Samenvatting

Hoe draagt een dataplatform bij aan betere zorg, verbeterde patiëntervaringen en efficiënter zorgwerk? Wij bouwden voor ZorgSaam, in samenwerking met E-mergo , een krachtig dataplatform dat het fundament vormt voor baanbrekende zorginnovaties. Met dit platform op basis van Azure kan ZorgSaam, zonder technische barrières, werken aan datagedreven besluitvorming, gebruikersvriendelijke toegang tot informatie en andere datatoepassingen voor toekomstbestendige zorg. 

Achtergrond

De ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen biedt hoogwaardige zorg aan de lokale gemeenschap in een regio met unieke uitdagingen op het gebied van zorg. Om zorg bereikbaar te houden voor iedereen, zijn veel locaties nodig. Maar het gebied is dunbevolkt, waardoor de locaties niet genoeg patiënten en cliënten hebben. Om die reden biedt ZorgSaam niet alleen ziekenhuiszorg, maar ook wijkzorg en ouderenzorg. Samenwerken en slim combineren zit dus verankerd in de mentaliteit van de organisatie. 

Uitdaging

Het gebied waarin ZorgSaam actief is, kent grote uitdagingen als gevolg van de vergrijzing. Zeker in vergelijking met de rest van het land. Zowel de bevolking als het zorgpersoneel zijn in deze regio relatief oud. Er is dus veel zorg nodig, terwijl het personeelsbestand eerder krimpt dan groeit. 

“Mensen op leeftijd doen fysiek zwaar werk. Sommige locaties hebben daardoor een ziektepercentage van meer dan 10%, terwijl ze al onderbezet waren. Het heeft dus geen zin om het een beetje beter te doen. Als je een rups bent, moet je in een vlinder veranderen. Echt transformeren, geen snellere rups worden.” 

Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

De zorg zelf moet dus veranderen. ZorgSaam is al ver in het organiseren van de samenwerking tussen verschillende soorten zorg, maar dit moet nog intensiever en innovatiever. Zorgpersoneel zal datagedreven gaan werken, patiënten zullen meer zorg thuis krijgen, ondersteund door digitale technologie. Om dat allemaal voor elkaar te krijgen, zijn innovatie en data-uitwisseling nodig. 

“Als de minister praat over gegevensuitwisseling, dan gaan mijn haren recht overeind staan. Stel gewoon vanuit je platform de data beschikbaar die op dat moment nodig is. En dat is de filosofie die wij bij ZorgSaam hanteren: elke medewerker, elke specialist, maar ook elke patiënt moet de data hebben die nodig zijn om de juiste beslissingen te nemen en het juiste gedrag te laten zien.” 

Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

Data zijn bovendien maar een deel van het verhaal, vindt Van Den Berg: “Je moet niet alleen data-centric zijn, maar ook user-centric. Dat is de andere kant van het verhaal. Want wat wil je als zorginstelling? Gezonde mensen. Dat gaat niet lukken als je alleen maar op data gericht bent. Hoe breng je die data bij de mensen? Hoe kunnen ze die gebruiken om zelf te leren, zelf hun gezondheid beter in de gaten te houden? Daar heb je gebruiksvriendelijke toegang tot data voor nodig. Maar dat kan natuurlijk alleen als je goede data hebt.”

Data kunnen helpen om de ervaring van een patiënt drastisch te verbeteren, bijvoorbeeld door de arts te ondersteunen bij gesprekken.

“Als iemand zenuwachtig binnenkomt bij de specialist, dan moet je op een andere manier met zo iemand omgaan dan als je iemand vertelt dat hij naar huis mag of gezond is. In de zorg zijn we daar niet goed in. We kijken naar symptomen, stellen een diagnose en schrijven een behandeling voor. Met data heb je juist de mogelijkheid om een totaalbeeld te krijgen, waarbij het systeem naar gemiddelden kijkt en zegt: deze diagnoses zou je kunnen stellen op basis van de gegevens. De arts of de verpleegkundige kan dan vragen: is dit van toepassing op deze persoon? Of is er iets anders aan de hand?” 

Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

Het is een heldere, maar voor de zorg ook vooruitstrevende visie op data. Het lijkt er zelfs op dat Zeeland de rest van het land er, door de omstandigheden gedwongen, uit-innoveert. Van den Berg lacht: “We doen ons best.” 

Oplossing

Om de visie van ZorgSaam tot realiteit te maken, moesten de data wel eerst uit de bronsystemen bevrijd worden. Daarvoor ontwikkelde het ziekenhuis een datastrategie. En het was juist die strategie die dataspecialist Michel Provoost, sinds 2022 leider van het Data Ops-team van ZorgSaam, aantrok. Provoost kwam bij het team op het moment dat ZorgSaam, Rapid Circle en E-mergo klaar waren om die datastrategie operationeel te maken. Rapid Circle was al partner van ZorgSaam en werkte met het ziekenhuis samen aan de implementatie van Teams en moderne werkplekken.

E-mergo haakte aan omdat er voor dit project specifieke data-expertise en tooling nodig waren. Hun ervaring met TimeXtender speelde een hoofdrol in het projectplan. Deze tool zorgde dat dit geen langdurig, risicovol IT-project werd. ZorgSaam wilde snel vooruit en stapsgewijs innoveren en binnen de organisatie was geen draagvlak voor lange, complexe trajecten. Met TimeXtender konden we, in een low-code omgeving, heel snel databronnen aansluiten en daarmee de data meteen bruikbaar maken. 

Zorguitdagingen aanpakken

Een eerste pilot met TimeXtender diende vooral als bewijs voor de rest van de organisatie dat dit project grote potentie had. Toen we dat konden laten zien, konden we voorwaarts met het bouwen van het dataplatform. Een uniek dataplatform, omdat het de eerste keer was dat TimeXtender werd gebruikt om data uit te wisselen met Chipsoft HiX. We combineerden operationele data met financiële data, om een groot aantal usecases mogelijk te maken.

Daarnaast trainden we het team van Provoost in het gebruik van het dataplatform. Dat pakten ze met zo’n enthousiasme op, dat de eerste usecase binnen een paar maanden operationeel was.We mikten puur op operationele toepassingen. Manieren om data direct nuttig te maken in het zorgproces. Dus niet op strategische informatievoorziening, BI of finance. Die zijn ook belangrijk, maar de echte uitdagingen zitten in de zorg zelf. 

Samen in een leerproces

“De samenwerking liep heel goed,” vertelt Provoost. “Ik ben een informeel type. Ik houd niet van regeltjes en procedures. Je kunt jaren met de theorie bezig zijn, maar ik wil gewoon de klus klaren. Die houding vond ik bij Rapid en E-mergo ook. Net als ik willen ze zich niet laten beperken door gedachten over wat niet kan. Want er zijn niet zo veel dingen meer die niet kunnen. Je moet alleen kleine stapjes zetten en niet meteen allemaal grote trajecten starten. Met zo’n praktische instelling konden we samen een leerproces in.” 

Betere processen, datagedreven sturing en prestatiemanagement 

De eerste usecase was een nieuwe ‘Integrale Capaciteitsplanning’: een set dashboards voor de bezetting van bedden en operatiekamers. Deze dashboards vervingen een ouder systeem met dezelfde functie.

“Eigenlijk hebben we dus als eerste iets gebouwd wat er al was. Alleen nu kunnen we de data-pipeline veel beter beheren, van de bron tot de zichtbaarheid in dashboards. En, het belangrijkste: we kunnen nu heel snel nieuwe usecases toevoegen. Wat we nu doen voor bedden en operatiekamers, kunnen we ook doen voor poli’s. Dat is technisch geen enkel probleem meer.” 

Michel Provoost, leider Data Ops team van ZorgSaam

Dankzij deze dashboards heeft ZorgSaam inzicht in bedbezetting, verwachte opnames en patiënten die met ontslag gaan. En daardoor ook in mogelijke capaciteitsproblemen op een afdeling. Verder ondersteunen de dashboards het prestatiemanagement: door inzicht te geven in welke processen goed verlopen en waar verdere optimalisatie-mogelijkheden liggen verlichten ze de werkdruk voor de zorgverleners. 

Betere informatie, betere zorg 

De zorg en de patiënt zijn er ook op vooruit gegaan. Een tweede usecase was voor een chirurg die voornamelijk borstkankerpatiënten behandelt.

“Patiënten van de chirusrgvullen regelmatig vragenlijsten in. Maar in HiX, ons EPD, is het lastig om meerdere vragenlijsten naast elkaar te bekijken. We halen met TimeXtender die data uit HiX en visualiseren het met PowerBI. Die visualisaties sturen we terug naar HiX. Zo heeft de chirurg in het patiëntendossier een visuele weergave van de antwoorden op verschillende momenten. Eén van de vragen is ‘Heeft u veel pijn?’ Als je de score op zo’n vraag omlaag ziet gaan, dan weet je dat het met die indicator goed gaat. Zo kan een arts gesprekken efficiënter voeren. Geen rapport, geen Excel, geen handwerk.” 

Michel Provoost, leider Data Ops team van ZorgSaam

Artsen praten met elkaar over deze toepassingen. Zo leert de organisatie ook steeds meer datagedreven werken. Het resultaat: andere artsen informeren bij Provoost of dit met hun vragenlijsten ook kan. En het kan. Dankzij het dataplatform. 

Klaar voor Wegiz, onafhankelijk van leveranciers 

Nu alle data beschikbaar en bruikbaar zijn op een beveiligd platform, is ZorgSaam goed gepositioneerd voor toekomstige ontwikkelingen, zoals de komst van Wegiz, de Wet Gegevensuitwisseling in de Zorg. Het platform maakt ze ook minder afhankelijk van hun leveranciers voor datafunctionaliteit. Provoost merkt op: “De insteek is dat we het zelf moeten kunnen doen. Omdat HiX, Nedap en AFAS hun eigen roadmaps hebben. Die sluiten niet noodzakelijkerwijs aan bij onze behoeften.” 

Belangrijkste prestaties voor ZorgSaam als organisatie: 

• Werken met data is intuïtief geworden. Daardoor kunnen mensen zonder veel technische kennis snel tot een mooie toepassing komen. De eerste successen inspireren anderen om ook met ideeën te komen. Zo breidt het datagedreven werken zich als een olievlek uit door de organisatie. 
• Usecases zijn veel sneller live en leveren dus snel waarde in het operationele proces. Dat komt vooral omdat data uit verschillende bronnen nu op één plek staan en dus snel te combineren zijn. 
• Het ‘Excel-landschap’ is aan het verdwijnen. Er is nu een single source of truth. “Je kunt voor iedere usecase kiezen welke data je gebruikt,” zegt Provoost daarover. “Maar uiteindelijk praat iedereen over dezelfde data. Dat maakt een eind aan heel veel discussies.” 
• Het dataplatform zorgt voor monitoring van de data en volledige data lineage. Constateert het team dat er iets mis is met de data? Dan is meteen te zien waar de afwijking vandaan komt. 
• Kostenbesparing, doordat de aanschaf van puntoplossingen en koppelingen die één bepaalde data-toepassing faciliteren niet meer nodig is. 
• Het veilig en gecontroleerd delen van data met externe organisaties is veel makkelijker geworden. 

Realtime dashboards, AI, RPA, sensoren: ZorgSaam kijkt vooruit 

Het ontsluiten van data uit de kernsystemen van een zorginstelling is geen eenvoudige klus. Vooral omdat security, privacy en compliance de hoogste prioriteit hebben. Maar ZorgSaam is daar nu heel ver mee en kan snel acteren op vragen uit de organisatie. De volgende stap zijn nieuwe kwaliteitsdashboards. 

“Dit deden we eerst zelf zonder E-mergo. We exporteerden data uit HiX met een rapportgenerator die naar Excel en combineerden die met data uit andere bronsystemen, zoals Zenya. Zo kwamen rapporten eens per maand beschikbaar. Dat gaan we nu onderbrengen in TimeXtender, zodat we data op elk gewenst moment kunnen verversen en de dashboards een meer real-time karakter kunnen geven.” 

Michel Provoost, leider Data Ops team van ZorgSaam

Andere toekomstige mogelijkheden die voor ZorgSaam op de agenda staan, zijn het voorspellen van bedbezetting met AI uit Azure, het inzetten van RPA om de administratieve lasten te verlagen en het verbeteren van regionale samenwerking door het dataplatform aan te sluiten op dataplatforms van andere zorginstellingen. 

Maar ook op het gebied van regionale samenwerking, wearables, het gebruik van sensordata voor preventieve zorg en het verlenen van zorg in huis in plaats van in het ziekenhuis zijn de mogelijkheden nu eindeloos. In Zeeland is de toekomst van de zorg begonnen.