In een vorige bloglieten we zien wat Business Agility is en hoe het de uitweg is als je organisatie is vastgelopen en innovatie te langzaam gaat. In deze blog gaan we iets dieper in op hoe je je eerste stappen zet richting Business Agility. En welke hindernissen je onderweg zult tegenkomen.

Meebewegen met maatschappij, markt en technologie vraagt tegenwoordig een heel ander soort organisatie dan de klassieke, hiërarchische opzet die veel bedrijven, overheden en instellingen nog volgen. We zien ook nog een vrij harde scheiding tussen IT en business. Een kloof die, ondanks een decennium vol transformaties, nauwelijks smaller geworden is. De meeste bedrijven en organisaties zien het probleem wel, maar proberen het op te lossen door verbeteringen door te voeren binnen de bestaande organisatiestructuur, vaak door op operationeel niveau agile werkprocessen in te voeren. De ervaring leert dat dat niet werkt.

Beginnen met Business Agility

In onze visie bestaat het werken aan een wendbare organisatie uit 3 belangrijke componenten: een adaptieve strategie, klantgerichte producten en organization design. Het is daarbij cruciaal om je niet alleen, zoals bij agile, op werkwijze en processen te richten. Het gaat erom de hele organisatie zo in te richten dat hij wendbaar om kan gaan met veranderingen. Dat is iets anders dan procesverbetering en kan alleen met een fundamenteel andere kijk op hoe je organisatie ontworpen is, waarbij je het hele bedrijf meeneemt in de verandering en je niet beperkt tot de IT-teams.

Maar het gaat niet alleen om hoe je uiteindelijke organisatie werkt, het gaat ook om de manier waarop je dat realiseert. Wij geloven erin dat een transformatie die van de organisatie zelf is – waarvoor dus breed eigenaarschap gevoeld wordt – een zeer hoge slagingskans heeft. Daarom werken wij samen met Org Topologies, zij hebben een visuele mapping tool ontwikkeld, die wij inzetten om samen met de organisatie aan de slag gaan het huidige ecosysteem in kaart te brengen en het traject te bepalen van de transformatie.

Wil je leren hoe je de tools van Org Topologies gebruikt? Dan kun je op hun site de ‘Org Topologies Primer’ downloaden..

Het belangrijkste voordeel van werken met een visueel model is dat het gesprekken makkelijker maakt. Je hebt het niet meer over abstracte begrippen, maar je hebt er beeld bij. Bovendien heeft deze aanpak zijn wortels in de realiteit en niet in een theoretisch framework dat je leent uit de markt (en waar je dus weinig betrokkenheid bij voelt). Je stopt je bestaande organisatie niet in een model, zoals SAFe of het Spotify-model, maar beweegt hem daadwerkelijk van A naar B. En daarna naar C, want organization design is geen project. Het is een commitment voor de lange termijn, waarbij je niet altijd vooraf weet wat de volgende stap moet zijn.

Mensen meenemen in verandering

Het herontwerpen van je organisatie gaat natuurlijk gepaard met het veranderen van de mindset van je mensen. ‘Big bang’ transformaties werken niet, omdat ze juist dit aspect altijd vergeten.

Je krijgt mensen mee in een verandering door de verantwoordelijkheid niet uit te besteden, maar bij jezelf te houden. Door met elkaar de route naar meer business agility te verkennen en stap voor stap te veranderen, toets je ook samen iedere stap aan de realiteit en kun je snel bijsturen. Het zorgt ook voor veel meer draagvlak, zodat je de verandering vanaf het begin stevig verankert in je organisatie.

Die aanpak geeft je transformatie draagkracht, maar maakt hem ook veel minder complex. Hoeveel bedrijven en organisaties zien we niet, die alles tegelijk proberen te doen en daardoor tergend langzaam vooruit komen? Een situatie waarin het maar al te makkelijk is voor IT om (weer) voor de troepen uit te lopen en de technische transformatie door te willen voeren, zonder het businessdraagvlak. Denken in business agility en niet in projecten zorgt dat iedereen op hetzelfde tempo vooruitkomt, in overzichtelijke stappen.

Een nieuw soort consultancy, een ander soort partner

De huidige tijd vraagt om een andere aanpak van transformaties, maar ook van consultancy. Het lijkt soms of er maar twee vormen van consultancy mogelijk zijn: aan de ene kant de grote, strategische consultants die met vaste modellen en dikke rapporten werken. Aan de andere kant de meer pragmatische aanpak van bedrijven met een focus op ‘solution selling’: het verkopen van kant en klare oplossingen. Tot die laatste categorie hebben wij lang behoord, maar dat model past vaak niet goed bij organisaties met unieke problemen. Want voordat je met oplossingen aan de gang gaat, moet je helder hebben welk probleem je eigenlijk aan het oplossen bent. Daar komt bij dat de uitdagingen en problemen ook, sneller dan ooit, veranderen.

In een iteratief proces als het wendbaarder maken van een organisatie, waarin opdrachtgever en adviseur continu samen moeten nadenken over wat de volgende stap is, heeft het geen enkele zin om blindelings een standaard framework door te duwen en dan een factuur te sturen. Want dan eindig je met wat je al had: een organisatie die vastzit in een structuur die niet bij de missie past. Organization design is geen project, maar een mindset en een commitment voor de lange termijn. Die commitment moet van beide kanten komen. Dat vraagt om adviseurs die veranderingen samen met jou implementeren en zich richten op gezamenlijke impact in een langdurig partnership. Zo’n adviseur willen wij zijn.

Maak de transformatie van iedereen

Maar hoe je het ook organiseert, veranderen doet altijd pijn. Afscheid nemen van oude structuren en bestaande manieren van werken roept onherroepelijk weerstand op. De reis naar meer wendbaarheid als organisatie verandert ook verantwoordelijkheden en rollen en vervaagt soms de grenzen tussen afdelingen. Voor het leiderschap van de organisatie ligt hier een belangrijke verantwoordelijkheid. Want de mindset van een organisatie zal nooit veranderen als de top niet voorop gaat in de verandering en mensen enthousiast maakt om mee te doen.

De kracht van visueel management

Ook hoe je stuurt heeft veel invloed. Een valkuil is bijvoorbeeld om alleen met technische veranderingen bezig te zijn en te vergeten actief te werken aan bewustzijn van de hogere doelen en de strategie. Ook sturen op allerlei, soms tegenstrijdige, KPI’s werkt averechts. Stuur in plaats daarvan op de juiste instelling en mentaliteit en beloon diegenen die laten zien dat ze het voortouw nemen in verandering en verbetering. Een vorm van visueel management, ‘Obeya’ (Japans voor grote kamer), wordt vaak gezien als ‘het brein’ en brengt alle belangrijke informatie op één plaats samen, visueel aan de muur. Dat zorgt voor een eenduidige besturing met duidelijke prioriteiten, en daardoor een hogere productiviteit.

De volgende stappen

Nu je je organisatie in kaart hebt, weet je waar je staat. Nu kun je zien welke delen van je organisatie fit for purpose zijn en welke niet. Constateer je dat producten, diensten en processen niet meer aansluiten bij je markt, dan kun je nu aanwijzen hoe dat komt. En natuurlijk samen op zoek gaan naar de oplossing. Dit is het stadium waarin veel voorwaartse energie ontstaat. De Obeya is ook daarbij belangrijk. Want de Obeya toont niet alleen data en voortgang, maar ook de transformatieroadmap.