Niet ieder proces hoort in het EPD. Automatiseer met een ‘platformmentaliteit’

Om de zorg betaalbaar, kwalitatief goed en voor de medewerkers prettig te houden moeten we die zorg anders gaan organiseren. Daar is innovatie voor nodig, en die innovatie heeft data nodig. Daarbij lopen ziekenhuizen tegen obstakels aan. Want veel data zitten ‘opgesloten’ in het EPD en veel processen lopen via dat soort gesloten applicaties. In dit artikel kijken we naar de mogelijkheden om met Power Platform flexibeler processen te bouwen, ook buiten je EPD.

Als ziekenhuis sta je op een tweesprong. Je hebt een EPD en je kunt ervoor kiezen om je processen daarin te blijven implementeren, met veel maatwerk en de onderhouds- en gebruiksproblemen die daarbij horen. Je kunt je ook beperken tot de standaardfunctionaliteit van je EPD en daarmee accepteren dat je een heleboel dingen daar nooit zult kunnen moderniseren en automatiseren.

Kies je dat laatste pad? Dan heb je, buiten je EPD, andere manieren nodig om je processen toch flexibel en efficiënt in te richten. En die manieren zijn er ook. Binnen het Microsoft-ecosysteem denken we dan natuurlijk aan het Power Platform. Dat bevat niet alleen Power Automate, Power Apps en PowerBI, maar ook krachtige mogelijkheden om met AI te werken en om te integreren met apps die daar niet voor gebouwd zijn.

Om ons de visie van Microsoft te geven op hoe Power Platform kan bijdragen aan betere zorg, vroegen we Sofia Kouhestani, Business Application Specialist bij Microsoft, om haar inbreng.

3 manieren om waarde toe te voegen

We noemen in dit stuk een aantal voorbeelden van hoe geautomatiseerde flows het werk van een zorgprofessional beter maken. Maar de waarheid is dat wij ook niet precies weten hoe de zorg er over een paar jaar uitziet. Wat we wel weten, uit onze ervaring in de zorg maar ook in andere branches, is dat je een technologische basis nodig hebt om klaar te zijn voor ‘straks’. Hoe de toekomst ook uitziet. We weten dat het beschikbaar en bruikbaar maken van data zorgt voor enorme versnellingen in alle processen, maar we kunnen je dus niet vertellen wat jij met jouw data kunt en moet doen. Dat moet je zelf gaan ontdekken. Op een platform dat met je mee kan groeien en dat je kunt aanpassen aan jouw manier van werken.

Zo’n platform voegt op 3 manieren waarde toe:

  1. Het anders faciliteren van zorgprocessen. Zodra data uit al interne en externe systemen beschikbaar komt op een dataplatform, heb je met Power Platform de snelheid en flexibiliteit om zorgprocessen zo in te richten dat ze veel beter worden. Het EPD is daar nu niet voor ingericht.
  2. Toegang tot data. Data leveren pas maximale waarde, als je ze een rol geeft in het proces. Relevante bloedwaarden uit eerder onderzoek tonen als er nieuw onderzoek binnenkomt. De medische geschiedenis van een patiënt samenvatten als er een alarmoproep binnenkomt. Een opname van een vergadering transcriberen voor de mensen die er niet bij konden zijn. Het zijn maar een paar voorbeelden van hoe snelle, relevante en contextuele toegang tot data het zorgproces met sprongen verbetert.
  3. Het ondersteunen van ad-hoc processen. Bij veel zorgprocessen geldt de keuze waar we dit artikel mee begonnen: of ín het EPD, of erbuiten. Maar er zijn talloze processen in een ziekenhuis die nog helemaal nergens ondersteund worden. Informele, ad-hoc processen. Zoals overleg onder collega’s of hulp vragen als je handen tekortkomt. Elkaar vragen om even mee te kijken, om fouten te voorkomen. Essentiële, maar ongestructureerde processen die je met goede automatisering beter kunt laten verlopen.

Door deze toegevoegde waarde kan Power Platform een belangrijke rol spelen bij het begrijpbaar, beschikbaar en bruikbaar maken van data en het anders organiseren van zorg. Je maakt het werk met Power Platform effectiever, minder arbeidsintensief en sneller. En dat is belangrijk, want je hebt te weinig mensen en dat wordt in de nabije toekomst niet beter.

“Ziekenhuismedewerkers hebben continu een enorme backlog van werk: administratie, rapportage, overdracht. Veel daarvan doen ze in Excel en dat is arbeidsintensief,” aldus Sofia Kouhestani. “Processen bouwen met Power Automate is relatief goedkoop en kan snel de werkdruk verminderen.”

Toch ziet zij, net als wij, dat nog niet alle ziekenhuizen van start willen met automatisering buiten het EPD: “Ziekenhuizen willen graag automatiseren en ze worden steeds innovatiever, maar ze kijken ook naar elkaar. Ze willen zeker weten dat het gaat werken, dus wachten ze tot een ander ziekenhuis een oplossing heeft.”

Om je te inspireren niet te wachten en wél aan het werk te gaan, laten we je een paar mogelijkheden zien.

Voorbeeld: zo pas je Power Platform toe in het ziekenhuis

Je hebt in je ziekenhuis een ingewikkeld planningssysteem om de diensten vol te krijgen. Dat is iedere keer een hele puzzel, die je mensen gelukkig meestal oplossen door toewijding en vakmanschap. Maar binnen de ‘blokken’ van de planning is doet je zorgpersoneel nog veel ‘ad hoc-planning’. En daar is veel winst te halen.

Het gaat daarbij om de handelingen in het zorgproces waar je ‘even snel’ een collega bij nodig hebt. Snel, last-minute en ongepland. Daarbij gaan vaak dingen bijna mis of lopen vertraging op, omdat mensen niet beschikbaar zijn of druk. Het is onmogelijk om dit allemaal te plannen, maar je kunt het wel beter orkestreren door mensen het gereedschap te geven dat ze nodig hebben.

Een voorbeeld is het ‘crowdsourcen’ van een tweede paar ogen voor het valideren van medicatie met een hoog risico. Om aan het protocol te voldoen, moet je een collega mee laten kijken en laten accorderen. Maar hoe doe je dat als je alleen bent en iedereen is druk? Je drukt op een knop op je mobiel en alle gekwalificeerde collega’s krijgen een oproep. De eerste die beschikbaar is reageert, kijkt via de camera mee en accordeert digitaal de medicatie.

Deze manier van werken scheelt veel tijd, stress en verplaatsingen binnen het ziekenhuis. Het is een voorbeeld van wat wij realtime planning noemen: het werk ter plekke, in het moment, organiseren op basis van data.

Mobiel werken en data delen

De smartphone wordt in de toekomst de centrale plek waar we het zorgwerk organiseren. Daardoor krijgt het operationeel maken van data over de hele breedte van het proces een positieve impact. Nog een voorbeeld: het reageren op een alarm. Als het hele team een mobiele telefoon en een oortje heeft, kan het signaleringssysteem iedere beschikbare verpleegkundige automatisch in een call zetten. Compleet automatisch, en handsfree, kunnen ze dan overleggen over wat er moet gebeuren en wie er naar de kamer gaat waar het alarm vandaan komt.

En natuurlijk gaat de impact verder dan het zorgproces. Ook facilitair zien we een steeds grotere rol voor data, devices en de digitale werkplek. Zoals bij het de minst favoriete bezigheid van iedere ziekenhuismedewerker (op het intypen van gegevens na, dan): het zoeken naar verdwenen spullen.

Een COW (Computer On Wheels) is verplaatst. Er is geen brancard of rolstoel aanwezig. Je moet dus weer rondlopen en zoeken… De gegevens van de internet van dingen (IoT) zal een enorm verschil maken. Er zijn TL-armaturen en deursensoren die RFID-chips lezen van alle apparatuur die door de kamer beweegt. Zo weet het centrale systeem altijd waar je spullen zijn en kan je telefoon je naar het dichtstbijzijnde beschikbare exemplaar leiden. Maar ook alle medische apparatuur is tegenwoordig met elkaar verbonden en alle informatie van die apparaten kan worden gebruikt om betere processen te bouwen.

Lezen en schrijven in het EPD

Er is bij veel van deze toepassingen wel een uitdaging. Het EPD blijft namelijk altijd de centrale plek voor patiëntgegevens. En de meeste EPD-oplossingen geven je geen makkelijke manier om data geautomatiseerd uit te lezen en terug te schrijven. Robotische procesautomatisering (RPA) biedt hiervoor de oplossing. Dit is een belangrijke ontwikkeling, omdat het handmatig achteraf invullen van allerlei zaken in het EPD veel tijd kost en zorgverleners iedere dag uren bij hun patiënten weghoudt.

Kouhestani ziet dat er al veel bedrijven zijn die deze kans benutten: “Het EPD is een gesloten omgeving, maar steeds vaker kunnen we met RPA toch informatie uit het EPD halen. Terugschrijven is een stuk uitdagender, maar zeker ook mogelijk. De apps van medisch cateraar CuliCare en van WatchPAT, dat apparaten voor slaaponderzoek maakt, kunnen zo toch integreren met het EPD. En RPA is veilig, omdat alle data standaard versleuteld wordt en Power Platform RPA zelf nooit data opslaat.”

Door de verschillende functies van Power Platform te combineren, combineer je RPA met geautomatiseerde flows, stemherkenning, AI-toepassingen en Power Apps. Zo analyseer je data snel, leg je audittrajecten vast en haak je op het juiste moment een extra persoon aangehaakt voor een ‘vier ogen-check’, waardoor je met automatisering ook de patiëntveiligheid verhoogt.

Hulp van alle collega's ter wereld

Het mooie van het platformdenken van Microsoft is dat het altijd gaat over mogelijkheden en niet over beperkingen. Want als je via je smartphone hulp van iedereen kunt krijgen, waarom zou je je dan beperken tot je directe collega’s? Waarom zou je niet samenwerken over ziekenhuizen heen? Een collega uit Groningen kan medicatie checken als jij in Amsterdam aan het werk bent. En een superspecialist uit het buitenland kan meekijken naar onderzoeksresultaten.

Deze ontwikkeling is belangrijk, omdat ziekenhuizen zich steeds verder specialiseren. Dat maakt zorg efficiënter, maar maakt ook dat bepaalde kennis uit je ziekenhuis verdwijnt. Dit vang je gedeeltelijk op door kennis uit andere zorginstellingen binnen te halen.

En de werkende toepassing van een dergelijke samenwerking tussen instellingen is Saxenburgh, waar het verwijzen van een patiënt naar ouderenzorg compleet geautomatiseerd is. Dat scheelt medewerkers veel telefoontjes, administratie en computertijd. En dat is wat je wilt: zorgmedewerkers die minder achter een toetsenbord zitten en meer met zorg bezig zijn. Dat willen je mensen trouwens ook.

eBook: De Toekomst van de Zorg begint nu

Ontdek hoe een technologische transformatie uw ziekenhuis de komende jaren kan helpen de uitdagingen het hoofd te bieden. Dit eBook verkent de cloud als het innovatieplatform voor het vormgeven van de toekomst van de gezondheidszorg, het anders omgaan met gegevens en applicaties en het toekomstbestendig maken van uw werkplek. Expertinzichten van Microsoft, E-mergo, Weolcan en Rapid Circle laten zien hoe hun producten de gezondheidszorg van de toekomst in uw ziekenhuis kunnen vormgeven.

Gerelateerde berichten

Handgeselecteerde inhoud
Meer weten? Neem contact op met een van onze specialisten!

Wilco Turnhout

CSO en medeoprichter (NL/EU)

Andrew Fix

Chief Technology Officer (AU/NZ)