Om een aantrekkelijke werkgever te blijven, heb je als ziekenhuis modern digitaal gereedschap nodig. Een moderne digitale werkplek brengt alle data en functionaliteit samen die medewerkers nodig hebben, maar brengt grote veranderingen met zich mee en vraagt nieuwe vaardigheden en een nieuwe manier van werken. Niet iedere zorgverlener heeft de tijd, de zin en de vaardigheden om zich daarmee bezig te houden, dus zijn ondersteuning en adoptie essentieel.

Onderzoeken van Gallup en Gartner laten zien hoe belangrijk de medewerkerservaring is voor je organisatie. Maar 15% van de medewerkers wereldwijd zegt zich betrokken te voelen bij het werk en 13% is tevreden met de medewerkerservaring. Dat kost organisaties veel geld: zo’n 16% van het salaris van iedere niet-betrokken medewerker. Terwijl betrokken medewerkers juist grote voordelen hebben. Zo nemen betrokken medewerkers 12 keer minder vaak ontslag.

Vooral dat laatste cijfer is natuurlijk belangrijk voor jouw ziekenhuis. Want het vinden van zorgpersoneel is lastig, dus wil je voorkomen dat mensen vertrekken. Maar hoe houd je medewerkers betrokken? En hoe bied je ze een goede ervaring?

Dat zijn natuurlijk vragen waarop techniek altijd maar een deel van het antwoord is. Maar technologie is zeker een factor die kan bijdragen aan een positieve ervaring op het werk voor zorgprofessionals. De crux is, dat je technologie zo inzet dat hij je mensen tijd bespaart en hun leven makkelijker maakt. Maar dat is niet het enige. Want je moet mensen bij iedere technische verandering goed faciliteren en begeleiden. Doe je dat niet, dan zien ze alleen het ‘gedoe’ van de verandering en niet de waarde.

Een extra uitdaging daarbij: je hebt mensen in dienst die basale digitale vaardigheden missen en dus grote problemen hebben met nieuwe technologie. Maar je hebt ook mensen in dienst die sneller willen en hogere verwachtingen hebben van hun digitale werkplek. Om die laatste groep bij je te houden, moet je vooruit. Maar om die eerste groep niet te verliezen, moet je ze heel goed begeleiden.

Het juiste gereedschap, de juiste hulp

Uiteindelijk is dit de sleutel tot aantrekkelijk werkgeverschap: je mensen het juiste gereedschap geven en ze er op hun eigen manier en tempo mee leren werken. Een zorgprofessional wil de best mogelijke zorg verlenen en zo min mogelijk bezig zijn met randzaken. Een werkplek die tijdrovende taken versnelt of zelfs helemaal bij je professionals weghaalt helpt daarbij, op voorwaarde dat je blijft werken aan de betrokkenheid, tevredenheid en persoonlijke ontwikkeling van iedere individuele medewerker.

Dat er nog veel te verbeteren is aan digitaal werken in de zorg, ziet Hanneke Pastoor, onze teamlead Adopt & Embrace, dagelijks in de praktijk: “Zorgmedewerkers klagen steen en been over trage virtuele desktops, de moeite die het kost om bij patiëntinformatie te komen en inloggen in meerdere apps. Het is vaak onduidelijk hoe dingen werken, en waarom. Gebruikers geven niets om het technische onderscheid tussen applicatie A en applicatie B. Die snappen niet waarom ze twee keer hetzelfde moeten intypen, waarom ze informatie uit twee verschillende schermen moeten halen of waarom ze twee keer worden lastiggevallen met hetzelfde onderwerp. Wil je een aantrekkelijke werkgever worden en medewerkers blij maken dan moet je aan het werk.”

Een moderne werkplek voor het ziekenhuis: uitdagingen en voordelen

We hebben bij Rapid Circle veel ervaring met het implementeren van de moderne werkplek. Maar die ervaring is niet één op één door te trekken naar een ziekenhuis. Ten eerste zijn digitale transities in ziekenhuizen vaak lastiger, omdat vitale systemen – vooral het EPD – niet makkelijk integreren met moderne infrastructuur. Ten tweede is er bij het management, terecht natuurlijk, een sterke focus op dataveiligheid en patiëntveiligheid en is er dus grote behoefte aan garanties op dat vlak. Het inbouwen van die garanties levert medewerkers vaak weer extra terugkerende handelingen op.

Zorgmedewerkers zijn ook anders dan andere kenniswerkers, omdat ze niet de hele dag achter een bureau zitten. Sterker nog, we willen graag dat ze zo min mogelijk tijd achter een beeldscherm doorbrengen. En omdat hun werkproces het belangrijkste proces van het ziekenhuis is, moet je veel zaken op de digitale werkplek op maat inrichten.

Soms veroorzaken deze factoren samen een sfeer van ‘het lukt toch niet’. Maar het kan wél. Dat hebben we bijvoorbeeld gezien bij Gelre Ziekenhuizen. Je hebt uiteindelijk ook niet veel keus, want de zorg moet echt veranderen om voor werknemers aantrekkelijk te blijven. En een moderne digitale werkplek juist voor zorgprofessionals uiteindelijk veel voordelen:

• Overdracht kan overal. Overdracht kost veel tijd. En het moet goed gebeuren, want de veiligheid van de patiënt hangt vaak af van een goede informatieoverdracht. Met een moderne, mobiele werkplek hoef je als arts of verpleegkundige niet meer naar een computerruimte of vergadering te komen en kun overdracht regelen vanaf iedere willekeurige plek in het ziekenhuis of zelfs daarbuiten.
• Geen planningen meer rondmailen. Vakanties plannen in een Excelsheet die wordt rondgemaild? Dat moet beter. Door planningen en andere documenten in de cloud te zetten kan iedereen er tegelijk bij en kijkt iedereen naar de juiste versie.
• Samenwerken aan documenten. Samen een verslag schrijven betekent niet langer dat je ook samen achter een computer hoeft te zitten.
• Van nieuwsbrieven tot Teams. Het team op de hoogte houden en werken aan betrokkenheid zijn makkelijker als je iedereen tegelijk kunt bereiken.
• Er zijn minder werkplekken nodig. Maar als je er eentje nodig hebt, is er vaker eentje vrij..
• Veiligheid en privacy worden beter. Patiëntgegevens op een papiertje schrijven. Het mag niet volgens de AVG, maar toch gebeurt het veel. Omdat er geen praktisch alternatief is. Een moderne werkplek maakt je hele zorgproces veiliger en beschermt je tegen datalekken.

Los van elkaar klinken deze innovaties misschien niet revolutionair, maar zoals Hanneke het zegt: “Het zijn telkens een paar minuten winst, maar die gaan optellen.”

Jurrit Wilhelmus, productivity-specialist bij Microsoft, merkt dat ziekenhuizen deze voordelen ook zien: “Het personeelstekort in de zorg speelt al heel lang. Het besef leeft steeds meer dat alleen maar ‘meer mensen erbij’ de oplossing niet is. Je hebt technologie nodig om beter, efficiënter en plaatsonafhankelijk te werken.”

De tijdwinst door slimmer werken is nog maar het begin. Een moderne cloudwerkplek is de basis voor innovaties die veel verder gaan. Een belangrijk voorbeeld is het migreren van het EPD naar de cloud, een verandering die noodzakelijk is voor het inrichten van een dataplatform en voor betere ketensamenwerking. Dat is eigenlijk alleen mogelijk als je eerst je werkplek moderniseert. Investeringen in werkplek, infrastructuur en digitale vaardigheden die je nu doet betalen zich dus later terug, omdat je sneller kunt innoveren.

“Teams wordt uiteindelijk de centrale plek,” aldus Wilhelmus. “Samenwerken, chatten, data inzien, bellen en reageren op oproepen komen daar samen. Je kunt als ziekenhuis data gebruiken om meer context mee te geven aan taken en oproepen en je maakt overleg én zorg op afstand mogelijk.”

Eén van de technologieën die uiteindelijk in de toekomst veel gaat opleveren, is AI. Het is ook een technologie die zeer gedoseerd en met veel begeleiding moet worden ingevoerd. Gebruikers in de zorg zullen AI alleen accepteren als ze begrijpen wat er gebeurt en meegenomen worden in het proces. Wilhelmus ziet desondanks mogelijkheden: “De opkomst van AI is nu echt begonnen en gaat heel veel tijd besparen. Elke minuut die je niet spendeert aan het terugkijken van een meeting, het lezen en schrijven van e-mails en het invoeren van informatie in het EPD is een minuut die je weer aan zorg kunt besteden.”

Het is geen IT-project

Een belangrijke valkuil bij het implementeren van een moderne werkplek is om het als een IT-project te zien. Natuurlijk heeft het project een belangrijke technische component, maar betrokkenheid van bijvoorbeeld HR is net zo belangrijk. Zij kunnen digitale vaardigheden een plaats geven in functieprofielen, cursussen organiseren en mensen vooruit helpen door de inzet van 'digicoaches‘.

Door de menselijke kant van de uitrol van een nieuwe werkplek belangrijker te maken dan de technische kant, voorkom je dat je te snel te veel verandert en mensen daardoor afhaken. Zorgprofessionals zijn ontzettend druk en hebben dus weinig tijd en zin om zich te verdiepen in digitale zaken. Het is zaak om ze toch mee te nemen in veranderingen en duidelijk te maken dat dit een investering is die vroeg of laat toch nodig is. Begeleiding en change management zijn dus essentieel.

Jurrit Wilhelmus is optimistisch over de adoptie van een nieuwe digitale werkplek in de zorg, op voorwaarde dat de medewerkerservaring voorop blijft staan: “Het belangrijkste is dat je technologie vóór medewerkers laat werken en niet tégen ze. Zorg dat ze mobiel kunnen werken. Automatiseer taken voor ze. Maak het eenvoudiger. En voer je veranderingen door die impact hebben, zoals multifactor-authenticatie of Microsoft Teams, zorg dan voor goede adoptie.”

De moderne werkplek en uw infrastructuur

Een nieuwe werkplek heeft natuurlijk ook impact op je infrastructuur en datacenter. Maar ook hier kun je vaak zelf het tempo bepalen. In het ideale geval gebruik je de stap naar een digitale werkplek als startpunt van je cloudtransitie. Maar je hoeft niet alles tegelijk te doen. Je kunt bijvoorbeeld je mailserver, mobiele telefoons en laptops vanuit de cloud (laten) beheren, terwijl je datacenter voorlopig nog on-premises blijft. Sommige ziekenhuizen maken de keuze om eerst het facilitair personeel een nieuwe werkplek te geven. Zo kan vaak 20% van de mensen al over naar de moderne werkplek en kan een organisatie een gevoel krijgen voor de mogelijkheden.

We hebben inmiddels ook veel ervaring met het combineren van de Microsoft-cloud en Citrix VDI-omgevingen. We moderniseren en optimaliseren die om goed met Teams, Viva en andere samenwerkingstools te kunnen werken.

Zo neemt de beheerdruk op je IT-afdeling af, maak je je omgeving veiliger en kun je in de toekomst innovaties sneller bij je gebruikers brengen. Zo word je ook voor IT’ers aantrekkelijker als werkgever.

eBook: De Toekomst van de Zorg begint nu

Ontdek hoe een technologische transformatie uw ziekenhuis de komende jaren kan helpen de uitdagingen het hoofd te bieden. Dit eBook verkent de cloud als het innovatieplatform voor het vormgeven van de toekomst van de gezondheidszorg, het anders omgaan met gegevens en applicaties en het toekomstbestendig maken van uw werkplek. Expertinzichten van Microsoft, E-mergo, Weolcan en Rapid Circle laten zien hoe hun producten de gezondheidszorg van de toekomst in uw ziekenhuis kunnen vormgeven.