Samenvatting

SW Accountants & Advisors, een nationaal accountantskantoor met kantoren in heel Australië, begon aan een missie om hun vergaderervaringen voor klanten en personeel in hun vier kantoren in Brisbane, Melbourne, Sydney en Perth te verbeteren. Ze werkten samen met Rapid Circle, specialisten in het leveren van VR-ontworpen Microsoft Teams Rooms – om hun hybride werkstrategie tot leven te brengen. De investering van SW in hun vergaderruimtes was een doorslaand succes en zorgde voor naadloze verbindingen in dit nieuwe werktijdperk.  

“Het belangrijkste voor ons is dat we onze klanten kunnen bedienen en geweldige mensen kunnen behouden. En de investering die we in technologie hebben gedaan, zorgt ervoor dat we, omdat we een nationale praktijk zijn en mondiale klanten hebben, op een betekenisvolle manier met hen in contact kunnen komen via deze technologie, wat nu erg belangrijk is in een hybride wereld.”

Duane Rogers, Directeur en CEO, SW 

Achtergrond

SW Accounting and Advisors is een onafhankelijk, nationaal bedrijf met een sterke aanwezigheid in grote steden in heel Australië en biedt een breed scala aan boekhoudkundige en zakelijke adviesdiensten. Met een team van meer dan 40 partners en 300 medewerkers is SW toegewijd aan het leveren van uitzonderlijke waarde aan hun klanten, en hun streven naar uitmuntendheid heeft hen erkenning opgeleverd als het 22e grootste kantoor qua omzet in de AFR Top 100 Accounting Firms 2022 en de 10e grootste nationale praktijk in Australië.  

Bij SW vormt het opbouwen van echte relaties en connectiviteit de kern van hun filosofie, zowel lokaal als mondiaal. SW Accountants & Advisors Australia maakt deel uit van het SW International-netwerk, dat tot de top 20 van wereldwijde netwerken behoort. Via dit netwerk bieden ze geïntegreerde wereldwijde diensten aan hun klanten, waarbij hun internationale hoofdkantoor in Hong Kong is gevestigd.  

Uitdaging

Als onderdeel van hun nationale werkplekstrategie onderging SW een nationale kantoorvernieuwing, waarbij kantoren in Melbourne, Sydney en Brisbane opnieuw moesten worden ontworpen. Het project had tot doel moderne en flexibele werkplekken te creëren die de cultuur en waarden van het bedrijf weerspiegelen, en om de veranderende behoeften en voorkeuren van hun personeel en klanten in het post-pandemische tijdperk te ondersteunen. Het project was er ook op gericht om de nieuwste technologie en innovatie te benutten om de samenwerking, communicatie en productiviteit binnen het bedrijf te verbeteren.

Directeur en CEO van SW, Duane Rogers, erkende het belang van het verbonden blijven met klanten over de hele wereld en het behouden van toptalent binnen de organisatie:  

"Toen we onze nieuwe werkplekstrategie opstelden, kwamen we net uit de pandemie en keken we naar een aantal uitdagingen over hoe we als organisatie blijven verbinden en samenwerken, of dat nu met onze internationale klanten is of met onze lokale medewerkers."  

Duane Rogers, Directeur en CEO, SW 

Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee het bedrijf te maken kreeg, was hoe ze een consistente en hoogwaardige audiovisuele ervaring konden creëren in hun vergaderruimtes en samenwerkingsruimtes. Het bedrijf had eerder Zoom-ruimtes gebruikt als oplossing voor videoconferenties, maar ze wilden overstappen naar Microsoft Teams-ruimtes om aan te sluiten bij hun 'Microsoft-first'-strategie en om de persoonlijke en hybride ervaring te verbeteren en te vereenvoudigen.  

SW wilde ook een aantal innovatieve en aantrekkelijke ruimtes creëren - zoals een webinar studio, een innovatiehub en een directiekamer met geavanceerde functies - die hun capaciteiten kunnen laten zien en hen kunnen onderscheiden van hun concurrenten.   

Oplossing

Rapid Circle werd geselecteerd op basis van onze bewezen staat van dienst en reputatie op het gebied van het ontwerpen en leveren van audiovisuele oplossingen voor vergaderruimten met Microsoft Teams. SW wilde een oplossing van hoge kwaliteit, op maat gemaakt en geschikt voor het beoogde doel, en schakelde Rapid Circle in voor een zeer grondige opdracht die bestond uit: ontdekking, ontwerp, implementatie en een continue beheerde service.

Om aan de eisen van SW te voldoen, bedacht Rapid Circle een uitgebreide strategie die Zoom verving door Microsoft Teams en hybride werken ondersteunde met behulp van geavanceerde hardware om topprestaties te garanderen. Dit omvatte:   

Digitale handtekening: Elk kantoor beschikt over de gesynchroniseerde digital signage content bij de receptie en corporate messaging in vergaderruimtes die automatisch overschakelt naar geplande vergaderingen met één druk op de knop. De digital signage wordt aangestuurd door Samsungs MagicInfo server, die door het bedrijf wordt gehost in Azure.   

Kamerboeking: Elke vergaderruimte beschikt over een Logitech Tap Scheduler. De Logitech Tap Scheduler is geïntegreerd met Microsoft Teams en stelt gebruikers in staat ter plekke ruimtes te boeken en te zien welke vergaderingen er gepland staan.  

Flexkantoren: Elk kantoor beschikt over een aantal flexkantoren. Dit zijn kleine ruimtes voor privégesprekken, videoconferenties of gericht werken. De flexkantoren zijn uitgerust met Logi Docks, die integreren met Microsoft Teams, zodat gebruikers vanaf een persoonlijke laptop kunnen deelnemen aan vergaderingen.  

Samenwerkingsruimtes: Elk kantoor beschikt over een aantal samenwerkingsruimtes. De samenwerkingsruimtes zijn ontworpen voor BYOD-toepassingen (bring your own device) en zijn uitgerust met draadloze ClickShare-presentatieapparaten, waarmee gebruikers hun schermen draadloos op de beeldschermen kunnen delen.   

Personeelshubs: Elk kantoor heeft een personeelshub, een sociale gemeenschappelijke ruimte. De personeelshub heeft een groot scherm waarop digitale informatieborden, free-to-air-tv en ad-hocpresentaties worden weergegeven.   

Webinarstudio: Het kantoor in Melbourne heeft een webinarstudio, een speciale ruimte die kan worden gebruikt voor het hosten of bijwonen van webinars, podcasts of live-evenementen. De webinarstudio heeft een BYOD-opstelling (bring your own device), waardoor gebruikers hun laptops kunnen aansluiten. Een "On-Air"-lampje geeft het personeel buiten de ruimte feedback wanneer een sessie live is.  

Innovatiehub: Het kantoor in Sydney heeft een innovatiehub, een multifunctionele ruimte. Het heeft een Surface Hub die whiteboard-, samenwerkings- en presentatiefunctionaliteit biedt, die ook is geïntegreerd met Microsoft Teams.  

Bestuurskamer: De Boardroom bestaat uit twee aparte Microsoft Teams Rooms die kunnen worden gecombineerd tot één grote presentatieruimte met microfoonarrays aan het plafond, een prachtig Samsung-scherm van 98 inch en meerdere PTZ-camera's van Rally die flexibiliteit bieden voor de posities van presentatoren en de indeling van de ruimte, afhankelijk van de vergadering of het evenement.    

Signature Kamer: SW was een vroege gebruiker van de Signature Room-indeling van Microsoft, inclusief een gebogen tafel met stoelen op de eerste rij, twee 75-inch beeldschermen, groothoekcamera's en camera's met twee lenzen van Poly en ruimtelijke audio. Deze ruimte heeft bewezen een populaire vergaderruimte te zijn voor het personeel.    

Logitech Sync-platform: Het instellen van Logitech als standaard in alle SW-vergaderruimten biedt het extra voordeel van bewaking en beheer van apparaten op alle locaties. Het gebruik van Sync zorgt ervoor dat alle videoapparaten in goede staat en up-to-date zijn en dat eventuele configuratiewijzigingen op afstand kunnen worden doorgevoerd.   

"Voor onze randapparatuur gebruiken we Logitech, wat geweldig past bij de esthetiek van ons strakke, moderne kantoor. Als mensen binnenkomen, is er geen doorn in het oog bij de tv, maar zien ze gewoon een grote camera."   

Thomas McGillion, Systeemingenieur, SW 

Resultaat

Het project is een groot succes en heeft positieve feedback gekregen van het personeel en de klanten van SW. De Teams Rooms stelden het bedrijf in staat om een consistente en hoogwaardige audiovisuele ervaring te creëren in al hun vergaderzalen en samenwerkingsruimten.  
  

"Ik loop gewoon een kamer binnen, druk op een knop en alles werkt! Je hoeft niet meer heel vroeg een kamer binnen te gaan, voorheen moest je 30 minuten eerder binnenkomen om alles klaar te zetten. Het is fantastisch en neemt een enorme stress weg."  

Anne Powers, Executive Manager, SW 

De oplossing ondersteunde ook hybride werken door te voorzien in locatie-equivalentie en naadloze "one-touch join" voor vergaderingen op kantoor. De oplossing creëerde ook een aantal innovatieve en aantrekkelijke ruimtes, zoals een webinar-studio, een innovatiehub en een directiekamer met geavanceerde functies, die de mogelijkheden van het bedrijf onder de aandacht brachten en hen onderscheidden van hun concurrenten. 

“Ik woon regionaal, en deze nieuwe vergaderruimtes hebben meer samenwerking mogelijk gemaakt voor degenen onder ons die vanuit huis willen werken, en geven ons een gelijke mogelijkheid om deel te nemen aan vergaderingen. Het opent echt de mogelijkheid voor mensen om hun ontwikkeling voort te zetten, door middel van trainingen en om contact te maken met de mensen met wie ze werken en die op kantoor zijn.” 

Renee Hyde, Manager, SW 

Aanbeveling

De samenwerking tussen SW Accounting Advisors, Rapid Circle en Microsoft heeft niet alleen de vergaderervaring nieuw leven ingeblazen, maar heeft het kantoor ook gepositioneerd om te gedijen in het veranderende landschap van hybride werk, door de kracht van samenwerking en geavanceerde technologie te laten zien. 

"Om te investeren in deze technologie is het echt belangrijk om te plannen wat het doel is dat je probeert te bereiken door adviseurs zoals Rapid Circle en technologie zoals Logitech te gebruiken om die ervaring te verbeteren."

Duane Rogers, Directeur en CEO, SW

"We zijn trots op het project dat we met SW hebben afgerond. Ze wilden de beste, meest state-of-the-art hybride ervaringen, en dit is wat bereikt kan worden als je goed investeert in Microsoft Teams vergaderruimtes. Het was een genoegen om met SW samen te werken en de positieve impact te zien die onze oplossing heeft gehad op hun medewerkers en klanten."

Damien Margaritis, Converged Communications Lead, Rapid Circle