De SaaS-markt (Software as a Service) is groot, met een geschatte waarde van ongeveer 300 Miljard USD in 2024, én blijft groeien. Vrijwel elke organisatie gebruikt (veel) SaaS, en het wordt vaak voor kritieke processen ingezet. Het is belangrijk om de juiste keuze te maken om het rendement te maximaliseren én risico’s te beheersen. Selectie en inzet van SaaS is onderbelicht. Middels een tweetal artikelen gaan we daar wat aan doen. Dit eerste artikel focust op de selectie en inkoop van SaaS-diensten. In een volgend artikel bespreken we de integratie van SaaS in de organisatie. Want hoewel SaaS ontzorgt, vereist het ook andere competenties in je organisatie.

Verschijningsvormen van SaaS

Moderne SaaS is software die als dienst wordt geleverd en in de cloud draait. Er bestaan meerdere definities van SaaS maar het is belangrijker om de verschillende verschijningsvormen te kunnen herkennen én te begrijpen. Dit helpt bij het selecteren van de juiste leverancier en dienst en bij het bepalen van de impact op je organisatie. In dit artikel bespreken we technische implementatiemodellen, single- en multi-tenancy, servicemodellen, verschijningsvormen en doelgroepen.

Technische implementatiemodellen van SaaS

SaaS draait op infrastructuur die door de leverancier wordt gekozen. Omdat je een dienst afneemt, ben je wellicht geneigd om te denken dat dat voor jou niet relevant is. Je bent blij dat de leverancier jou ook dat deel uit handen neemt. Maar de keuze van de leverancier heeft gevolgen voor de klant. Beter dus om wel te snappen hoé de SaaS-dienst geleverd wordt. We onderscheiden de volgende vier implementatiemodellen:

1. Klassieke hosting: Dit is een eerste versie van het leveren van software als een dienst maar de leverancier maakt geen gebruik van cloud. Er is in feite dan ook geen sprake van echte SaaS.
2. Private cloud: leverancier maakt gebruik van een clouddienst die speciaal voor de leverancier is ingericht. Dit biedt meer controle op bijvoorbeeld de infrastructuur, maar minder diensten dan public clouds waar de leverancier gebruik van kan maken. Dit kan gevolgen hebben voor de innovatieve mogelijkheden van de leverancier om de software door te ontwikkelen.
3. Gemigreerd naar public cloud: Bestaande software is wel gemigreerd maar niet geoptimaliseerd voor de public cloud. Veel voordelen van de public cloud worden dan ook niet benut.
4. Volledig cloud native: De software is ontwikkeld volgens de principes van de publieke cloud en maakt optimaal gebruik van de beschikbare diensten.

SaaS-leveranciers gebruiken infrastructurele (IaaS) en platformdiensten (PaaS) van de cloud. Het maakt nogal wat uit of ze een private of een publieke cloud gebruiken.

SaaS-leveranciers die hun SaaS-applicatie in de publieke cloud ontwikkelen hebben veel meer mogelijkheden om hun applicatie te voorzien van moderne functionaliteiten en beter te beheren met een overvloed aan moderne tools. Zo zijn de aangeboden beveiligingsdiensten tegenwoordig een reden om gebruik te maken van de publieke cloud. De private cloud biedt echter meer controle over de infrastructuur, hetgeen belangrijk kan zijn als je heel specifieke eisen daaraan stelt. Beide clouds hebben voor én nadelen. Het is dus zaak om goed over de eisen na te denken.

Single-tenancy vs. multi-tenancy

Single-tenant software draait in een aparte, geïsoleerde omgeving voor elke klant. Dit biedt meer controle over performance en data-isolatie, maar kan minder schaalbaar en duurder zijn vanwege de specifieke hardware.

Multi-tenant software deelt de infrastructuur met alle klanten, wat de schaalbaarheid vergroot maar de performance kan beïnvloeden als andere klanten veel resources gebruiken. Begrip van deze modellen helpt verrassingen te voorkomen.

Servicemodellen

• Freemium SaaS: basisfunctionaliteit is gratis, maar voor aanvullende diensten betaal je.
• Abonnement-gebaseerde SaaS: je betaalt een terugkerend (vast) bedrag per periode afhankelijk van de gekozen abonnementsvorm.
• Pay-as-you-go SaaS: je betaalt op basis van wat je gebruikt.

Veel organisaties wensen voorspelbare kosten. Bij Freemium en pay-as-you-go, is die voorspelbaarheid lager, terwijl pay-as-you-go lagere kosten kan opleveren.

Marktoriëntatie

SaaS kunnen we op meerdere manieren categoriseren. Wij kiezen ervoor om te kijken naar de marktoriëntatie (verticaal of horizontaal) en of de dienst gespecialiseerd is of juist generiek:

SaaS met een verticale marktoriëntatie is beter afgestemd op jouw business en daarmee makkelijker (sneller) te implementeren én het kan je een concurrentievoordeel opleveren. De SaaS-leverancier heeft ook meer kennis van jouw sector en processen en kan betere ondersteuning bieden.

Doelgroepen

SaaS diensten richten zich op consumenten óf bedrijven. SaaS specifiek voor consumenten past minder goed bij bedrijven. Het is verstandig om bij consument-SaaS na te gaan of de dienst ook voldoet voor bedrijven. Denk aan ondersteuningsmogelijkheden.

De SaaS-reis

Overstappen naar SaaS begint met een gedegen voorbereiding en selectietraject. Zodra dit is afgerond, vindt migratie plaats, gevolgd door nazorg en optimalisatie. Deze laatste twee fases bespreek ik – zoals eerder gezegd - in een volgend artikel.

Fase 1 - Exploratie en voorbereiding

De eerste uitkomst van fase 1 is een shortlist van leveranciers of diensten. Zowel de dienst als de leverancier moet je goed onder de loep nemen. Kijk hierbij naar functionele, technische, operationele en zakelijke aspecten. Betrek de verschillende stakeholders uit de organisatie bij dit proces. De figuur toont de verschillende onderwerpen binnen deze vier categorieën die wij onderscheiden.

Bepaal eerst per onderwerp welke criteria cruciaal zijn voor jouw organisatie. Aan de hand van deze knock-out criteria maak je een lijst van SaaS-diensten welke je verder wilt evalueren. Dit doe je door de markt te scannen en een longlist op te stellen. Vervolgens evalueer je deze diensten “hoog-over” om tot een shortlist te komen. Gebruik hiervoor een beperkt aantal criteria uit de genoemde categorieën en onderwerpen.

Een tweede uitkomst van fase 1 is een inventarisatie van de impact op de eigen organisatie. Het is verstandig om zo snel mogelijk de competenties in kaart te brengen die versterkt moeten worden, nieuwe competenties die nodig zijn, competenties die verschuiven naar andere rollen en competenties die niet meer nodig zijn. Indien nodig, kunnen nu al acties in gang worden gezet om de organisatie voor te bereiden op veranderingen.

Fase 2 - Selectie en contractering

Stem samen met de inkoopafdeling en andere stakeholders af hoe je selectieproces precies in elkaar steekt. Een tool helpt om objectief en gestructureerd te selecteren. Voor elk van de onderwerpen binnen de vier categorieën hebben wij evaluatiecriteria opgesteld en verwerkt in een SaaS-evaluatietool. Je bepaalt zelf welke criteria relevant voor jou zijn en hoe belangrijk ze zijn. Indien gewenst kun je criteria toevoegen. Per onderwerp hebben wij aangegeven welke criteria wij van groot belangrijk vinden, zodat je snel van start kunt.

Na invoer van het wel of niet naleven van de criteria door leverancier of dienst, geeft de tool een aantal scores en grafieken. Diepere analyse van zowel de categorieën als de onderwerpen is mogelijk via de verschillende grafieken die worden gegenereerd. Hiermee krijg je een beter begrip van de mate waarin de beoogde SaaS-dienst én leverancier voldoen aan de behoefte van jouw organisatie.

Voorkom valkuilen met proactieve IT en inkoop

SaaS wordt nogal eens door de business, zonder tussenkomst van IT of inkoop aangekocht. Hierdoor worden veelal belangrijke criteria over het hoofd gezien, met name de niet-functionele criteria. Een proactieve houding van inkoop én IT waarbij de business wordt gefaciliteerd met kennis en hulp, kan helpen dit te voorkomen.

Het slim inkopen van SaaS vereist een grondige voorbereiding en een goed doordacht selectieproces. Door de juiste keuzes te maken, kun je optimaal profiteren van de voordelen die SaaS biedt. In het volgende artikel gaan we in op de integratie van SaaS in je organisatie en de bijbehorende uitdagingen en kansen.