Tips, voorbeelden & invulformat 

De voordelen van Cloud zijn voor jou waarschijnlijk heel duidelijk. Je kent het applicatielandschap van je bedrijf en vermoedt dat een cloudmigratie veel tijd en budget gaat vrijmaken voor innovatie. Toch is het handig om je vermoedens om te zetten in concrete voorspellingen in de vorm van een business case. Hierin zet je de huidige kosten af tegen toekomstige kosten en baten, en bereken je de investeringen die nodig zijn voor de transitie zelf. Zo schets je vóór de cloudmigratie een betrouwbaar beeld van de nieuwe situatie. Dit is om meerdere redenen handig. Zo moet de zogenoemde C-suite van je bedrijf vertrouwen krijgen in je plannen en je met tijd en de juiste manschappen steunen. Daarnaast heb je cijfers nodig voor een goede onderhandelpositie met je toekomstige cloudprovider. Maar de belangrijkste reden om een business case te maken is nog altijd antwoord geven op die ene vraag: “Gaat de Cloud ons de juiste resultaten opleveren?” 

Wat is een business case? 

Met een business case bereken je de financiële gevolgen van je cloudbewegingen (zie afbeelding hieronder). Wat gebeurt er als je een applicatie in je on-premises datacenter vervangt door bijvoorbeeld een SaaS-dienst? Welke kosten vallen er dan weg en welke komen erbij? Zo ben je voor het onderhoud van een applicatie in je eigen datacenter kosten kwijt aan fysieke infrastructuur, licenties en onderhoud, maar betaal je voor diezelfde applicatie ook kosten als je deze migreert naar bijvoorbeeld een public cloud. Hoe vollediger deze kostenberekening, hoe beter. Dit is een klus, zeker als het gaat om de huidige kosten. Voor sommige applicaties moet je bijvoorbeeld extra onderzoek doen om verbanden te kunnen leggen tussen alle bronnen van informatie. Trek hier toch tijd voor uit. Als je een inschatting maakt voor iedere mogelijke kostenpost, kom je later in het proces voor minder verrassingen te staan. 

Berekening van de huidige kosten 

Allereerst breng je de kosten in kaart die je momenteel kwijt bent aan IT. In sommige gevallen doe je dit tot op detailniveau: hoeveel harddisks tel je bijvoorbeeld per server en hoeveel uur zijn medewerkers kwijt aan het beheer van een bepaalde applicatie? De behoefte aan zo’n diepgaande analyse verschilt per situatie. In sommige gevallen schiet een uitgebreide analyse zijn doel voorbij en werkt deze eerder vertragend dan verhelderend. Dit verschijnsel noemen we ook wel analysis paralysis. Dit betekent dat je de informatie die je hebt eindeloos blijft analyseren en niet rust tot je op detailniveau op de hoogte bent van alles wat je hebt staan. Vaak is het voldoende om te werken met standaardeenheden zoals een gemiddelde capaciteit van een server. Ook kan je gebruik maken van benchmarkdata: informatie over hoe de kosten eruit zien bij vergelijkbare organisaties. Zo liggen de gemiddelde kosten voor een server, inclusief beheer, zo rond de 3500 euro per jaar. Die benchmarkdata kun je gebruiken om de ontbrekende data toch mee te nemen in je berekeningen. 

Om de boel overzichtelijk te houden, is het verstandig de kosten in te delen in een aantal lagen en alleen verder in te zoomen als dat nodig is: 

• Infrastructuur
  Denk aan eventuele afschrijvingen, periodieke serverkosten, platformlicenties (zoals VMware) en kosten voor onderhoud en beheer. 
• Software- en licentiekosten 
  Denk aan de aanschaf van software, licenties (bijvoorbeeld voor SQL). 
• Technisch en functioneel applicatiebeheer 
  Denk aan de manuren die je kwijt bent om software op maat te ontwikkelen. Dit gebeurt steeds vaker in DevOps teams, waarin teamleden zowel nieuwe code schrijven als de operations (uitvoer en ondersteuning) voor hun rekening nemen. 
• Software ontwikkeling 
  Denk eens aan de manuren die je verliest met het ontwikkelen van maatwerksoftware. Dit gebeurt steeds vaker in DevOps-teams, waar teamleden zowel nieuwe code schrijven als de operaties (uitvoering en ondersteuning) verzorgen. 

Hoe bouw je het financiële model op? 

Zodra je de huidige situatie in kaart hebt gebracht, bereken je voor iedere laag de impact van de transitie naar Cloud en analyseer je de verwachte besparingen. Vervolgens bereken je de kosten die nodig zijn voor de transitie zelf en weet je hoeveel geld er nodig is om je verwachte besparingen werkelijkheid te maken. Voor IaaS (en tot op zekere hoogte PaaS) zijn de nieuwe kosten redelijk eenvoudig te berekenen met behulp van de online calculators zoals die van bijvoorbeeld AWS en Azure. De kosten per SaaS-product zijn eenvoudig te achterhalen. Hiervoor moet je vaak wel contact opnemen met de SaaS-leverancier, wat even kan duren. De transitiekosten (dus de kosten van de migratie) zijn een stuk lastiger te berekenen, maar over het algemeen ligt de bandbreedte tussen de 2.000 en 3.500 per te migreren server. Zodra je alle concrete getallen binnen hebt, vul je deze in op een sheet zoals in het voorbeeld hieronder. 

Wat doe je met de resultaten? 

Aan de hand van je business case bepaal je of een cloudmigratie financieel interessant is op de korte en langere termijn. Daarnaast kun je de business case zoals gezegd meenemen in onderhandelingen met je cloudprovider. Maar ook na het tekenen van het contract gaat de business case zich uitbetalen. Want omdat je de kosten tot op applicatieniveau berekend hebt, zie je meteen waar de quick wins zitten. Zo kan de ver-SaaSing van de ene server je op korte termijn veel geld besparen, terwijl de migratie van een andere veel tijd en moeite gaat kosten. Ook kun je op basis van de vooraf gestelde doelen prioriteiten stellen. Als een van de bedrijfsdoelen bijvoorbeeld was om zoveel mogelijk te standaardiseren, kan je ervoor kiezen om de eerste drie maanden te spenderen aan het offloaden van zoveel mogelijk applicaties en ze te vervangen door een SaaS-product. Zo spreid je zowel het budget als de belasting per afdeling en handel je tegelijkertijd in lijn met de bedrijfsdoelen. 

Dat was ‘m! Hopelijk heb je genoeg informatie om te starten met jouw eigen business case. Meer weten over de weg naar een solide cloudaanpak?

Download “De nuchtere aanpak voor IT-managers“, onze no-nonsense gids waarmee je jouw cloud transitie goed voorbereidt.