30 november 2021 - Remco van den Berg

DUS, JE HEBT EEN POWER-APP GEMAAKT? WAT NU?

PowerApps zijn geweldig. Met zijn visuele interface geeft het ons gewone stervelingen (niet-ontwikkelaars) de mogelijkheid om behoorlijk complexe apps te maken. Maar als je je klusjeswerk wilt uitrollen naar de rest van het bedrijf zijn er een aantal belangrijke zaken waar je rekening mee moet houden.

1. DEEL JE APP MET DE REST VAN HET BEDRIJF

Zodra u klaar bent met de PowerApp, bent u de enige die deze kan zien. U kunt de PowerApp insluiten op een SharePoint-site, maar de machtigingen op de SharePoint-site hebben geen invloed op de machtigingen van de PowerApp. Deel de PowerApp eenvoudig met elke gebruiker in de organisatie of voeg specifieke gebruikers toe.

Wanneer u PowerApps gebruikt om de formulieren actie aanpassen Jij niet doen moet dit doen. De PowerApp neemt de machtigingen over van de specifieke lijst.

OPMERKING! 

Op het moment van schrijven (4/7/2018) PowerApps kan niet worden gedeeld met gebruikers buiten de Tenant. Dus als je externe gebruikers wilt uitnodigen om dat coole aangepaste formulier of die app te gebruiken, moeten ze een account hebben bij dezelfde tenant.

Microsoft werkt hieraan (https://powerusers.microsoft.com/t5/PowerApps-Ideas/Share-with-external-users/idi-p/4114), maar er is momenteel geen stappenplan beschikbaar.

2. DRAAI UW APP EN UW APP-VERBINDINGEN OVER NAAR EEN SERVICEACCOUNT

Ja! De PowerApp die je hebt gemaakt is een enorm succes. Het is een belangrijk onderdeel geworden van de dagelijkse activiteiten van veel gebruikers. Goed gedaan jij!

Maar wat gebeurt er met de PowerApp als je besluit ergens anders een nieuwe baan te zoeken? Werkt de app nog? Waarschijnlijk niet!

Alle verbindingen (bijvoorbeeld naar een SharePoint-lijst) van de PowerApp draaien waarschijnlijk onder uw persoonlijke account en wanneer dit account niet meer bestaat, kan de PowerApp de verbinding niet meer maken en zal deze niet meer werken. Als u de enige eigenaar van de app bent, kan niemand anders de app bewerken.

Best Practice: Verplaats uw PowerApp en de koppelingen naar een speciaal hiervoor gemaakt serviceaccount.

Om dit probleem te omzeilen, kunt u het beste de hele PowerApp + de verbindingen naar een serviceaccount verplaatsen. Het serviceaccount is geen benoemde gebruiker, maar een account met als enige doel het uitvoeren van Flows en PowerApps. Op deze manier worden uw PowerApps en Flows niet beïnvloed wanneer het account dat het heeft gemaakt niet bestaat.

EEN POWERAPP VERPLAATSEN NAAR EEN SERVICEACCOUNT:

1. Voeg het serviceaccount toe aan de PowerApp met de rechten 'Kan bewerken'

2. Open als serviceaccount de powerapp en zorg ervoor dat alle verbindingen met dit account werken

Hierdoor kan het serviceaccount de PowerApp nog steeds bewerken en publiceren.

OPMERKING!

De bovenstaande methode maakt het serviceaccount niet de eigenaar van de app. Alleen de eigenaar van de app kan de app verwijderen. Als u het serviceaccount eigenaar van de app wilt maken, moet het serviceaccount de app downloaden en uploaden of de app exporteren en importeren onder zijn account. Houd er wel rekening mee dat hoe complexer de apps zijn, hoe meer werk u hiervoor moet doen. Omdat deze methode niet foutloos is en complexe apps de neiging hebben te breken wanneer u ze kopieert en verplaatst.

3. PUBLICEER JE APP TEN MINSTE ELKE 6 MAANDEN OPNIEUW

Het Office365-platform verandert en evolueert continu. Dit geldt ook voor PowerApps. Maandelijks en soms zelfs wekelijks wordt er nieuwe functionaliteit toegevoegd. Dit kan qua compatibiliteit problematisch zijn. De app die je 2 jaar geleden hebt gemaakt, werkt mogelijk niet goed samen met de nieuwste functie die het PowerApp-ontwikkelingsteam heeft uitgerold, en je oplossing kan kapot gaan.

Het wordt als best practice beschouwd om uw PowerApp elke zes maanden opnieuw te publiceren (sommigen zeggen zelfs elke drie maanden). Wanneer u de oplossing opnieuw publiceert, is de app compatibel met de nieuwste PowerApp-versie.

Op het moment van schrijven is er geen manier om dit proces te automatiseren met zoiets als Flow, dus markeer dit als een evenement in je agenda.

Dus onthoud... PowerApps zijn geweldig. Vergeet alleen niet de bovenstaande stappen uit te voeren om ervoor te zorgen dat PowerApps GEWELDIG BLIJVEN.