21 december 2021

De Toyota naam staat al lang synoniem voor innovatie en uitmuntendheid en staat over de hele wereld bekend om het verleggen van grenzen en het pionieren van nieuwe manieren van denken. Nu het bedrijf een nieuwe markt betreedt en zichzelf herdefinieert als mobiliteitsbedrijf, optimaliseert het ook zijn interne manier van werken. De hybride werkplek is realiteit geworden en Toyota Motor Europe maakt gebruik van de Microsoft 365-toolsuite om niet alleen nieuwe manieren van werken, maar ook een nieuwe manier van denken te introduceren.

Dit alles draagt bij aan het algemene doel van het bedrijf: geluk voor iedereen creëren. In de geval hieronder, van onze partner Microsoftkunt u onder andere lezen hoe Rapid Circle Toyota vooruit heeft geholpen met een betere acceptatie en verbeterde samenwerking. Klik op de knop onderaan deze pagina om de volledige casestudy te lezen.

VERSNELDE ADOPTIE TIJDENS COVID-19

Tine Slabbinck, Manager van het Business Productivity-team bij Toyota Motor Europe, vertelt over de seismische transitie die haar bedrijf doormaakt nu het evolueert van een traditionele autofabrikant naar een innovatief mobiliteitsbedrijf.

Het gebruik van digitale tools om de productiviteit en samenwerking te verbeteren, is geen nieuwe onderneming voor Toyota. Het bedrijf was een early adopter van cloudgebaseerde tools en was al van plan om in 2019 over te stappen op iets dat lijkt op een hybride werkplek.

“Het bedrijf had net aangekondigd dat we twee dagen per week op afstand zouden werken”, herinnert Slabbinck zich.

“Dus we waren druk bezig met de voorbereidingen toen COVID-19 gebeurde. Wat voorheen een strategische beslissing was om op afstand te gaan werken, werd plotseling een noodzaak. We hadden dagelijkse crisisvergaderingen omdat we niet zeker wisten wat er ging gebeuren”, herinnert ze zich. “We hadden nog nooit zoveel mensen thuis zien werken.”

“En terwijl de eerste dagen erop gericht waren om ervoor te zorgen dat de firewalls de nieuwe opzet konden ondersteunen en de basis op orde was, richtte het team al snel hun aandacht op het welzijn van de TME-medewerkers. Samen met HR voerden we regelmatig enquêtes uit over het gebruik van Microsoft Forms”, zegt Slabbinck.

“En de enquêtes gingen over meer dan IT alleen. We gebruikten smileys waarmee mensen ons konden vertellen hoe ze zich voelden, hoe gelukkig ze waren. Het was heel belangrijk voor ons om dat in het begin te begrijpen.” Het team realiseerde zich ook dat er veel meer openheid was voor sommige tools. “Voor de pandemie was er enige weerstand tegen SharePoint en zelfs tegen Teams. Maar plotseling veranderden mensen hun manier van denken en beseften ze hoe nuttig ze zijn. Het gaf ons veel momentum om gebruikersadoptie te stimuleren.”

"Toen begonnen we een aantal zeer interessante dingen te doen met onze partner Rapid Circle", voegt ze eraan toe. “In onze fabrieken tijdens de pandemie was het bijvoorbeeld van cruciaal belang om op de werkvloer te blijven. Door middel van Teams videoconferencing op een mobiele telefoon met stabilisator, voelden de vergaderplatforms alsof ze op de werkvloer stonden, ook al waren ze dat niet. soortgelijk."

"En we ontdekten dat de live Teams-vergaderingen met video een snellere uitwisseling van best practices met een groter publiek mogelijk maakten, dus het was zelfs een verbetering ten opzichte van voorheen."

VERBETERING VAN DE SAMENWERKING

Het team van TME had al een strategie opgesteld om de acceptatie door gebruikers van Microsoft 365-tools aan te moedigen voordat de pandemie uitbrak.

“De strategie had een aantal belangrijke pijlers”, legt Slabbinck uit. “De ene was 'digitale beïnvloeders'. Die influencers bestonden al vóór COVID, maar waren niet bijzonder actief”, zegt Michiel Dröge, Business Consultant bij Microsoft-partner Rapid Circle. "Dus dat was een van de gebieden die we wilden verbeteren."

TOm dit te doen, gebruikten ze Microsoft SharePoint om een bredere gemeenschap op te bouwen:

“We creëerden de Know It-community, een portaal op Teams en SharePoint waar mensen met FAQ’s en video’s belangrijke informatie kunnen vinden over de Microsoft 365-tools”, zegt Slabbinck. "Het is een ruimte voor medewerkers om vragen te stellen en voor onze digitale influencers om mensen bij te dragen en te begeleiden."

"We gebruikten rapportagetools van Microsoft om gegevens van gebruikers en beïnvloeders te bekijken en manieren te bedenken om de betrokkenheid te vergroten", zegt Dröge. "Zo kwamen we bij het webinarprogramma en kregen we de inzichten om een aantal sites waar we informatie publiceren te verbeteren."

"Eén webinarreeks was gericht op My Analytics, dat we tijdens de pandemie hebben gelanceerd", zegt Katarzyna Slomka, Business Productivity Specialist bij TME, die de webinarreeks leidde. “Er was behoefte om mensen te ondersteunen bij het indelen van hun tijd en het leren begrijpen van hun eigen werkstijl.

"We hebben alles duidelijker gemaakt voor mensen, meer gestroomlijnd", voegt Dröge toe. “En dat helpt mensen om nieuwe tools te gaan gebruiken. Zo zijn veel medewerkers Teams samen met Planner gaan gebruiken. En ze merken dat Planner hen echt helpt hun taken te visualiseren en op een nieuwe, meer flexibele manier te werken.”

“Onze missie bij Toyota is om 'geluk voor iedereen te creëren'. Wat we nu doen, maakt deel uit van die missie.”

—Tine Slabbinck

LEES VERDER

Klik onderstaand, en leer hoe Toyota Motor Europa succesvol is overgestapt naar een hybride werkplek en daarmee het werkgeluk van medewerkers vergroot.