In een moderne welzijnsorganisatie zijn digitale vaardigheden essentieel. Maar welzijnswerkers willen hun werk doen, niet hun tijd in klaslokalen doorbrengen om Microsoft Teams te leren. Dit hebben we opgelost door duidelijke normen te stellen en leren leuk te maken. 

ContourdeTwern, een grote welzijnsorganisatie in het Zuiden van het land, kampte met grote uitdagingen bij de adoptie van samenwerkingssoftware en het verbeteren van digitale vaardigheden onder medewerkers. Het doel van ons project was om een manier te ontwikkelen waardoor medewerkers van ContourdeTwern zichzelf konden versterken door hun digitale vaardigheden op eigen niveau en tempo te ontwikkelen. Bovendien moest de samenwerking gemakkelijker worden door het standaardiseren, en mogelijk automatiseren, van de manier waarop mensen bij ContourdeTwern samenwerken. 

Een paar hoogtepunten van het project:

• Gestandaardiseerde structuur voor samenwerking: We implementeerden standaard werkafspraken en procedures in alle teams, waardoor de moeite die nodig is om medewerkers aan boord te krijgen en digitale documenten te onderhouden drastisch verminderde. 

• Verbeterde digitale vaardigheden: We ontwikkelden een uitgebreid online en on-site trainingsprogramma. Dit verbeterde digitale competenties en kennis van werkafspraken en leidde tot enthousiasme en empowerment bij medewerkers. 

• Verbeterde communicatie en samenwerking: door Microsoft Teams in te zetten als centraal samenwerkingsplatform, centraliseerden en standaardiseerden we alle communicatie en samenwerking, verminderden we schaduw-IT en stelden we duidelijke normen voor het gebruik van het systeem. 

• Positieve feedback. medewerkers waardeerden de training en ondersteuning, omdat we ze ontwierpen om aan hun specifieke behoeften te voldoen. 

• Digitaal leiderschap: Leiders binnen de organisatie leerden hoe ze hun teamleden konden helpen bij het ontwikkelen van digitale vaardigheden en die ontwikkeling konden voortzetten nadat het project was afgerond. 

Een uitdaging en een kans

Mensen die hun werkdag met cliënten doorbrengen, en dus niet achter een bureau, krijgen minder kansen om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen. Op organisatieniveau kan dit de adoptie van nieuwe technologie uitdagend maken. We zien organisaties in alle sectoren van onze markt hiermee worstelen. Dit probleem wordt nog veel groter als AI echt doorbreekt, wat vroeg of laat in elke branche zal gebeuren. Het potentieel van AI en data om het werk van professionals in de welzijnssector positief te transformeren is enorm, maar om dit potentieel moet iedereen in de organisatie de vaardigheden hebben om de technologie te gebruiken. 

ContourdeTwern zag de kans en besloot de uitdaging aan te gaan. 

Leren hoe het werkt, leren hoe je het gebruikt 

Veel medewerkers van ContourdeTwern hadden moeite om de digitale systemen die er waren effectief te gebruiken. Dit kwam deels door een gebrek aan digitale vaardigheden, maar ook door onduidelijkheid over hoe ze gebruikt moesten worden. In Microsoft Teams hadden verschillende teams bijvoorbeeld een goede en efficiënte manier van werken gevonden. Maar er was geen structuur die kon worden gebruikt om deze best practices te verzamelen en tot organisatiebrede standaard te maken. Voor de meeste teams waren digitale communicatie en samenwerking dus niet optimaal. 

Marcella Marsé, die als Microsoft 365-adviseur bij ContourdeTwern nauw met onze consultant samenwerkte aan het project, beschrijft de situatie: "Tijdens corona waren we al overgestapt naar de cloud. Dat was geweldig omdat iedereen meteen kon beginnen met werken in Teams. Alleen, de adoptie was achtergebleven, wat ik denk dat het geval was voor veel organisaties. We hadden dus echt een gestructureerde manier van werken nodig en goed afspraken." 

Topprioriteiten: samenwerking en communicatie 

We begonnen het project door te praten met een panel van 30 mensen uit alle functiegroepen binnen ContourdeTwern. Dit leverde een lijst op van belangrijke obstakels en verbeterpunten. We prioriteerden vervolgens deze lijst, waarbij de volgende als de hoogste prioriteit werden geselecteerd: 

• Teamcommunicatie. Er was geen centraal communicatieplatform en teamleden gebruikten WhatsApp om te communiceren. Dit maakte communicatie chaotisch en inefficiënt, het zorgde ook voor beveiligings- en privacyrisico's en veroorzaakte stress bij de werknemers, omdat het werk en privécommunicatie vermengde. 

• Samenwerking. De meeste samenwerking aan documenten en data was ongestructureerd. 

• Informatiebeleid. Er waren geen duidelijke regels voor het werken met digitale documenten. Het organiseren en archiveren ervan werd ad-hoc gedaan. 

• Gebrek aan digitale vaardigheden. Veel van de mensen die we spraken gaven aan dat ze wilden leren hoe ze digitale tools konden gebruiken. Maar ze misten een manier van leren die bij hun vaardigheidsniveau paste en in hun hectische werkschema paste. 

Het eerste wat we deden was een informatiebeleid opstellen. Daarin stelden we duidelijke normen vast over hoe ContourdeTwern wilde werken met informatie. Dit beleid was de basis voor gedetailleerde werkafspraken die alle medewerkers konden leren via een nieuwe online leeromgeving. We ontwikkelden dit niet vanaf nul, omdat we een teammanager vonden die zijn digitale operatie op orde had. We besloten die aanpak organisatiebreed te implementeren. Want waarom zou je iets veranderen dat al werkt? We stelden deze persoon voor aan het hogere management: een held van het project. 

"Binnen onze organisatie was gewoon niet duidelijk: welke taak doe je waar? Waar vind ik mijn bestanden? Er circuleerden zoveel documenten, en er was geen structuur. Nu is iedereen zich bewust van de werkafspraken." - Marcella Marsé, Microsoft 365 Advisor bij ContourdeTwern

Digitale leeromgeving en digicoaches 

Om medewerkers op weg te helpen, bouwden we een leerportaal dat geen voorkennis veronderstelde. Leren begint daar met een zelftest die je een leerprofiel toewijst: digi-starter, digi-twijfelaar, enthousiasteling of innovator. De omgeving stemt ook de leermaterialen af op het functieprofiel van de medewerker. De vriendelijke ‘digitale digicoach’ Sam is altijd beschikbaar om tips, trucs en advies te geven. 

Beveelt de leeromgeving een trainingssessie aan, dan is het boeken daarvan simpel door een integratie met Microsoft Bookings. Voorheen boekten teammanagers meestal cursussen voor hun teamleden. Handig, misschien, voor een welzijnswerker die niet digitaal vaardig is. Maar het ontneemt mensen ook de kans om te leren en het gevoel te krijgen dat ze het zelf kunnen. 

De leeromgeving gebruikt SharePoint, Power Apps, Bookings en Microsoft Learning Pathways als technische basis. 

Digitaal leiderschap en organisatorische veranderingen 

Naast het initiële project en het leerprogramma, waren in de organisatie veranderingen nodig om digitaal werken te verbeteren: het opleiden en inzetten van gespecialiseerde digicoaches en het trainen van teammanagers om hun mensen te ondersteunen en aan te moedigen om digitale vaardigheden te ontwikkelen. De hoofduitdaging hier is natuurlijk tijd. Welzijnswerkers hebben strakke schema's en het inpassen van digitale ontwikkeling in project- en werkplanning vraagt van teamleiders een bewuste en voortdurende inspanning. 

Volgens Marcella genereerden de organisatorische veranderingen veel energie, met groot effect: 

"Tijdens de trainingssessies voor de digicoaches blijkt dat deze mensen veel ideeën hebben. Dus er leeft echt iets. Iemand van een locatie vertelde me: we laten de naam 'Samen Digitaal' niet los na het project. Alles wat met technologie of verandering te maken heeft, is vanaf nu 'Samen Digitaal'. Dat laat echt zien hoe toegewijd iedereen is." 

Het is belangrijk om te begrijpen dat de ontwikkeling van digitale vaardigheden geen project is: we moeten het gaande houden en iedereen, van alle functieprofielen en vaardigheidsniveaus, een vruchtbare omgeving bieden om kennis te delen, elkaar te helpen en enthousiasme te verspreiden. 

Als gevolg van ons werk samen met ContourdeTwern is de kennis van digitale tools aanzienlijk toegenomen voor alle functieprofielen in de organisatie. Documentopslag is nu veel beter gestructureerd, waardoor medewerkers veel minder tijd verspillen aan het zoeken naar dingen of proberen de meest recente versie van een document te vinden. 

De regels voor werkcommunicatie en samenwerking zijn nu duidelijk voor iedereen en WhatsApp is vrijwel verdwenen als communicatiemiddel. 

Maar het belangrijkste resultaat is dat medewerkers nu zelf het initiatief nemen om nieuwe vaardigheden te leren. Iedereen zit in het programma, iedereen is leerling. Schaamte om toe te geven dat je iets niet weet, bestaat niet meer. 

Aanbevelingen en lessen

Het project bij ContourdeTwern was een geweldige inspiratiebron voor andere organisaties die vergelijkbare uitdagingen hebben. Dit zijn onze belangrijkste aanbevelingen en lessen: 

1. Doe een grondige analyse van de behoeften. Betrek medewerkers bij het vinden van uitdagingen en behoeften. Maak een lijst, maar stel wel duidelijke prioriteiten en los de meest kritieke kwesties eerst op. 

2. Ontwikkel duidelijk informatiebeleid en vertaal dit naar praktische werkafspraken. Mensen hebben behoefte aan concrete richtlijnen en procedures die richting geven. Zorg dat deze werkafspraken standaard zijn over alle teams en locaties. 

3. Gebruik en standaardiseer samenwerkingstools. Implementeer een centraal samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams om communicatie en teamwork te verbeteren. Zorg dat alle teams op dit platform dezelfde structuur en processen gebruiken. 

4. Zoek dingen die al werken. Star vasthouden aan een ontwerp of plan kan contraproductief zijn. Vind in plaats daarvan digitale leiders binnen je organisatie die al belangrijke uitdagingen hebben opgelost. Neem hun oplossingen over en schaal ze op. 
5. Personaliseer je trainingsprogramma's. Er is geen 'one size fits all' als het gaat om training in digitale vaardigheden. Beoordeel het digitale vaardigheidsniveau van iedere individuele medewerker en stem trainingsprogramma's af op ieders specifieke behoefte. Investeer in een mix van online en on-site trainingsessies, ondersteuning op de werkplek en digitaal leiderschap.