Samenvatting 

De Universiteit van Sunshine Coast (UniSC) is een snelgroeiende instelling voor hoger onderwijs in Queensland, Australië. Om gelijke tred te houden met de groei van hun campussen in Zuidoost-Queensland, stond de universiteit voor de uitdaging om haar bestaande communicatie-infrastructuur te upgraden. Van oudere ISDN-telefoonlijnen en fysieke Session Border Controllers (SBC's) tot pure cloudgebaseerde telefonie toen ze migreerden van Skype voor Bedrijven op locatie naar Microsoft Teams Phone (Teams Calling). 

UniSC schakelde Rapid Circle in om een soepele en succesvolle transitie uit te voeren – over infrastructuur, software en verandermanagement. Het project werd in juni 2023 voltooid, met de langverwachte positieve impact voor de eindgebruiker en aanzienlijke kostenbesparingen. Elk personeelslid beschikt nu over Teams Phone-mogelijkheden en de universiteit is klaar om verdere digitale transformatiemogelijkheden te benutten met Microsoft 365. 

“Rapid Circle heeft ons niet alleen geholpen de risico’s te beheersen tijdens een cruciale transformatie, maar ze hebben ons ook geholpen onze bredere technologiestrategie en visie in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat we nadachten over hoe Microsoft Teams in onze digitale werkplek zou passen.”

Andrei Clewett, Associate CIO, UniSC 

Achtergrond 

UniSC heeft hun gemeenschap in het zuidoosten van Queensland de afgelopen 25 jaar gesteund en bewezen een universiteit te zijn die de levens van haar studenten verandert. Met toekomstgerichte opleidingen, toonaangevend duurzaamheidsonderzoek en vijfsterrenonderwijs is het geen verrassing dat ze de afgelopen tien jaar de groei van de sector hebben overtroffen. 

Wat ooit een kleine universiteit was, beheert nu zeven campussen in grootstedelijk en regionaal Queensland, die zich uitstrekken van Moreton Bay tot Fraser Coast, met nog vier locaties, waaronder het Thompson Institute en drie Clinical Trial Centres. 

We interviewden Andrei Clewett (Projectsponsor en Associate CIO), Brett Ferguson, Tech Lead, en Neil Harrison, Project Manager, Microsoft Teams for Staff, over hun ervaringen met de samenwerking met Rapid Circle aan dit transformationele project. 

Uitdaging 

Communicatie is van cruciaal belang voor elke organisatie, maar vooral voor een organisatie die zo verspreid is als UniSC. Hun communicatietraject begon al vroeg. Aanvankelijk leverde de universiteit traditionele telefoniediensten via een lokaal PABX-platform. Toen deze oplossing het einde van zijn levensduur bereikte, stapten ze over op Skype for Business, dat lokaal werd ondersteund via infrastructuur die intern werd ingezet en beheerd in de datacentra van de universiteit. 

De communicatie-infrastructuur van UniSC draaide op meerdere oudere systemen, waaronder verouderde ISDN-trunks, met on-premise Session Border Controllers en Skype voor Bedrijven-serverinfrastructuur – die binnenkort niet meer ondersteund zou worden. Dit bracht aanzienlijke risico's met zich mee voor de kerncommunicatie binnen de universiteit, wat mogelijk zou kunnen leiden tot verstoring voor zowel academisch als professioneel personeel. 

“We gebruikten oudere connectiviteitstechnologie om een brug te slaan naar de Skype voor Bedrijven-omgeving en snelle E2-verbindingen en sessiegrenscontrollers die de vertaling deden.”  

Andrei Clewett, Associate CIO, UniSC 

Bovendien wilde de ICT-afdeling het personeel in staat stellen zich te concentreren op onderzoek en onderwijs, in plaats van te worden tegengehouden door verouderde technologie. Nadat ze onlangs hadden geïnvesteerd in Microsoft E5-licenties, wilden ze het volledige potentieel ervan benutten. Dit omvatte onder meer de uitrol en adoptie van Microsoft Teams en Teams Phone – ter vervanging van Skype voor Bedrijven voor alle communicatie. Naast de migratie wilde de universiteit hun bestaande telefoonprovider buiten gebruik stellen en alle diensten naar de cloud verplaatsen, wat een gedetailleerde planning en uitvoering vereiste. 

Dit zeer technische project had een groot aspect van verandermanagement voor mensen, waarbij werknemers en het bredere IT-team moesten leren hoe ze een nieuw softwareplatform moesten gebruiken nadat ze jarenlang Skype voor Bedrijven hadden gebruikt. 

“We hebben geïnvesteerd in Microsoft. We willen het personeel en de studenten een toolset bieden die zeer uitgebreid is en waarin het stemproduct is opgenomen. Het was dus een natuurlijke ontwikkeling om die geavanceerde licenties te kunnen gebruiken en over te stappen naar het spraakplatform in de cloud.”  

Andrei Clewett, Associate CIO, UniSC 

De communicatiesoftware en infrastructuur van UniSC waren afhankelijk van verouderde technologie, dus hadden ze de hulp van een leverancier nodig om ervoor te zorgen dat dit essentiële project soepel verliep. 

Toen UniSC op zoek ging naar een voldoende gekwalificeerde Microsoft-partner om hen te ondersteunen op hun reis naar Teams Phone, won Rapid Circle's diepgaande ervaring op het gebied van geconvergeerde communicatie de RFQ (Request for Quotation). De twee organisaties gingen aan de slag met het maken van een plan om de universiteit naadloos te migreren van Skype for Business naar Teams en Teams Calling en deze naar de cloud te katapulteren. 

Oplossing 

Vanaf december 2022 gingen UniSC en Rapid Circle met een gefaseerde en flexibele aanpak aan de slag om de universiteit te verhuizen van hun oude telefonieomgeving, ISDN-lijnen, 2800 doorkiesnummers en lokale SBC's naar Teams Phone. Dit omvatte de inzet van door Azure gehoste SBC's die UniSC de flexibiliteit zouden geven die nodig is om de migratiefase te ondersteunen, in de cloud gehoste SIP Trunks ter ondersteuning van oproepen van en naar het PSTN-netwerk (Public Switched Telephone Network), en de vele op maat gemaakte SIP-vereisten die de meeste universiteiten stellen. moeten ondersteunen. 

“De initiële betrokkenheid die we vanaf het begin hadden met Rapid Circle was van cruciaal belang gezien alle verschillende bewegende componenten die we moesten migreren. We moesten SBC's optillen en verschuiven en we moesten het architectuurontwerp op orde hebben voordat we dat konden doen. Vervolgens de migratie om ons naar cloudgebaseerde SBC's te brengen met links naar de on-Prem-systemen. Vervolgens hebben we die systemen op locatie één voor één buiten gebruik gesteld, wat uiteindelijk heeft geleid tot een mooie, schone staat.”  

Brett Ferguson, technisch hoofd, UniSC 

De volgende fase van de oplossing was het buiten gebruik stellen van Skype for Business en het overzetten van de 3.500 gebruikers (personeel en handsets) naar Microsoft Teams Phone. Dit werd ook gedaan in het kader van de gefaseerde aanpak, inclusief een wittehandschoenaanpak voor de belangrijkste belanghebbenden – leidinggevenden en hun uitvoerend assistenten. Het laatste deel van de migratie werd begin juli 2023 afgerond, waarbij 1500 medewerkers en ruim duizend telefoons werden gemigreerd naar Teams Phone. 

“Door het strategische ontwerp van het migratieproces konden we de impact op eindgebruikers minimaliseren. UniSC implementeerde een gefaseerde migratieaanpak, waarbij gebruikers in kleine batches werden gemigreerd om het risico op verstoring van het personeelsbestand te verminderen. Dit zorgde voor een naadloze overgang met minimale onderbreking van de productiviteit.”  

Andrew Fix, Global Solutions Director bij Rapid Circle 

De alomvattende verandermanagementaanpak van Rapid Circle, inclusief train-de-trainer-workshops en interne communicatie via het intranet van UniSC, speelde een cruciale rol bij het verzekeren van het succes van deze transitie. 

“Rapid Circle hielp bij het organiseren van workshops of leidde en organiseerde workshops om te begrijpen wat de organisatie nodig heeft. Vervolgens hebben ze pakketten gestructureerd en ons geholpen de trainer op te leiden, de leidinggevende op te leiden en veranderingen door te voeren”  

Andrei Clewett, Associate CIO, UniSC 

Resultaat 

De implementatie van Teams Calling bij UniSC door Rapid Circle leverde indrukwekkende resultaten op. De strategische architectuur minimaliseerde de impact voor de eindgebruiker tijdens de migratie, terwijl de gedetailleerde migratiestrategie de risico's en verstoringen verminderde en het vereenvoudigde infrastructuurbeheer resulteerde in lagere ondersteuningsvereisten.  

Ieder personeelslid beschikt nu over Teams Phone-mogelijkheden en er zijn aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd door het stopzetten van een telefoonprovider. Dankzij de succesvolle buitengebruikstelling van on-premise servers kon UniSC de cloud volledig omarmen. 

Met behulp van Rapid Circle heeft UniSC nu Microsoft Teams Phone ingeschakeld. Ze ondernemen nu een project om Teams te omarmen voor samenwerking binnen de universiteit, inclusief SharePoint voor intranet en andere componenten van hun informatiebeheerarchitectuur. 

“De gebruikersacceptatie was uitzonderlijk goed. Lichtjaren voorsprong op wat we hadden met Skype voor Bedrijven. Ik denk dat er al veel vraag was, dus de adoptie is heel snel gebeurd.”  

Neil Harrison, projectmanager, Microsoft Teams voor personeel, UniSC 

De volgende fase in de adoptie van M365 door de universiteit is de overgang van op Zoom gebaseerde vergaderruimtes, lezingen en lesruimtes naar Microsoft Teams. Studenten meer van het Microsoft-ecosysteem bieden tijdens hun tijd aan de universiteit. 

“Onze aanpak is om zoveel mogelijk van de Microsoft-technologieën in de studentenervaring te integreren. Dit zijn toepassingen die onze studenten moeten begrijpen om klaar te zijn voor werk in veel van onze vakgebieden, van zakelijk tot onderwijs en alles daartussenin. Door kennis te maken met tools als Teams, SharePoint en OneDrive zijn onze afgestudeerden beter inzetbaar zodra ze hun tijd bij UniSC hebben afgerond.”  

Neil Harrison, projectmanager, Microsoft Teams voor personeel, UniSC 

Andrew Fix, Global Solutions Director bij Rapid Circle, benadrukte de waarden van het bedrijf en de samenwerking met UniSC: 

“Rapid Circle heeft zijn waarden tijdens dit project echt waargemaakt en we zijn ongelooflijk trots op de resultaten die we hebben bereikt in samenwerking met de UniSC. Zonder die onderlinge samenwerking en openheid was dit niet mogelijk geweest. We hebben het platform gelegd en helpen hen de volgende stap te zetten in hun digitale transformatie.” 

Andrew Fix, Global Solutions Director bij Rapid Circle 

Aanbeveling 

Het vermogen van Rapid Circle op het gebied van Teams Calling en zijn toewijding aan samenwerking en uitmuntendheid bleken van groot belang bij het ondersteunen van UniSC's transitie naar een geavanceerder en efficiënter communicatiesysteem, wat een belangrijke mijlpaal markeerde in hun digitale transformatietraject. 

In hun woorden: 

“Als je een partner zoekt om dit mee te doen, kan ik Rapid Circle van harte aanbevelen vanwege de manier waarop ze duidelijk communiceren. Hun behendigheid en flexibiliteit zorgden ervoor dat we konden voldoen aan de veranderende behoeften binnen een project naarmate we nieuwe vereisten binnen onze omgeving ontdekten. Hun vermogen om ons te helpen strategisch op één lijn te komen en die zich elke dag richten op de betrouwbaarheid en de ervaring, of dat nu een veranderingservaring voor een klant is of dat het een systeem stabiel houdt terwijl je het transformeert.” 

“Ik wist dat de verandering complex was en bij complexiteit kunnen er vaak onvoorziene problemen optreden. Ik was bewust en voorzichtig toen ik de verandering inging, maar ik kan niet geloven hoe goed het ging. Rapid Circle was van cruciaal belang om ons te helpen migreren naar op SIP gebaseerde connectiviteit en directe routering. Hierdoor konden we onze cloud- en communicatieomgevingen configureren om ze veerkrachtiger en beter presterend te maken. Het was een complexe verandering met een hoog risico. Ze hebben deze eenvoudig gemaakt en zonder onvoorziene storingen doorgevoerd.”   

Andrei Clewett, Associate CIO, UniSC  

“De betrokkenheid van Rapid Circle was van cruciaal belang voor het succes van dit project; zonder hen hadden we het niet kunnen doen.”  

Brett Ferguson, technisch hoofd, UniSC 

“De betrokkenheid van Rapid Circle was integraal. Zonder hen zouden we het niet hebben afgeleverd, daar bestaat geen twijfel over. Vanuit intern perspectief is er maar een beperkte hoeveelheid die u op een werkdag kunt doen. Je moet dus vertrouwen op je vertrouwde partners.” 

Neil Harrison, projectmanager, Microsoft Teams voor personeel, UniSC