Met 4.000 medewerkers en 1.000 vrijwilligers levert Carinova thuiszorg, residentiële zorg, huishoudelijke hulp en mantelzorgondersteuning aan 12.000 cliënten in Nederland. We hebben Carinova geholpen met het migreren van hun datacenter en werkplek naar Azure en Microsoft 365. Dit was een van de projecten die ons in 2022 de titel 'Microsoft Partner of the Year' in de categorie 'eerstelijnswerkers' opleverde. Maar innovatie gaat door en stopt niet bij de technische migratie, want het is slechts de eerste stap Hun reis.

Carinova is met succes overgestapt naar een cloudwerkplek en kijkt nu naar nieuwe manieren om bekende toekomstige uitdagingen in de gezondheidszorg aan te pakken. Michael Hemminga, Director Operations bij Carinova, somt op: “De krapte op de arbeidsmarkt zal niet afnemen. We zitten in de 'dubbele vergrijzing'. We zoeken dus naar slimmere technologie en praktische innovaties.”

INNOVATIE IS MEER DAN TECHNOLOGIE

Johan Arnold, IT-manager bij Carinova, heeft een duidelijke visie op wat innovatie in de zorg inhoudt: “Je hebt technologische innovaties, zoals Microsoft 365, maar je moet ook op andere fronten innoveren. Effectiever samenwerken, opschalen… Dit zijn belangrijke innovaties voor uw organisatie. Die ondersteun je vervolgens met goede IT.”

Michael: “We werken bijvoorbeeld met buurtconciërges. Ze bezorgen pakketjes, maar helpen ook mensen in de buurt aan de juiste zorg. Zo kunnen wij cliënten beter ondersteunen en kunnen zij langer thuis blijven wonen. Voor die taken willen we zo’n wijkconciërge goed toerusten. Achter een succesvolle medewerker staat altijd goede IT. Maar de vergadercultuur kan ook effectiever, omdat er nu betere manieren zijn om te communiceren en samen te werken.”

ALTIJD TOEGANG TOT DE CLOUD WERKPLEK

“We hadden niet veel apparaten, waardoor iedereen heen en weer moest lopen om patiëntgegevens in te voeren. Nu heeft iedereen een iPad, wat de werkefficiëntie verhoogt en voorkomt dat papieren zoekraken. Een goede werkomgeving en goede techniek zijn nu randvoorwaarden. Dankzij de samenwerking met Rapid Circle zijn we nu professioneler toegerust op dit gebied. Door de implementatie van Teams is iedereen veel beter bereikbaar en kunnen we meetings beter plannen, met minder heen en weer rijden tussen locaties.” – Michael Hemminga, Directeur Operations bij Carinova

“Een goede werkomgeving en goede techniek zijn nu randvoorwaarden.”
– Michael Hemminga, Directeur Operations bij Carinova

Volgens Carinova heeft een goede digitale werkplek ook invloed op de werving en het verloop van personeel. Michael: “Ik zeg niet dat mensen hier komen werken omdat ze IT zo leuk vinden…”

“Behalve dat iedereen een iPad krijgt”, onderbreekt Johan hem. "Dat helpt."

“Ja, mensen gingen naar huis met positieve feedback daarover. Mensen zijn nu een stuk blijer met hoe we het hebben gedaan dan voor de migratie.”

HOE GA JE AL DIE RUIMTE GEBRUIKEN?

Technisch beheer is grotendeels weggevallen, data is meer beschikbaar en er is meer ruimte voor innovatie. Hoe ga je al die ruimte gebruiken? Michael: “De volgende stap is opschalen. Zo doen we nu 2-3% van de afspraken via videobellen, maar volgens ons kan dat naar 30%. De technologie is er. Nu moeten we het echt gaan gebruiken.”

Johan: “Door de technologie groots in te zetten, willen we echt onze zorg voor cliënten verbeteren en onze mensen ondersteunen. Bijvoorbeeld het verbeteren van de gebruikerservaring van onze medewerkers in apps door het aantal klikken in hun dagelijkse werk te minimaliseren. We hebben nu de infrastructuur om dit te realiseren.”

Een lopend innovatieproject heet 'De basis op orde'. Dat project moet ervoor zorgen dat alle nieuwe IT niet alleen goed werkt, maar ook goed samenwerkt. Een ander project, 'Planning en Scheduling', richt zich optimaal op de werkprocessen in de nieuwe infrastructuur. Het project omvat IT, maar ook cultuur- en organisatieaspecten aangezien de manier van werken aan bod komt. Het doel is om het gebruik van middelen te optimaliseren en de effectiviteit van de organisatie te verbeteren. Naast het nauw samenwerken met pilotteams, ondersteunt IT hen bij het testen van innovatieve ideeën op kleine schaal. Als hun tests succesvol blijken, helpt het hen hun ideeën op te schalen.

“De eilanden verdwijnen en je werkt beter samen.”

Johan: “De vraag is altijd: wie doet wat? Domotica is een goed voorbeeld. Dat was altijd de verantwoordelijkheid van bouwers. Maar IT heeft hierin natuurlijk ook verantwoordelijkheden. En omdat je steeds meer verantwoordelijkheden deelt, ga je vaker bij elkaar op bezoek. De eilanden verdwijnen en je werkt beter samen.”

DE SAMENWERKING MOET OOK VERANDEREN

Nu de migratie rond is, verandert ook de samenwerking tussen Carinova en Rapid Circle. Johan: “We hebben de migratie samen gestart en afgerond. Nu moeten we verder kijken. Hoe kunnen we elkaar het beste helpen? Zo ondersteunen ze nu onze ondersteunende staf en wisselen we continu van gedachten op operationeel-tactisch niveau. Ook helpen ze ons om software beter te benutten en processen te verbeteren, zoals bij Bookings. Dat maakt het boeken van afspraken nu een stuk eenvoudiger. En Forms, dat gebruiken we om snel informatie uit de teams te halen.”

“De missie van Rapid Circle wordt steeds breder en ze ontwikkelen zich tot een echte IT-partner.”

Michael: “Hun opdracht wordt breder en ze ontwikkelen zich tot een echte IT-partner. Zo leveren ze nu ook apparaten, met de adoptie die daarbij hoort. Rapid Circle heeft hier veel ervaring mee. Ze zeiden bijvoorbeeld: trek per persoon een half uur uit voor het leren werken met de iPad. We dachten: iedereen weet toch hoe een iPad werkt? Maar daar hadden ze echt gelijk in. Daardoor loopt zo'n adoptie gewoon veel beter. Maar ze beheren ook via InTune. We hadden een collega die dit had bestudeerd en die het goed kon. Maar het is geen goed gevoel om slechts één persoon te hebben die weet hoe het werkt. Het voelt nu zekerder, omdat er een professionele partner op zit.”

“Die prijs is ook een beetje onze prijs.”

“Rapid Circle heeft veel klanten in de zorg. Zij verbinden die ervaringen met elkaar en delen die kennis met ons. En wat ze bij ons leren, gebruiken ze bij andere klanten. Zo worden zij beter en wij ook. Dus die Microsoft Partner van het Jaar-award is ook een beetje onze prijs.”