen omdat we de EPD naar de cloud verhuisden, maar ook omdat we tegelijkertijd overstapten naar een nieuwe EPD, HIX van Chipsoft. Vooraf hebben we alles uitgebreid getest in simulaties. We kwamen tot de conclusie dat we moesten opschalen om efficiënt te werken, gezien het aantal werkplekken en de grote databestanden die komen kijken bij het werken met het PACS.

Vroeger duurde het uploaden van afbeeldingen dertig seconden. Dat is te lang voor de specialist en voor de patiënt. Dankzij de opschaling duurt dat nu vijf seconden.” Alleen het PACS draait in een andere cloud. “De realiteit voor alle ziekenhuizen zal een hybride cloud zijn”, zegt Turnhout. “Als dienstverlener zien we het als één omgeving.”

Er waren meer spannende stappen. Bijvoorbeeld de koppeling met overal in het ziekenhuis medische apparatuur waaruit gegevens moeten worden gehaald. Ook het omzetten van data van het oude naar het nieuwe systeem. En het verlenen van de juiste autorisatie aan medewerkers.

“Nu we een paar weken live zijn, hebben we 1.500 meldingen gekregen van dingen die fout zijn gegaan”, zegt Van der Zee. “De helft daarvan heeft betrekking op autorisatie. Precies zoals verwacht. Van Chipsoft hoorden we dat het veel minder is dan in andere ziekenhuizen die overstappen van het ene EPD naar het andere, zonder tegelijkertijd naar de cloud te verhuizen. Houd er rekening mee dat we meerdere locaties hebben, dus de processen daartussen moesten ook op elkaar worden afgestemd.”

Stappen zetten

Kortom, de uitspraak van Van der Zee “Dus we hebben veel tegelijk gedaan” is relevant. “Bovendien werd enkele maanden voor de go-live ook het business intelligence-systeem aangepast”, vult Turnhout aan. “Ook dat is cloud-based en biedt nu veel meer mogelijkheden voor voorspelling en analyse dan voorheen. Het past allemaal in de strategie om veel meer datagedreven te werken en zorg te verlenen.”

De basis daarvoor is nu op orde, zegt Van der Zee. “Een logische volgende stap is om meer portalen op te zetten, naar de eerste en derde lijn. En meer informatie uitwisselen met andere ziekenhuizen in de regio. De zorg wordt immers steeds meer netwerkgericht. In 2019 hadden we een grote ambitie, maar die maken we nu waar. Ik zou andere ziekenhuizen aanraden om die stap ook te zetten. En gezien de grote belangstelling voor wat we hier doen, is die behoefte duidelijk aanwezig.”

Turnhout gaat nog een stap verder. "Begin meteen", zegt hij. “We weten niet waar we naartoe gaan in de gezondheidszorg, maar we weten wel dat het gaat veranderen. Het leggen van de basis voor deze verandering is niet alleen een kwestie van technologie, maar ook van cultuur. Een cultuur van nieuwsgierig zijn naar verbeteren en veranderen en weten wat je daarvoor zou kunnen gebruiken. Zo'n traject duurt 5 jaar. Als andere ziekenhuizen wachten tot alle lessen zijn geleerd, kunnen ze de technische transitie wellicht verkorten tot vier of drie jaar. Maar de cultuuromslag die daarmee gepaard gaat, duurt nog vijf jaar. In het huidige zorgveld kun je het je niet veroorloven om nog langer te wachten.

Meer weten over deze overstap? Kom luisteren en discussiëren op het seminar Zorgtransformatie naar de Cloud.