Casestudy - Voor het eerst gepubliceerd op 13 juni 2022, bijgewerkt op 24 mei 2023

Gelre ziekenhuizen is klaar voor de toekomst van de zorg. Een cloudwerkplek, een dataplatform en een elektronisch patiëntendossier op Microsoft Azure helpen Gelre een datagedreven ziekenhuis te worden, dat klaar is voor meer samenwerking met andere zorgverleners, het betaalbaar houden van de zorg en preventieve zorg. Gelre kreeg deze ambitieuze transformatie voor elkaar, samen met Rapid Circle, KPMG en Microsoft.

Gelre ziekenhuizen, een van de grootste ziekenhuizen van Nederland, had de ambitie om als eerste ziekenhuis in Nederland 100% klaar te zijn voor de toekomst van de zorg. Met een dataplatform en een moderne IT-infrastructuur die ruimte boden voor de innovatie die de zorg zo hard nodig heeft om betaalbaar en beschikbaar te blijven. En aantrekkelijk als werkgever.

In 2022 en 2023 migreerde het ziekenhuis, in partnership met Rapid Circle en Microsoft, 90% van de workloads naar Azure.

HIX in de cloud

In november 2022 kwam de climax van het programma: de eerste operationele cloud-implementatie van ChipSoft HiX, het nieuwe elektronisch patiëntendossier (EPD) van Gelre. Om die stap mogelijk te maken, hadden we daarvoor al een compleet nieuwe cloudwerkplek uitgerold voor alle medewerkers. Het resultaat: een beter draaiende operatie, lagere kosten en een veel betere ervaring voor medewerkers. De livegang verliep soepel. Performance en latency van het systeem zijn beter dan bij veel on-premises installaties.

 

Naar een data-driven ziekenhuis

Met ziekenhuizen in Apeldoorn en Zutphen en een aantal buitenpoliklinieken vervult Gelre Ziekenhuizen een belangrijke regiofunctie in Gelderland. Meer dan 3600 medewerkers bedienen hiermee een verzorgingsgebied van 350.000 mensen. In bepaalde specialismen speelt Gelre ook landelijk een sleutelrol. Verbinding met ketenpartners, zorg voor patiënten thuis en een waardevolle werkomgeving voor alle collega’s zijn dus speerpunten van de visie. Succesvolle zorg lever je nou eenmaal samen. Moderne IT is een basisvoorwaarde voor deze samenwerkingen.

Het EPD in de cloud was dus geen doel op zich. Het gaat Gelre erom een data-driven ziekenhuis te worden en zo de beschikbaarheid en betaalbaarheid van zorg in de toekomst zeker te stellen. Daarom maakten we voor Gelre eerder al een dataplatform dat dient als basis voor allerlei zorginnovaties. Dit platform gebruikt Gelre al als basis voor betere diagnoses, beslissingsondersteuning en procesoptimalisatie. De volgende stap is om de ketenpartners aan te sluiten op het platform en zo beter data-driven samen te werken

Kostenreductie: 1 miljoen euro per jaar

In onze visie moet de stap naar Azure vooral gaan over innovatie. Over het realiseren van dingen die anders helemaal niet zouden kunnen. Flexibel en veilig met data werken in een uniforme, goed ondersteunde omgeving. Snel beschikken over nieuwe technologie. Maar natuurlijk kijken ziekenhuizen ook naar een cloudmigratie als een manier om geld te besparen. Het project voor Gelre bewijst dat deze doelen goed te combineren zijn.

Het project ging uit van een break-even businesscase in vergelijking met een on-premises installatie. Maar met gebalanceerd cost management kunnen we de totale kosten (Azure-licenties, beheer door Rapid Circle en externe kosten) met 1 miljoen euro per jaar verminderen.

Theo Vens, CTO bij Gelre ziekenhuizen, over de samenhang tussen innovatie en kostenreductie: “De technologische vooruitgang in de zorg gaat snel. Er is een sterke toename in het aantal applicaties dat gekoppeld is aan medische apparatuur, we bieden meer digitale zorg aan en onze medewerkers werken vaker vanuit huis. Onze bestaande infrastructuur was hier niet op voorzien, waardoor het onderhoud van de software - een kritiek punt bij medische technologie - nog complexer werd en een flinke hap uit onze resources nam.”

SaaS-beleid geeft ruimte aan zorg

“Kwalitatieve, toegankelijke en persoonlijke zorg kan alleen met moderne IT-infrastructuur,” zegt Vens ook. “Met de migratie naar de cloud hebben we grip op onze beheeromgeving, is onze technologie schaalbaar en zijn we door het wegnemen van obstakels voorbereid op de toekomst. Hierin zal de rol van technologie niet afnemen. Maar de focus ligt bij de zorg en bij de patiënt, niet bij IT. Dat is wat mij betreft de grootste winst.”

Arnold Groot Koerkamp is Service Level Manager bij Gelre en vertelt hoe dat er in de praktijk uitziet: “Ons beleid is nu om zoveel mogelijk Software as a Service (SaaS) af te nemen zodat beheer, updates en veiligheid geborgd zijn. Als dit niet mogelijk blijkt, kijken we naar de mogelijkheid om dit met Azure in onze cloud onder te brengen. Mocht dat ook niet lukken, dan installeren wij de software lokaal. Het grootste deel van onze applicaties draait inmiddels in Azure. Door de toegenomen flexibiliteit kunnen we betalen op basis van gebruik. Op rustige momenten hebben we niet 100 procent van onze capaciteit nodig. Daarnaast kunnen we sneller voldoen aan vragen en verzoeken van collega’s.”

Door de verhuizing van het IT-datacentrum voeren we de migratie sneller uit dan oorspronkelijk gepland. Groot Koerkamp: ”Dankzij de migratie naar Azure Cloud hebben we minder ruimte nodig voor dataservers. De ruimte die daardoor is vrijgekomen, is nu een verpleegafdeling geworden. Zo maken we letterlijk en figuurlijk ruimte voor primaire zorg.”

Pionierswerk

Veel ziekenhuizen wereldwijd, maar ook Microsoft en EPD-softwareleverancier Chipsoft, keken mee bij dit project. CTO Theo Vens realiseerde zich terdege wat de risico’s van het project waren: “Het EPD is een cruciaal onderdeel in de dagelijkse werkzaamheden van een ziekenhuis. Voordat we aan de slag gingen, hebben we daarom eerst met onze partners gekeken naar de mogelijkheden en risico’s. Pas toen we die in kaart hadden en we op alle scenario’s voorbereid waren zijn we van start gegaan.”

“Uiteraard blijft het spannend, omdat wij het eerste ziekenhuis zijn dat deze stap zette, maar de voordelen van toekomstbestendigheid en schaalbaarheid wegen ruimschoots op tegen de nadelen. Ik krijg veel vragen van andere ziekenhuizen die ook graag dit traject willen starten, ons pionierswerk hierin komt de hele sector ten goede.”

Partnerships Rapid Circle en Microsoft

Voor de migratie heeft Gelre nauw samengewerkt met Microsoft en Rapid Circle. Groot Koerkamp: “Voor deze grote uitdaging zochten we een bedrijf dat in de eerste plaats optreedt als proactieve partner die gevraagd en ongevraagd adviseert. Een groot voordeel van de samenwerking met Rapid Circle is dat ze bekend zijn met het werk in ziekenhuizen. Ze begrijpen als geen ander dat het updaten van een applicatie in de operatiekamer niet zomaar een update is.”

Rapid Circle is in dit proces verantwoordelijk voor het beheer en de beveiliging van de gehele omgeving. Vens: “Nog steeds trekken we samen op en kijken we continu hoe we het beheer van de Azure-omgeving en het uitvoeren van updates kunnen optimaliseren. Dat moet ook wel, want tijdens een migratietraject kom je altijd onverwachte dingen tegen, zoals apps die je moet updaten om ze werkend te houden, of een technologische erfenis uit het verleden die je ergens een plek moet geven. Een dedicated team van Rapid Circle helpt ons daarbij. Zo houden we de controle over onze IT.”

Wilco Turnhout, mede-oprichter en CSO van Rapid Circle: “Een dergelijke grootschalige migratie heeft nog niet eerder plaatsgevonden in Nederland. Zo’n traject ga je alleen met elkaar aan als het wederzijdse vertrouwen groot is. Voor deze migratie hebben wij daarom gekozen om een team samen te stellen dat kon putten uit de ruime ervaring die we bij ziekenhuizen en in de zorg hebben opgedaan. Zo blijven de lijnen kort. De samenwerking is bijzonder prettig en de migratie verloopt succesvol. Dit is een project waar we erg trots op zijn.”