Samenvatting

ZorgSaam, een zorgorganisatie in de regio Zeeland in Nederland, gebruikt data als drijvende kracht voor zorginnovatie voor hun cliënten. ZorgSaam wordt geconfronteerd met unieke uitdagingen zoals een vergrijzende bevolking, een krimpend personeelsbestand en verspreide locaties. Met een dataplatform op Microsoft Azure kan ZorgSaam, zonder technische barrières, werken aan datagedreven besluitvorming, gebruikersvriendelijke toegang tot informatie en andere datatoepassingen voor toekomstbestendige zorg.

Het dataplatform stelt ZorgSaam in staat om datagedreven beslissingen te nemen, gemakkelijk toegang te krijgen tot informatie en datatoepassingen te ontwikkelen voor toekomstgerichte zorg, zonder technische obstakels. ZorgSaam transformeert ook de manier waarop het zorg levert, door meer gemeenschapszorg en ouderenzorg aan te bieden, samen te werken met verschillende soorten zorg en patiënten thuis te ondersteunen met digitale technologie. Een rups die in een vlinder verandert, ZorgSaam is klaar om te transformeren en de onbekende toekomst van de gezondheidszorg tegemoet te treden.

Uitdaging

De ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen biedt hoogwaardige zorg aan de lokale gemeenschap in een regio met unieke uitdagingen op dat gebied. Om zorg bereikbaar te houden voor iedereen, zijn veel locaties nodig. Maar het gebied is dunbevolkt, waardoor de locaties niet genoeg patiënten en cliënten hebben. Om die reden biedt ZorgSaam niet alleen ziekenhuiszorg, maar ook wijkzorg en ouderenzorg. Samenwerken en slim combineren zit dus verankerd in de mentaliteit van de organisatie.

Zeeland heeft daarnaast, vergeleken met de rest van het land, veel last van de vergrijzing. Zowel de bevolking als het zorgpersoneel zijn in deze regio relatief oud. Er is dus veel zorg nodig, terwijl het personeelsbestand eerder krimpt dan groeit.

“Mensen op leeftijd doen fysiek zwaar werk. Sommige locaties hebben daardoor een ziektepercentage van meer dan 10%, terwijl ze al onderbezet waren. Het heeft dus geen zin om het een beetje beter te doen. Als je een rups bent, moet je in een vlinder veranderen. Echt transformeren, geen snellere rups worden.”

– Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam.

 De zorg zelf moest dus veranderen. ZorgSaam was al ver in het organiseren van de samenwerking tussen verschillende soorten zorg, maar dit moest nog intensiever en innovatiever. Datagedreven gaan werken, patiënten meer zorg thuis geven en dit alles ondersteunen door digitale technologie. Daarvoor had ZorgSaam een platform nodig voor innovatie en data-uitwisseling.

“Als de minister praat over gegevensuitwisseling, dan gaan mijn haren recht overeind staan. Stel gewoon vanuit je platform de data beschikbaar die op dat moment nodig is. En dat is de filosofie die wij bij ZorgSaam hanteren: elke medewerker, elke specialist, maar ook elke patiënt moet de data hebben die nodig zijn om de juiste beslissingen te nemen en het juiste gedrag te laten zien.”

– Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

Data zijn bovendien maar een deel van het verhaal, het andere deel gaat over de mensen:

"Je moet niet alleen data-centric zijn, maar ook user-centric. Want wat wil je als zorginstelling? Gezonde mensen. Dat gaat niet lukken als je alleen maar op data gericht bent. Hoe breng je die data bij de mensen? Hoe kunnen ze die gebruiken om zelf te leren, zelf hun gezondheid beter in de gaten te houden?"

– Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

Oplossing

“Daar heb je gebruiksvriendelijke toegang tot data voor nodig. Maar dat kan natuurlijk alleen als je goede data hebt.”

– Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

 Data kunnen helpen om de ervaring van een patiënt drastisch te verbeteren, bijvoorbeeld door de arts te ondersteunen bij gesprekken.

 “Als iemand zenuwachtig binnenkomt bij de specialist, dan moet je op een andere manier met zo iemand omgaan dan als je iemand vertelt dat hij naar huis mag of gezond is. In de zorg zijn we daar niet goed in. We kijken naar symptomen, stellen een diagnose en schrijven een behandeling voor. Met data heb je juist de mogelijkheid om een totaalbeeld te krijgen, waarbij het systeem naar gemiddelden kijkt en zegt: deze diagnoses zou je kunnen stellen op basis van de gegevens. De arts of de verpleegkundige kan dan vragen: is dit van toepassing op deze persoon? Of is er iets anders aan de hand?”

– Peter van den Berg, CIO van ZorgSaam

Het is een heldere, maar voor de zorg ook vooruitstrevende visie op data. Het lijkt er zelfs op dat Zeeland de rest van het land er, door de omstandigheden gedwongen, uit-innoveert. “Wij doen ons best” lacht Van den Berg.

Om de visie van ZorgSaam tot realiteit te maken, moesten de data wel eerst uit de bronsystemen bevrijd worden. Daarvoor ontwikkelde het ziekenhuis een datastrategie. En het was juist die strategie die dataspecialist Michel Provoost, sinds 2022 leider van het Data Ops-team van ZorgSaam, aantrok. Provoost kwam bij het team op het moment dat ZorgSaam, Rapid Circle en E-mergo klaar waren om die datastrategie operationeel te maken.

Rapid Circle was al partner van ZorgSaam en werkte met het ziekenhuis samen aan de implementatie van Teams en moderne werkplekken. E-mergo haakte aan omdat er voor dit project specifieke data-expertise en tooling nodig waren. Hun ervaring met TimeXtender speelde een hoofdrol in het projectplan. Deze tool zorgde dat dit geen langdurig, risicovol IT-project werd. ZorgSaam wilde snel vooruit en stapsgewijs innoveren en binnen de organisatie was geen draagvlak voor lange, complexe trajecten.

"Met TimeXtender konden we, in een low-code omgeving, heel snel databronnen aansluiten en daarmee de data meteen bruikbaar maken. We mikten daarbij puur op operationele toepassingen. Manieren om data direct nuttig te maken in het zorgproces. Dus niet op strategische informatievoorziening, BI of finance. Die zijn ook belangrijk, maar de echte uitdagingen zitten in de zorg zelf."

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

Resultaat

De eerste usecase was een nieuwe ‘Integrale Capaciteitsplanning’: een set dashboards voor de bezetting van bedden en operatiekamers. Deze dashboards vervingen een ouder systeem met dezelfde functie.

“Eigenlijk hebben we dus als eerste iets gebouwd wat er al was, “ vertelt Provoost. “Alleen nu kunnen we de data-pipeline veel beter beheren, van de bron tot de zichtbaarheid in dashboards. En, het belangrijkste: we kunnen nu heel snel nieuwe usecases toevoegen. Wat we nu doen voor bedden en operatiekamers, kunnen we ook doen voor poli’s. Dat is technisch geen enkel probleem meer.”

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

Dankzij deze dashboards heeft ZorgSaam inzicht in bedbezetting, verwachte opnames en patiënten die met ontslag gaan. En daardoor ook in mogelijke capaciteitsproblemen op een afdeling. Verder ondersteunen de dashboards het prestatiemanagement: door inzicht te geven in welke processen goed verlopen en waar verdere optimalisatie-mogelijkheden liggen verlichten ze de werkdruk voor de zorgverleners.

De zorg en de patiënt zijn er ook op vooruit gegaan. Een tweede usecase was voor een chirurg die voornamelijk borstkankerpatiënten behandelt.

“Haar patiënten vullen regelmatig vragenlijsten in,” vertelt Provoost. “Maar in HiX, ons EPD, is het lastig om 2 vragenlijsten naast elkaar te bekijken. We halen met TimeXtender die data uit HiX en visualiseren hem met PowerBI. Die visualisaties sturen we terug naar HiX. Zo heeft de chirurg in het patiëntendossier een visuele weergave van de antwoorden op verschillende momenten. Eén van de vragen is ‘Heeft u veel pijn?’ Als je de score op zo’n vraag omlaag ziet gaan, dan weet je dat het met die indicator goed gaat. Zo kan een arts gesprekken efficiënter voeren. Geen rapport, geen Excel, geen handwerk.”

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

Artsen praten met elkaar over deze toepassingen. Zo leert de organisatie ook steeds meer datagedreven werken. Het resultaat: andere artsen informeren bij Provoost of dit met hun vragenlijsten ook kan. En het kan. Dankzij het dataplatform. Met alle data beschikbaar en bruikbaar op een beveiligd platform, heeft ZorgSaam een voorsprong bij toekomstige ontwikkelingen. Zoals de komst van Wegiz, de Wet Gegevensuitwisseling in de Zorg. Het platform maakt ze ook minder afhankelijk van hun leveranciers voor data-functionaliteit.

“De insteek is dat we het zelf moeten kunnen. Want HiX, Nedap en AFAS hebben hun eigen roadmap. Die komt niet per se overeen met wat wij willen.”

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

Algemeen gezien zijn dit de belangrijkste resultaten voor ZorgSaam als organisatie:

• Werken met data is intuïtief geworden. Hierdoor kunnen mensen zonder veel technische kennis snel een mooie applicatie maken. De eerste successen inspireren anderen om ook met ideeën te komen. Zo verspreidt datagedreven werken zich als een lopend vuurtje door de organisatie.
• Use cases gaan veel sneller live en daardoor snel waarde kunnen leveren in het operationele proces. Dit komt vooral omdat data uit verschillende bronnen nu op één plek staan en daardoor snel gecombineerd kunnen worden.
• Het dataplatform zorgt voor monitoring van de data en volledige data lineage. Constateert het team dat er iets mis is met de data? Dan is meteen te zien waar de afwijking vandaan komt.
• Kostenbesparingen, omdat de aanschaf van puntoplossingen en koppelingen die één specifieke dataapplicatie faciliteren niet meer nodig is.
• Veilig en gecontroleerd het delen van gegevens met externe organisaties is veel gemakkelijker geworden.
• Het ‘Excel-landschap’ verdwijnt. Er is nu één enkele bron van waarheid.

“Je kunt voor iedere usecase kiezen welke data je gebruikt, maar uiteindelijk praat iedereen over dezelfde data. Dat maakt een eind aan heel veel discussies.”

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

Wat is het volgende

Het ontsluiten van data uit de kernsystemen van een zorginstelling is geen eenvoudige klus. Vooral omdat security, privacy en compliance de hoogste prioriteit hebben. Maar ZorgSaam is daar nu heel ver mee en kan snel acteren op vragen uit de organisatie. De volgende stap zijn nieuwe kwaliteitsdashboards.

“Dit deden we eerst zelf,” vertelt Provoost. “We exporteerden data uit HiX met een rapportgenerator die naar Excel en combineerden die met data uit andere bronsystemen, zoals Zenya. Zo kwamen rapporten eens per maand beschikbaar. Dat gaan we nu onderbrengen in TimeXtender, zodat we data op elk gewenst moment kunnen verversen en de dashboards een meer real-time karakter kunnen geven.”

– Michel Provoost, leider van het Data Ops-team van ZorgSaam

 Andere toekomstige mogelijkheden die voor ZorgSaam op de agenda staan, zijn het voorspellen van bedbezetting met AI uit Azure, het inzetten van RPA om de administratieve lasten te verlagen en het verbeteren van regionale samenwerking door het dataplatform aan te sluiten op dataplatforms van andere zorginstellingen.

 Maar ook op het gebied van regionale samenwerking, wearables, het gebruik van sensordata voor preventieve zorg en het verlenen van zorg in huis in plaats van in het ziekenhuis zijn de mogelijkheden nu eindeloos.

 In Zeeland is de toekomst van de zorg begonnen.

Andere artikelen in deze serie:

Bereid je zorginstelling voor op de toekomst, al weet je niet precies hoe die eruitziet

Als zorginstelling wil je je cliënten een lang en gelukkig leven bieden. Om dat, nu en in de toekomst, voor elkaar te krijgen heb je grote uitdagingen te overwinnen. Want je hebt te weinig mensen en het aantal mensen dat in de zorg wil werken neemt eerder af- dan toe. Cliënten hebben daarnaast meer zorg nodig, worden ouder en blijven vaker en langer thuis wonen. Maar goed, dat weet je natuurlijk allemaal. De vraag is: wat gaan we eraan doen?

Betere ketenzorg in de cloud

Beter samenwerken met ketenpartners staat overal hoog op de prioriteitenlijst. En samenwerken is meer dan ‘elkaars nummer hebben en bellen in noodgevallen’. De meeste instellingen en zorgregio’s beseffen dat heel goed. En overal in Nederland denken zorgprofessionals, bestuurders en IT’ers na over hoe zaken beter zouden kunnen werken. Steeds meer zorginstellingen komen daarbij tot de conclusie dat het geen zin heeft om dat alleen te doen en beseffen dat ze data moeten delen met ketenpartners. Want jouw zorginstelling is vaak maar één stap in de keten. Op een platform van bevrijde data bouw je zo aan een zorg die minder werk is, maar beter werkt.

Geef je mensen een moderne werkplek

Je wilt als zorginstelling het werk goed organiseren én een aantrekkelijke werkgever zijn. Een moderne digitale werkplek houdt veel frustratie en onnodig handwerk bij je mensen weg. Hij is ook een essentiële schakel in alle digitale werkprocessen en in het toegankelijk maken van data.

Verbeter de communicatie tussen je professionals

Situaties ontwikkelen zich snel in de zorg. Als de telefoon gaat, of een cliënt gebruikt een alarmknop, is niet altijd meteen duidelijk wat er aan de hand is. Een cloudplatform kan telefonie combineren met andere vormen van communicatie en verrijkt de conversatie op een veilige manier met data die bij de context past. Zo weet iedereen wat er aan de hand is en wat de volgende actie moet zijn.

Automatiseer en ondersteun processen, ook buiten het ECD

Je kunt niet ieder zorgproces ondersteunen in je ECD. Zorginstellingen die dat jaren wel geprobeerd hebben, zitten nu met een moeilijk te onderhouden systeem dat niet samenwerkt met andere systemen en ketenpartners. Low code-oplossingen als Microsoft Power Platform kunnen daarbij een uitkomst zijn. Er zijn bovendien veel processen in de zorg die nu nog helemaal niet digitaal ondersteund worden, zoals het preventief monitoren van cliënten of het inroepen van hulp van een collega. Ook in deze ‘ongestructureerde processen’ is met slimme automatisering nog een wereld te winnen.