Je wilt als zorginstelling het werk goed organiseren én een aantrekkelijke werkgever zijn. Een moderne digitale werkplek houdt veel frustratie en onnodig handwerk bij je mensen weg. Hij is ook een essentiële schakel in alle digitale werkprocessen en in het toegankelijk maken van data.

Mensen in de zorg zijn betrokken bij hun werk. Ze willen goed voor hun cliënten zorgen, maar ze zijn veel tijd en energie kwijt aan tekortschietend digitaal gereedschap. Want in en naast hun zorgwerk hebben ze continu informatie nodig en hebben ze verantwoordelijkheden op het gebied van vastlegging, administratie en communicatie. Werken ze in zelfsturende teams, dan komt er ook nog een stuk planning en voorraadbeheer bij.

Dit speelt zich allemaal af op hun digitale werkplek, die vaak bestaat uit allerlei losse apps en databronnen waar ze, vaak met beperkte digitale vaardigheden en onder hoge tijdsdruk, een weg in moeten vinden. Uiteindelijk heeft dit een negatieve invloed op werkplezier, op jou als werkgever en dus op de zorg zelf. Je mensen en je cliënten verdienen beter. De crux daarbij is, dat je technologie zo inzet dat hij mensen tijd bespaart en hun leven makkelijker maakt.

“Documenten die worden rondgemaild… Wat een ellende.”

Een zorgprofessional wil de best mogelijke zorg verlenen en zo min mogelijk bezig zijn met randzaken. Een werkplek die tijdrovende taken versnelt of zelfs helemaal bij je professionals weghaalt helpt daarbij. Dat er op dat gebied nog veel te verbeteren is, ziet Hanneke Pastoor, onze business lead

Adopt & Embrace, dagelijks in de praktijk:

“Er is een ECD, maar de planning van diensten en vakanties zit vaak nog in Excel. Die documenten worden dan rondgemaild, waardoor een planner uiteindelijk van meerdere versies met tegenstrijdige wijzigingen een rooster moet maken. En vervolgens weer moet mailen om de fouten recht te zetten. Wat een ellende. Mensen in de zorg klagen steen en been over trage computers, de moeite die het kost om bij cliëntinformatie te komen en inloggen in meerdere apps. Het is vaak onduidelijk hoe dingen werken, en waarom. Veel gebruikers geven niets om het technische onderscheid tussen applicatie A en applicatie B. Die begrijpen niet waarom ze twee keer hetzelfde moeten intypen, waarom ze informatie uit twee verschillende schermen moeten halen of waarom ze twee keer worden lastiggevallen met hetzelfde onderwerp. Wil je een aantrekkelijke werkgever worden en medewerkers blij maken dan moet je aan het werk.”

Waarom elke werkgever een cloudwerkplek nodig heeft

Een digitale cloudwerkplek Een cloudwerkplek heeft veel voordelen voor je medewerkers: snellere applicaties, makkelijker inloggen, betere communicatie, minder gedoe en – met de juiste toepassingen – minder administratie. Voor jou en je IT’ers betekent de cloudwerkplek dat je eindelijk de tools hebt voor innovatie en effectief werken met data. De digitale werkplek is namelijk de veilige plek waar je mensen – én je cliënten – hun informatievoorziening en werk slimmer kunnen inrichten en is bovendien veel veiliger. En het is een werkplek die meegroeit door continue updates en upgrades, waardoor je verlost bent van de zorgen rond versiebeheer, migratie en vervanging.

Een cloudwerkplek is snel en eenvoudig te configureren voor elk gebruikerstype in de zorg. Daarna is hij eventueel ook nog aan te passen. Integratie met Teams zorgt dat de werkplek meteen past in je werkprocessen en mobiel perfect toegankelijk is. Een verademing voor je medewerkers, vergeleken met het onoverzichtelijke landschap van apps, spreadsheet en moeilijk leesbare – en mobiel slecht toegankelijke - formulieren waar ze nu vaak nog mee moeten werken.

Het komt in feite hierop neer: jouw hele digitale transformatie ligt stil tot je de cloudwerkplek op orde hebt. Zonder cloudwerkplek duurt het bouwen, uitrollen en integreren van nieuwe apps te lang en kun je dus je processen niet effectief automatiseren. Je kunt ook je data niet flexibel genoeg gebruiken in het zorgproces, terwijl dat juist is waar ze de meeste impact hebben. Ook wordt het moeilijker om innovaties op gebied van datagedreven werken en ketenzorg door te voeren, omdat daar extra beveiliging voor nodig is. Een cloudwerkplek biedt die security standaard al. Zonder cloudwerkplek loop je steeds verder achter in cliëntveiligheid en efficiëntie, maar ook in werkplezier. Je wilt processen vereenvoudigen en zorgen dat medewerkers meer tijd over houden voor zorg. Je wilt nadenken over nieuwe manieren van zorg leveren, zoals consulten op afstand en andere vormen van remote care. Maar dat lukt allemaal niet met je huidige digitale tools.

Toepassingen van de cloudwerkplek

We hebben bij Rapid Circle veel ervaring met het implementeren van de cloudwerkplek, inmiddels ook in de zorg. Vitale zorgsystemen – vooral het ECD – integreren niet altijd makkelijk met moderne infrastructuur. Zorgmedewerkers zijn ook anders dan andere kenniswerkers, omdat ze liefst niet achter een bureau zitten. Voor het implementeren van een cloudwerkplek in de zorg is dan specifieke kennis en ervaring nodig. Maar als de uitrol eenmaal succesvol is, zijn er ontzettend veel mogelijkheden. Die configuratie van de Microsoft moderne werkplek heeft Rapid Circle speciaal voor de zorg ontwikkeld tot een standaardoplossing die daarnaast aan te passen is aan specifieke situaties.

Besparen op administratie

Als de cloudwerkplek is uitgerold, gaan de meeste zorginstellingen meteen aan het werk met het vereenvoudigen van administratief werk. Er zijn nog steeds thuiszorgers op pad met een ordner met papieren formulieren. Daarmee moeten ze aan het eind van de dag langs kantoor om alles over te typen in het ECD. Verander dat, en je investering heeft zich al voor een heel groot deel terugbetaald.

Samenwerken op afstand

Een volgende toepassing is vaak om het volgen van protocollen te digitaliseren. Heel veel handelingen in de zorg, zoals het controleren van medicatie, vragen ‘een tweede paar ogen’. Regel je dit op de digitale werkplek, bijvoorbeeld via een videoverbinding, dan hoeven de betrokken medewerkers niet meer in dezelfde kamer te zijn. Daardoor zijn er meer collega’s beschikbaar, hoeven mensen zich minder te verplaatsen en houden ze tijd over. Dat maakt je flexibeler en efficiënter, zeker in de nacht als er weinig collega’s beschikbaar zijn.

Elkaar beter kunnen vinden

Er zijn ook veel niet-protecollaire situaties waarbij je als zorgverlener alleen bent en snel iemand nodig hebt. De digitale werkplek kan dan bepalen wie er dienst heeft en wie er in de buurt is, zodat je niet naar telefoonnummers hoeft te zoeken en niet hoeft rond te bellen. Of, zoals Hanneke het zegt:

“Je wilt elkaar kunnen vinden.”

Beter contact met de cliënt

“Dat geldt ook voor cliënten,” zegt ze erbij. “Door personeelstekort heeft een medewerker nauwelijks meer tijd voor koffie en een praatje. Dat kun je gedeeltelijk oplossen door cliënten ook toegang te geven tot een soort digitale werkplek. Een simpele tablet-omgeving bijvoorbeeld, waar ze met een druk op 1 knop contact kunnen zoeken met een medewerker die speciaal daarvoor stand-by is.”

 Dat is meer dan alleen maar gezellig. Het kan ook een belangrijke functie hebben bij preventie en bij het vroeg signaleren van problemen.

Dataveiligheid en privacy garanderen

Roosters en diensten ruilen gebeurt nu, bij gebrek aan beter, meestal via WhatsApp. Maar consumenten-apps worden ook gebruikt voor ondersteuning van zorgtaken. Logisch, want als je op locatie met een cliënt bezig bent zoek je de meest efficiënte manier om met elkaar in contact te komen. Chat-apps zijn daar ideaal voor, maar totaal niet AVG-proof en dus een zeer groot risico voor datalekken en securityproblemen. Bovendien vervaagt deze manier van werken de scheidslijn tussen werk en privé: je voelt je ook in je vrije tijd verplicht om op werk-appjes te reageren. Microsoft Teams, de basis van de mobiele cloudwerkplek, kun je gewoon uitzetten en is dus veilig én goed voor je werk-privébalans.

“Teams wordt uiteindelijk de centrale plek,” vertelt Jurrit Wilhelmus, productivity-specialist bij Microsoft. “Samenwerken, chatten, data inzien, bellen en reageren op oproepen komen daar samen. Je kunt data gebruiken om meer context mee te geven aan taken en oproepen en je maakt overleg én zorg op afstand mogelijk. Het personeelstekort in de zorg speelt al heel lang. Het besef leeft steeds meer dat alleen maar ‘meer mensen erbij’ de oplossing niet is. Je hebt technologie nodig om beter, efficiënter en plaatsonafhankelijk te werken. “

En dat is nog maar het begin….

Een moderne cloudwerkplek is de basis voor innovaties die veel verder gaan. Een belangrijk voorbeeld is het inrichten van een dataplatform voor betere ketensamenwerking. Dat kan alleen als je eerst je werkplek moderniseert. Investeringen in werkplek, infrastructuur en digitale vaardigheden die je nu doet betalen zich dus nu én later terug, omdat je sneller kunt innoveren en beter samenwerkt.

De cloudwerkplek en je infrastructuur

De cloudwerkplek heeft grote impact op je infrastructuur en datacenter. Maar je kunt gelukkig zelf het tempo bepalen. In het ideale geval gebruik je de stap naar een digitale werkplek als startpunt van je cloudtransitie, maar je hoeft niet alles tegelijk te doen. Je kunt bijvoorbeeld je mailserver, mobiele telefoons en laptops vanuit de cloud (laten) beheren, terwijl je datacenter voorlopig nog on-premises blijft. Sommige zorginstellingen maken de keuze om eerst het facilitair personeel een nieuwe werkplek te geven. Zo kan 20% van de mensen vaak al over naar de cloudwerkplek en kun je als organisatie een gevoel krijgen voor de mogelijkheden.

We hebben inmiddels ook veel ervaring met het combineren van de Microsoft-cloud en Citrix VDI-omgevingen. We moderniseren en optimaliseren die om goed met Teams, Viva en andere samenwerkingstools te kunnen werken. Zo neemt de beheerdruk op je IT-afdeling af, maak je je omgeving veiliger en kun je in de toekomst innovaties sneller bij je gebruikers brengen.

Zo word je niet alleen voor zorgprofessionals, maar ook voor IT’ers aantrekkelijker als werkgever.

Naast deze serie artikelen organiseren wij samen met Microsoft het evenement “De invloed van technologie op de toekomst van de zorg.”

Experts en ervaringsdeskundigen vertellen je tijdens dit evenement:

• Hoe je de eerste stap zet naar een cloudplatform als basis voor zorginnovatie en regionale samenwerking
• Hoe cloudtechnologie en data de toekomst van de gezondheidszorg vorm zullen geven, bijvoorbeeld door de overstap van curatief naar preventief te faciliteren
• Hoe data-uitwisseling de ketenzorg radicaal verbetert
• Hoe een digitale werkplek zorgaanbieders verlost van tijdrovend handmatig werk en hun werk prettiger en efficiënter maakt
• Hoe een moderne werkplek bijdraagt aan het behouden en aantrekken van zorgprofessionals
• Hoe je je losmaakt van de beperkingen van je EPD en je zorgproces inricht zoals het voor jou werkt
• De visie van andere zorgorganisaties op de toekomst van de zorg

Schrijf je nu in en mis het niet

Vul onderstaand formulier in en je bent aanwezig op het evenement ‘De invloed van technologie op de toekomst van de zorg’ op 18 april.

Andere artikelen in deze serie: 

Bereid je zorginstelling voor op de toekomst, al weet je niet precies hoe die eruitziet

Als zorginstelling wil je je cliënten een lang en gelukkig leven bieden. Om dat, nu en in de toekomst, voor elkaar te krijgen heb je grote uitdagingen te overwinnen. Want je hebt te weinig mensen en het aantal mensen dat in de zorg wil werken neemt eerder af- dan toe. Cliënten hebben daarnaast meer zorg nodig, worden ouder en blijven vaker en langer thuis wonen. Maar goed, dat weet je natuurlijk allemaal. De vraag is: wat gaan we eraan doen?

Betere ketenzorg in de cloud

Beter samenwerken met ketenpartners staat overal hoog op de prioriteitenlijst. En samenwerken is meer dan ‘elkaars nummer hebben en bellen in noodgevallen’. De meeste instellingen en zorgregio’s beseffen dat heel goed. En overal in Nederland denken zorgprofessionals, bestuurders en IT’ers na over hoe zaken beter zouden kunnen werken. Steeds meer zorginstellingen komen daarbij tot de conclusie dat het geen zin heeft om dat alleen te doen en beseffen dat ze data moeten delen met ketenpartners. Want jouw zorginstelling is vaak maar één stap in de keten. Op een platform van bevrijde data bouw je zo aan een zorg die minder werk is, maar beter werkt.

Automatiseer en ondersteun processen, ook buiten het ECD

Je kunt niet ieder zorgproces ondersteunen in je ECD. Zorginstellingen die dat jaren wel geprobeerd hebben, zitten nu met een moeilijk te onderhouden systeem dat niet samenwerkt met andere systemen en ketenpartners. Low code-oplossingen als Microsoft Power Platform kunnen daarbij een uitkomst zijn. Er zijn bovendien veel processen in de zorg die nu nog helemaal niet digitaal ondersteund worden, zoals het preventief monitoren van cliënten of het inroepen van hulp van een collega. Ook in deze ‘ongestructureerde processen’ is met slimme automatisering nog een wereld te winnen.

Verbeter de communicatie tussen je professionals

Situaties ontwikkelen zich snel in de zorg. Als de telefoon gaat, of een cliënt gebruikt een alarmknop, is niet altijd meteen duidelijk wat er aan de hand is. Een cloudplatform kan telefonie combineren met andere vormen van communicatie en verrijkt de conversatie op een veilige manier met data die bij de context past. Zo weet iedereen wat er aan de hand is en wat de volgende actie moet zijn.

Data als drijvende kracht voor zorginnovatie: ZorgSaam bouwt een platform voor de toekomst

Hoe draagt een dataplatform bij aan betere zorg, verbeterde patiëntervaringen en efficiënter zorgwerk? En hoe zorgt het dat je als zorginstelling klaar bent voor de toekomst, al weet je niet 100% hoe die eruit gaat zien? ZorgSaam weet het, want zij bouwden een krachtig dataplatform dat het fundament vormt voor baanbrekende zorginnovaties. Met een dataplatform op Microsoft Azure kan ZorgSaam, zonder technische barrières, werken aan datagedreven besluitvorming, gebruikersvriendelijke toegang tot informatie en andere datatoepassingen voor toekomstbestendige zorg.